Prosjekt med støtte fra medfinansieringsordningen Arbeids- og velferdsdirektoratet: Digital søknad om økonomisk sosialhjelp

Tiltaket er del av en større modernisering innenfor sosiale tjenester («Digitalisering sosiale tjenester» DIGISOS) som er et samarbeid mellom stat og kommune i NAV. Støtte: 15 000 000. Prosjektet er avsluttet.

Brukere av de sosiale tjenestene får tilbud om en selvbetjeningsløsning der de skal kunne registrere sine søknader elektronisk, beriket med data som NAV allerede har. Dette vil frigjøre tid for brukerne og de vil i større grad oppleve ett NAV der kommunale og sosiale tjenester er bedre koordinert.

Digital søknad er også en forutsetning for integrerte IKT-systemer hvor opplysninger kan overføres til kommunenes ulike fagsystemer gjennom et standardisert grensesnitt utviklet i regi av KS og kommunene. Dette vil forbedre datakvaliteten og gi bedre beslutningsgrunnlag for de skjønnsbaserte sosialtjenestene og frigjøre ytterligere kapasitet på NAV-kontoret.

Prosjektet er avslutta.

Suksessfaktorer i prosjektgjennomføringen

Alle aktører hadde fra starten av prosjektet et ønske om å sette brukernes behov i sentrum. Pilotkommunene og Arbeids- og velferdsdirektoratet var omforente om at det var behov for å utvikle digitale løsninger for brukere av de sosiale tjenestene sammen. Pilotkommunene opplevde at det var viktig at Arbeids- og velferdsdirektoratet og KS gikk foran som nasjonale pådrivere og fikk i gang samarbeidet med de største kommunene. Pilotkommunene skriver videre at «Direktoratet tok tidlig ansvar for å komme i gang, organisere prosjektet og tok et tungt løft for å digitalisere de kommunale tjenestene. Prosjekteierne og andre ledere hadde et sterkt ønske om å lykkes, sette av tid og viste hverandre tillit». For pilotkommunene var det viktig å bruke god tid til faglig forankring samt skape trygghet for at det ville bli gode løsninger for brukerne og NAV-kontorene.

For prosjektet har det vært essensielt å få involvert kommunale ressurser og leverandører. Spesielt ved involvering av kommunale ressurser har man skapt både interesse og entusiasme rundt prosjektets produkter, samtidig som det muliggjør god forankring på alle relevante nivåer. I tillegg har en tett tilknytning til kommunale ressurser bidratt betydelig til å hensynta de faglige forretningsverdiene til prosjektproduktene. Samtidig har det vært enkelte faglige motsetninger/utfordringer i det faglige samarbeidet mellom kommuner og stat og mellom forskjellige kommunale aktører.

Prosjektets egenutvikling er gjennomført etter agil utviklingsmetodikk, i henhold til standard i NAV IT. Samtidig som dette har vært utfordrende i planlegging av fremtidige løsninger og avhengigheter mellom prosjektet, KS og fagsystemleverandørene, har dette også vært viktig for å utvikle optimale produkter. Ved å tidlig kunne utvikle og teste produkter på brukere og saksbehandlere har prosjektet kunnet arbeide med tilpasninger for å øke produktenes potensielle gevinster. Den læringen som iterasjonsbasert utvikling gir ville etter all sannsynlighet ikke kunne blitt oppnådd om prosjektet hadde fulgt for eksempel en mer tradisjonell fossefallsmetodikk.

Viktige læringspunkter fra prosjektet

Det har vært essensielt å ha tett kontakt mellom de ulike prosjektsamhandlingsaktørene. Dette gjelder spesielt i de områdene hvor prosjektet ikke har myndighet og dermed er helt avhengig av en felles forståelse og et felles insentiv til å utvikle løsningen. Teknisk ville det nok vært ønskelig å utvikle løsningene på tvers «under samme tak», men grunnet at løsningen er en integrering mot fire forskjellige kommersielle fagsystemleverandører vil ikke dette av konkurransehensyn la seg gjøre. Desto mer har det derfor vært viktig med strukturer, verktøy og møteplasser for deling av så mye informasjon som mulig.

Prosjektet har hatt utfordringer med at man opprinnelig hadde et mangelfullt estimerings- og planverk, noe som medførte manglende forutsigbarhet for tilhørende utvikling i fagsystem. Å ha en realistisk plan med muligheter for tilpasninger er viktig for å skape forutsigbarhet mot andre prosjektaktører og interessenter for øvrig. Det vil si at et godt forankret plan og estimeringsregime utarbeidet før gjennomføringsfasen er viktig for å kunne forventingsstyre prosjektets leveranser.