Arkivverket: Digital langtidsbevaring

Arkivverket ønsker raskt å lage en felles nasjonal tjeneste for digital langtidsbevaring. Tjenesten skal være fremtidsrettet og kunne håndtere store og komplekse datasystemer.

Langtidsbevaring av informasjon er en av Arkivverkets kjerneoppgaver. Arkivering må skje slik at informasjonsinnholdet forblir intakt, uforandret og pålitelig. Arkiv i dag er i hovedsak ikke dokumenter, men komplekse datasystemer så store at dagens løsning har problemer med å lagre dem. Uten en oppdatert løsning vil manuelt arbeid ved mottak, lagring og vedlikehold bli stadig mer ressurskrevende.  

Det er nødvendig å raskt bygge en fremtidsrettet tjeneste for langtidsbevaring som et pålitelig tilbud for å dekke alle arkivbehov. Den planlagte tjenesten innebærer en fornyelse av Arkivverkets løsning for langtidsbevaring av digitale arkiver i en felles nasjonal tjeneste. 

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

I alle typer prosjekter er det viktig å få frem hva som er målet med prosjektet og risikoene hvis det ikke blir gjennomført. Beskriv hva som er konsekvensene av å ikke gjøre noe, og hvorfor det haster å gjennomføre prosjektet nå. Beskriv hva som kan gå galt og hvor fort det kan gå galt. Hva er konsekvensene av at vi mister vår historie? Hva er de økonomiske konsekvensene, se anbefaling 4. Bruk konkrete eksempler på risikoer når dere skal beskrive hvorfor det haster. Knytt risikoene dere ser tydelig til de finansielle ressursene dere trenger for å forhindre disse.

Dette prosjektet dreier seg om hvordan Arkivverket kan løse en viktig del av sine kjerneoppgaver. Det er et paradoks at det er et stort engasjement i samfunnet omkring dokumentasjon av norsk historie og personers liv i fortiden, samtidig som det er vanskelig å få tilsvarende engasjement for å sikre dokumentasjon om dagens hendelser for fremtiden.
Dere bør kunne fortelle den gode historien om hva investeringene skal bidra til, hva denne typen fellesløsning er, hvem som kan bruke den og hvor viktig den er, også for aktører utenfor Arkivverket. Vi anbefaler dere derfor å lage ulike scenarier basert på personas, som viser hva et nytt system vil bidra til og hva som kan skje hvis vi ikke lykkes med digital langtidsbevaring. Knytt gjerne fortellingen til funksjonalitet og bruk gode eksempler. Når dere knytter historien til Arkivverkets samfunnsoppdrag gjennom god historiefortelling og personas, tror vi dette vil bidra til økt forståelse hos de interessentene dere skal presentere prosjektet for.  

Dere vil kunne kommunisere bedre om prosjektet hvis dere setter det inn i det store bildet om digitalisering av samfunnet. Det at private og offentlige aktører produserer betydelig mer dokumentasjon og at de gjør det på mange ulike format og plattformer, stiller Arkivverket overfor store utfordringer. Hvis dere kan forklare behovet for digital langtidsbevaring i en slik kontekst, kan dette øke forståelsen hos sentrale beslutningstagere. 

Dere skal lage en løsning for digital langtidsbevaring, som mange offentlige og private aktører kan benytte. Dere vurderer at det vil være betydelige gevinster knyttet til at disse aktørene benytter samme løsning for langtidsbevaring, fremfor at hver aktør lager sin egen løsning. Vi anbefaler at dere også synliggjør hvilke kostnader andre vil unngå ved at dere lager en fellesløsning. Hvis hver aktør skal lage sin egen løsning, hva koster det da, sammenlignet med en fellesløsning? Kvalitative gevinster hører også med i en slik analyse.
Hvordan skal dere måle gevinster fra prosjektets leveranser? Når vil gevinstene bli realisert? Hvem skal ha ansvar for de ulike tiltakene som bidrar til gevinstene?  

Det er mange aktører som vil ha nytte av dette prosjektet. Vær tydelige på hvilke aktører dere kan samarbeide med, og bygg allianser med disse. Vi tror det vil være en stor fordel å få KS og kommunesektoren aktivt inn i prosjektet, slik at de får eierskap til målene og dermed bidrar inn i prosjektet. Vi anbefaler også at dere inviterer noen store aktører som for eksempel Skattedirektoratet og NAV inn i et samarbeid, slik at disse også kan fortelle den gode historien om hvorfor digital langtidsbevaring letter deres arbeid med avlevering. 

Dere ønsker å få gjennomslag for budsjettinvesteringer for å utføre deler av deres kjerneoppgaver. Parallelt har dere et pågående innovasjonsarbeid for å få til mer effektiv og bedre arkivering. Det arkivfaglige språket dere benytter, kan bidra til å skygge for det dere ønsker å oppnå. Mange av deres interessenter, både eksisterende og nye, forstår ikke arkivspråket. Vi anbefaler derfor at dere jobber med å finne nye og egnede begreper, som forklarer det dere ønsker å få til med et enkelt og klart språk. Kan dere få bistand fra Difis klarspråkmiljø eller Språkrådet til å se gjennom noe av det dere lager, og komme med forslag til språklige forenklinger og forbedringer? Er det andre land som kan inspirere dere?