Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Arkivverket: Digitalarkivet for alle

Prosjektet skal tilrettelegge Digitalarkivet som en felles løsning for tilgang til digitale arkiver fra hele arkivfeltet.

Kulturdepartementet har bedt Arkivverket om å tilrettelegge Digitalarkivet som en felles løsning for tilgjengeliggjøring og lagring av historiske data.

Digitalarkivet skal bli en fellesløsning for mottak, lagring og tilgjengeliggjøring av historiske data fra hele arkivfeltet, for statlige, kommunale og private aktører. Løsningen vil gi en vesentlig forenkling og forbedring av verdikjeden fra mottak og lagring, til tilgjengeliggjøring. Digitalarkivet vil muliggjøre søk på tvers av digitalt tilgjengelige arkiv og historiske data, uavhengig av format. Det vil bli tilrettelagt for deling av historisk data for både videreforedling, eksterne løsninger og bruk i ulike økosystem.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Det er spennende at Arkivverket er ambisiøse i sin tilnærming og at dere tenker stort. Samtidig fremstår det som uklart hva som er en del av den ambisiøse tilnærmingen og hva som ikke er det. Dette gjelder særlig forholdet mellom historiske og levende arkiver. Vær tydelige på hva prosjektet omfatter samt avgrensningene mot levende arkiv.

Dere har tatt utgangspunkt i digitalarkivet som den felles inngangsportalen for tilgjengeliggjøring av alle (historiske) arkiver. Vi anbefaler at dere lager en god og tydelig beskrivelse av løsningskonseptet. Knytt det til konkrete behov og problemer dere vil løse. Ikke gå unødig dypt i detaljene eller i det tekniske ved løsningen. Dere kan f.eks. presisere hvor arkivmaterialet skal lagres. Kan dere vise hvordan digitalarkivet skal fungere sammen med andre liknende løsninger, for eksempel eInnsyn, Helsenorge og kommunenes MinSide? Kan digitalarkivet f.eks. gjøres søkbart fra kommunenes MinSide-løsninger?
En god overordnet beskrivelse av løsningskonseptet vil gjøre det lettere å kommunisere og dermed sikre forståelse og forankring av prosjektet. Dette gjelder både innad i Arkivverket og utad med andre aktører.

Arkivverket er opptatt av samarbeid og samskaping. Vi støtter den tilnærmingen og mener det er helt nødvendig for å lykkes. Vi anbefaler at dere lager en interessentanalyse hvor dere beskriver hvordan dere vil involvere de viktigste interessentene. Finn interessenter som har et tydelig behov og engasjement og som vil bidra i prosjektet.

Klargjør hvilke interessenter som er avgjørende for å lykkes med prosjektet. Innled dialog med disse. De viktigste og mest engasjerte aktørene bør inkluderes i en felles styringsgruppe og for øvrig delta i prosjektet. Forpliktende samarbeid og gode allianser er et viktig suksesskriterium for prosjektet. Ved å involvere samarbeidspartnere får de et sterkere eierskap til gevinstene.

Dere ser på digitalarkivet som en nasjonal fellesløsning. Det er mange initiativer i gang som jobber med lignende løsninger som dere, men ofte avgrenset til sektor, fagområde, virksomhet eller lignende. Skaff dere oversikt over hvor det allerede pågår satsninger, for eksempel innen helsesektoren. Vurder om det er hensiktsmessig med tettere samarbeid eller samordning med noen av initiativene.

Det er viktig å koble verdien av tilgang til arkivert materiale til konkrete tjenester. Dere har laget noen brukerreiser for publikum som trenger tilgang til arkivert materiale, og det er bra. Hvordan vil brukerreisen se ut for de som trenger tilgang til både historisk og levende arkivmateriale? Vi anbefaler at dere også inkluderer de som skal avlevere materiale, dvs. andre arkivinstitusjoner (gevinsteiere). Beskriv deres behov og lag brukerreiser for dem. Dette vil gjøre det enklere å kommunisere klart hvilken verdi dere skal levere.

Vi forstår at Arkivverket gjennomfører piloter hos noen virksomheter. Det er positivt, og vi foreslår at dere ser på hvordan virksomhetenes interesse kan utnyttes enda bedre. Hvem er det som virkelig ivrer for en ny løsning og som har lyst og kapasitet til å engasjere seg? Hvor er det lett å få raske gevinster som ytterligere kan forsterke nytteverdien?
Fremdriftsplan og tempo er avhengig av finansiering av arbeidet. Digitalarkivet er imidlertid ikke ett stort, homogent system, og det er ingen grunn til å ha alt på plass før man planlegger gjennomføringen. Vi anbefaler at dere setter opp en overordnet plan for hele prosjektet samtidig som dere definerer de neste skrittene på kort sikt, avhengig av tilgjengelig finansiering.