Arbeidstilsynet: Forenkling av byggesaksbehandling

Prosjektet skal sikre at Arbeidstilsynet som sektormyndighet utvikler og tilpasser sin søknadsprosess til DiBKs Fellestjenester BYGG for en mer samordnet og effektiv byggesaksprosess.

Arbeidstilsynet vil lage en løsning slik at søkere ikke lenger skal behøve å levere to søknader, men at søknaden til Arbeidstilsynet er samordnet med søkeprosessen til kommunen. De ønsker å legge til rette for automatisk regelsjekk, veiledning lett tilgjengelig i søknadsøyeblikket, og muligheten for automatisert samtykkebehandling.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Dere skal utvikle brukerdialog og veiledning, og integrere disse med Fellestjenester BYGG. Dere planlegger å involvere brukere i testing. Vi mener dere vil ha stor nytte av å involvere brukere helt fra starten og gjennom hele utviklingsprosessen. Dette øker muligheten for å utvikle en løsning som bedre svarer til de behovene søkere og tiltakshavere har. Tidlig involvering vil også hjelpe dere til å tenke nytt om hvordan løsningen skal utformes. Vår anbefaling om tidlig involvering gjelder både registreringsfunksjonaliteten og veiledningen.

Funksjonaliteten og veiledningen som dere setter i produksjon vil være ny for mange brukere. Særlig i begynnelsen, men også senere, vil det komme innspill til forbedringer. Dere vil også kunne følge med på hva brukerne synes er krevende og hvor det gjøres feil. Innsikten dere får, kan dere bruke til å forbedre systemet og veiledningen. Planlegg allerede nå for forvaltning og videreutvikling. Ta utgangspunkt i at forvaltning og videreutvikling handler om å forbedre den tjenesten dere leverer løpende, ikke bare å opprettholde status quo. Involver viktige brukergrupper i videreutviklingen av tjenesten.

Dere forholder dere til profesjonelle brukere som er vant til å kommunisere elektronisk. Vi anbefaler derfor at dere kvitter dere med papirbaserte løsninger så snart som mulig. Unngå at dere må arbeide i og vedlikeholde to parallelle prosesser. Hvis dere fortsetter med en papirløsning, vil dette kunne begrense utviklingen av den digitale løsningen, og dere får ikke tatt ut gevinstpotensialet. Det vil ikke svare til de ambisjonene som Arbeidstilsynet har satt for sin digitale utvikling.
Det vil bli viktig at dere gjør en god utprøving av den nye løsningen, for eksempel gjennom pilotering. Sett deretter en frist og kvitt dere med papir. 

Dere ønsker å være blant de beste offentlige aktørene på digitale løsninger. Hva vil det si? Ikke bare innen digitalisering, men også i forhold til Arbeidstilsynets bidrag til å skape et bedre arbeidsliv? Er ambisjonene dere har for dette konkrete utviklingsarbeidet store nok når dere ønsker å endre måten etaten jobber på? På sikt vil også Arbeidstilsynet ha god nytte av å bruke løsninger som baserer seg på algoritmer og maskinlæring. Selv om dere ennå er et stykke unna dette, er det viktig å tenke på det allerede nå, slik at dere legger til rette for slike muligheter i fremtiden. Det er også viktig å sette konkrete mål for ambisjonene og å legge en strategi for hvordan og når dere skal oppnå dem. Se forslaget om styrket kompetanse under anbefaling 7. Legg et løp for kulturendringene som må til for å lykkes med fornyelsen.  

Arbeidstilsynet skal igjennom mange og store endringer. Se forenkling av Arbeidstilsynets byggesaksbehandling som en del av organisasjonsprosessene som Arbeidstilsynet skal gjennom i de nærmeste årene. Dette prosjektet vil påvirke arbeidshverdagen til mange ansatte og utfordre eksisterende arbeidsprosesser og kultur. Direktøren må tegne det store bildet og fortelle den gode historien. De ansatte og mellomlederne må bli tilstrekkelig involvert. De må forstå hvorfor dere må igjennom disse endringene. Dere må vise tydelig hva endringene vil si for arbeidshverdagen og hvordan endringene kan gjøre det mulig å løse samfunnsoppdraget enda bedre. Direktøren må fortelle denne gode historien igjen og igjen.

Undersøk hvordan dere ved hjelp av endringer av lover, forskrifter og eget regelverk kan forenkle søknadsløsningen og legge opp til større grad av selverklæringsregime. Basert på en risikovurdering bør dere ta standpunkt til hva det er viktig at Arbeidstilsynet involverer seg i, og hva som egner seg til selverklæring. Hva trenger dere endringer på? Ta initiativet til regelverksendringer. Ikke bare direkte knyttet til det som omhandler digitalisering, men også til hva dere ønsker av endringer i ordningen. Ikke undervurder behovet for å kommunisere forenklingene til søkerne.

Vi forstår det slik at Arbeidstilsynet i stor grad vil utvikle den nye løsningen basert på innleid kompetanse. Hvis dere ønsker å drive med kontinuerlig produktutvikling, vil dere trenge intern kompetanse. Vi anbefaler at dere allerede nå rigger organisasjonen for å møte dette. Andre virksomheter i lignende situasjoner ønsker kompetanse innen systemutvikling, kunstig intelligens og design. Har dere vurdert å etablere en koordinerende rolle som ivaretar den fremtidige digitale utviklingen? 

Vi anbefaler at dere kontakter Mattilsynet som har jobbet med økt egenerklæring og internkontroll. Videre har deres søstervirksomhet Petroleumstilsynet erfaringer på området som kan være nyttige å lære av. En aktør i byggebransjen som dere kan kontakte er Spacemaker. Her kan det være en del å lære om nye forretnings- og samarbeidsmodeller for digitalisering.