Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Arkivverket: eArkiv

Arkivverket er i gang med et forprosjekt for å vurdere alternative konsepter og planlegge arbeidet med etablering av en eArkiv-løsning.

Forprosjektet skal legge grunnlag for beslutning om konseptvalg, gjennomføring av prosjektet og implementering av valgt løsning. Arkivverket planlegger at en beslutning om oppstart av gjennomføringsfasen vil kunne bli tatt i løpet av våren 2017. Det er de foreløpige planene for forprosjektet Arkivverket ønsker dialog om.

De områder som Arkivverket ønsket dialog med Digitaliseringsrådet om, var styring og organisering av forprosjektet, forankring og samarbeide med viktige aktører, finansiering, Arkivverkets nye rolle og kommunikasjon knyttet til eArkiv.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

I forprosjektet vil Arkivverket samarbeide med mange aktører. Digitaliseringsrådet anbefaler en enkel styringsmodell hvor Riksarkivaren er prosjekteier og leder av styringsgruppen. Digitaliseringsrådet mener videre at Arkivverket må skille mellom styringen av prosjektet og faglig involvering.  

Det er Arkivverket som har ansvar for gjennomføring av forprosjektet. Styringsgruppen skal sørge for ryddige rammebetingelser for prosjektet og godkjenne prosjektets leveranser. Det er viktig at arbeidet er forankret på ledernivå hos de mest sentrale interessentene. Gitt den store betydning eArkiv har for både den kommunale og statlige forvaltningen, bør Arkivverket vurdere å ha med representanter på ledernivå i henholdsvis KS og de mest sentrale pilotene i styringsgruppen for forprosjektet.

Digitaliseringsrådet støtter Arkivverket i deres planer om å bruke nødvendig tid i forprosjektet, slik at det blir lagt et solid grunnlag for den viktige beslutningen dere skal ta om oppstart av gjennomføringsfasen(e). Vi mener «å skynde seg langsomt» vil være en god strategi. Det vil også bidra til å sikre nok tid til den avgjørende involveringen av de ulike interessentene. Arkivverket bør derfor legge opp til en robust tidsplan og en milepælsplan med en viss buffer. Tidsbruk knyttet til forankring av løsningskonsept i Skate er et eksempel, et annet er tidsbruk for kontraktarbeid med leverandører.

Digitaliseringsrådet anbefaler at Arkivverket lager en interessentanalyse, hvor dere kartlegger interne og eksterne interessenter. I tillegg bør dere definere hvordan dere skal følge opp de ulike interessentene.

  • Involver brukerne av eArkiv i arbeidet
    Vi tror det vil være nyttig for Arkivverket å lage en oversikt over alle brukergrupper av eArkiv, hvilke behov disse brukerne har, og hvordan ulike konsepter kan innfri disse ulike behovene. Dere kan med fordel definere ulike brukergrupper og involvere disse i evalueringen av de ulike konseptene. Digitaliseringsrådet støtter Arkivverket i å lage brukerreiser (verdikjede) for å synliggjøre hvem blir påvirket. I tillegg vil det bidra til å illustrere hvor gevinstene vil være størst og hvor det er størst usikkerheter.
  • Bruk av piloter
    Den faglige involveringen skal bidra til at vurderingene av løsninger og konsekvenser av løsninger blir best mulig. Riksarkivet vil bruke piloter til å teste ut tekniske/funksjonelle løsninger og hele konsepter. Vi anbefaler at Arkivverket er meget tydelig på formålet med hver enkelt pilot. Videre bør dere tydeliggjøre hvordan de ulike pilotene støtter opp om de ulike konseptene. Referansegrupper vil være viktige for å få gjort solide vurderinger av de ulike konseptene. Ved bruk av referansegrupper bør dere sørge for at de ulike brukerne er representert, og at referansegruppene er kompetente til å vurdere både tekniske og organisatoriske forhold.
    Digitaliseringsrådet mener også det er viktig at dere i tillegg til de arkivfaglige, også involverer IT-siden i virksomhetene.

Arkivverket bør gjøre en helhetlig usikkerhetsvurdering av prosjektet, og beskrive hvordan dere skal håndtere usikkerhetene. Dette er ekstra viktig da dette trolig vil være et prosjekt med høy risiko. Tiltak for å redusere usikkerhet bør inngå som en sentral del av styringsunderlaget for prosjektet.

 Når forprosjektet nærmer seg slutten, konsept er valgt og det er besluttet at Arkivverket skal gå i gang med gjennomføringsfasen(e), bør dere etablere en organisering som er hensiktsmessig for denne.

I styringsdokumentasjonen henviser Arkivverket til en rekke sammenhenger/avhengigheter til andre prosjekter og andre offentlige tiltak. Det er imidlertid noe uklart om disse er risikoer eller muligheter. Dere bør derfor gjøre en vurdering av ulike sammenhenger, og vurdere hvordan dere kan følge opp disse. Vi vil gjerne trekke frem to sentrale sammenhenger:

  • Nødvendig lov- og forskriftsarbeid
    Digitaliseringsrådet anbefaler å se arbeidet med endringer i arkivloven, forskrifter og mulige løsninger for eArkiv i sammenheng, slik at mulighetene for å forenkle ikke glipper.
  • Samordning mot Skate og Difi
    Siden eArkiv kan bli en felleskomponent, er det viktig å forankre løsningskonseptet i Skate. Det er også viktig å sikre et godt samarbeid med Difi, særlig om meldingsutveksling, OEP og informasjonsforvaltning.

Digitaliseringsrådet anbefaler at Arkivverket ferdigstiller en enhetlig styringsdokumentasjon for forprosjektet, med entydige mål og lik begrepsbruk i omtalen av målene. Målene og begrepene må være gjennomgående i all kommunikasjon fra Arkivverket.

Arkivverket la frem en overordnet fremstilling av fire ulike konsepter i møtet. Konseptbeskrivelsen var svært opplysende, og vi anbefaler at Arkivverket videreutvikler og tydeliggjør konseptene. Det er en fordel hvis ulikhetene mellom konseptene kan komme tydelig frem, samt hvilken kostnad og hvilke gevinster de ulike konseptene representerer.

Arkivverket har begynt å pilotere ulike deler av aktuelle konsepter for å benytte dem i konseptevalueringen (Proof of consept). Digitaliseringsrådet tror denne tilnærmingen er en nyttig vei å gå.

I styringsdokumentasjonen vi har mottatt, er det vanskelig å se hvordan kostnadene er regnet ut og hvor tallene er hentet fra. I andre land som har etablert lignende løsninger som eArkiv, har løsningene vært svært kostbare. Arkivverket bør i større grad tydeliggjøre kostnadssiden av eArkiv. 

Slik styringsdokumentasjonen fremstår nå, er det betydelige gevinster som skal tas ut. Selv om det er slik at den største delen av gevinster av eArkiv-prosjektet vil komme i den enkelte virksomhet, mener Digitaliseringsrådet at det er viktig at Arkivverket tar en tydelig rolle i å beregne og dokumentere forventede gevinster, og på den måten bidra til gevinstrealisering.

Digitaliseringsrådet mener at dere vil kunne ha god nytte av å benytte dere av kompetansen som finnes hos leverandørene og bør vurdere samarbeid med Leverandørutviklingsprogrammet. Ved å invitere til åpen dialog med markedet kan Arkivverket få nye og interessante innspill til konseptene de vurderer. Det sikrer likebehandling, og kan bidra til økt sikkerhet for at det beste konseptet blir valgt. Vi bistår dere gjerne for å få til en god dialog mellom Arkivverket og Difi om dette, dersom det er ønskelig.

Arkivverket orienterte i møtet om flere tiltak dere har satt i gang for å forberede dere til å ta en ny rolle i forbindelse med eArkiv. Endringene er slik vi forstår det, knyttet til både organisering, kompetanseheving, rekruttering av ny kompetanse og kulturendring. Rollen som felleskomponenteier vil være en annen rolle enn den Arkivverket har i dag. Selv om rollen vil være ulik avhengig av hvilket konsept som blir valgt, mener Digitaliseringsrådet at det uansett vil være behov for at Arkivverket forbereder seg godt på den nye rollen i tiden som kommer. 

Det er viktig at dere vurderer grundig konsekvensene av de ulike konseptene for Arkivverket og legger en plan for nødvendig omstilling.

I møtet drøftet vi om Arkivverket er for «arkiv-fokusert» i sin kommunikasjon. Digitaliseringsrådet synes det er krevende å forstå det arkivfaglige og anbefaler dere å bruke gjennomgående et språk som andre enn de med arkivfaglig bakgrunn forstår.

Det er en fordel hvis Arkivverket kan forenkle fremstillingen av prosjektet, finne begreper som kommuniserer litt bredere og gjerne også finne et bedre navn enn eArkiv. Arkivverket bør i enda større grad kommunisere hva som er risikobildet om man ikke etablerer en eArkivløsning.

Videre bør dere profilere de store utfordringene som forvaltningen og Arkivverket står overfor når det gjelder avlevering og langtidslagring av digital arkivmateriale. I tillegg bør dere tydeliggjøre hva som skiller eArkiv fra andre arkivløsninger som ePhorte etc.