Slik anvender du rammeverket for digital samhandling i praksis

Behov for samhandling med andre aktører i felles økosystem kan oppstå på to ulike måter:

• Det kan komme av en endringsprosess internt i din virksomhet hvor dere oppdager et behov for å samarbeide med en eller flere eksterne aktører.
• Det kan komme av en endringsprosess utenfor din virksomhet, hvor dere blir kontaktet av en eller flere eksterne aktører som ønsker å samarbeide med din virksomhet.

I tillegg så kan dere også bli kontaktet av en eller flere eksterne aktører som ønsker å få innsikt i deres erfaringer fra tidligere eller pågående digitaliseringsarbeid.

Vurdere om endringen krever digital samhandling på tvers

Dersom endringen finner sted internt i din virksomhet må du vurdere i hvilken grad den vil medføre av juridiske, organisatoriske, semantiske og tekniske konsekvenser for dine samarbeidspartnere.

Dersom endringen finner sted utenfor din virksomhet må du vurdere i hvilke grad den vil medføre av juridiske, organisatoriske, semantiske og tekniske konsekvenser for din virksomhet.

For å kunne gjennomføre disse vurderingene, må du først få innsikt i det økosystemet som din virksomhet og dine aktuelle samarbeidspartnere er en del av:

• Du må skaffe deg en oversikt over hvem dere samhandler med på juridisk, organisatorisk, semantisk og teknisk nivå.
• Du må få innsikt i hvilke data dere deler med eller mottar fra andre virksomheter, hvordan dere deler data med andre virksomheter, hvor ofte dere deler data med andre virksomheter, og i hvilket omfang og kompleksitet dette skjer.
• Du må få innsikt i din virksomhet sine interne data, prosesser, tekniske løsninger og regelverk. Manglende intern kompetanse kan være et hinder for arbeidet med samhandlingsløsninger. Arbeid med å utvikle egen evne innen området bør være en del av hver sektor sin plan for kompetanseutvikling. Dette gjelder alle de ulike samhandlingsområdene (juridisk, organisatorisk, semantisk og teknisk samhandling).
• Du må få innsikt i eksisterende avtaler og kontrakter mellom din virksomhet og aktuelle samarbeidspartnere. Offentlige etater som er involvert i bruk og/eller tilgjengeliggjøring av tjenester bør inngå formelle samhandlingsavtaler. På semantisk og teknisk nivå bør avtalene inneholde standarder og spesifikasjoner. På juridisk nivå bør det å inngå avtaler være obligatorisk. Samhandlingsavtaler er særlig viktig for drift og forvaltning (eks: Service Level Agreements, eskaleringsrutiner, supportrutiner).

Selve gjennomføringen av vurderingene kan gjøres ved hjelp av Kart for tjenestekjeder. Dette verktøyet tar utgangspunkt i hvordan ting bør se ut etter at endringen er funnet sted og bruke det for å identifisere eventuelle juridiske, organisatoriske, semantiske og tekniske hindringer.

Dette arbeidet må utføres i fellesskap mellom din virksomhet og dine samarbeidspartnere:

• Fokuser på de områdene hvor virksomhetene møter hverandre gjennom deling og utveksling av informasjon. Unngå å bruke tid på å kartlegge prosesser hos den enkelte virksomhet.
• Fokuser på den overordnede brukerreisen slik at virksomhetene kan få en bedre forståelse av den planlagte endringen.

Kartlegge tverrgående behov, utfordringer og muligheter knyttet til endringen

"Kart for tjenestekjeder" gir både din virksomhet og dine samarbeidspartnere mulighet til å få et overblikk over mulige behov, utfordringer, begrensninger og muligheter for samhandling for å realisere den planlagte endringen.

Det vil være behov for å detaljkartlegge eventuelle tverrgående juridiske, organisatoriske, semantiske og tekniske behov, utfordringer, begrensninger og muligheter, som måtte komme av endringsprosessen. Her kan det være lurt å ta i bruk en metode, som for eksempel "Opportunity Solution Tree" eller lignende. Fokuset her er å sammen komme frem til hvilke resultater de ulike aktørene ønsker å oppnå, hvordan de kan nå sine mål, og hvilke tiltak som kan hjelpe dem på veien.

Verifisere og forankre effekter og gevinster på tvers

De funnene din virksomhet og dine samarbeidspartnere har identifisert bør diskuteres med og eventuelt kvalitetssikres av en tredjepart. Denne tredjeparten kan hjelpe dere med å verifisere og forankre effekter og gevinster på tvers av sektorer og forvaltningsnivå. Denne tredjeparten kan gi dere konkrete råd og anbefalinger på det arbeidet som er gjort. Dere kan også få hjelp fra denne tredjeparten til å teste ut ideer, konsepter og hypoteser. Vi anbefaler at denne dialogen gjøres fortløpende og etter behov under hele vurderingsprosessen.

Denne tredjeparten kan være en eller flere av følgende instanser, avhengig av tema og kompleksitet:

• Etablerte fora hos den enkelte virksomhet eller sektor
• Kommunesektorens organisasjon (KS) Digital/Regionale digitaliseringsnettverk
• Nasjonalt veikart
• Arkitektur- og standardiseringsrådet (ASR)
• Digitaliseringsrådet
• Skate
• Departementene

Utfallet fra dialog med tredjepart kan skape behov for å ta et steg tilbake for ytterligere kartlegging av behov, utfordringer og muligheter. Bistand fra politisk hold er nødvendig for å skape vilje for samhandling mellom nasjonale aktører. Effektivt samarbeid krever at alle interessenter deler visjonen knyttet til samhandling, og er enige om konkrete resultater for arbeidet. Samhandling i offentlig sektor forutsetter at det gis tilstrekkelig prioritet til arbeidet fra politisk hold og at nok ressurser frigis til de ulike initiativene.

Utarbeide kunnskapsgrunnlag i samråd med aktuelle samarbeidspartnere

Funn og mulige tiltak som du og dine samarbeidspartnere identifiserer må dokumenteres på en forståelig og strukturert måte. Vi kaller dette et kunnskapsgrunnlag og det må forfattes i fellesskap.

Kunnskapsgrunnlaget må fortelle hva denne endringen består i, hvilke effekter den gir og hva som kreves av henholdsvis din virksomhet og dine samarbeidspartnere for å realisere endringen. Dere må være oppmerksom på at det kan være behov for å ta et steg tilbake for ytterligere forankring.

Kunnskapsgrunnlaget kan i noen tilfeller adressere tiltak som må løses raskt og en gang for alle. I så tilfelle vil dette arbeidet kvalifisere seg til å bli et viktig bidrag inn mot det nasjonale veikartet. Ta gjerne en titt på nettsidene til Nasjonalt veikart og se om det kan være relevant for arbeidet ditt. Kontakt gjerne helle.astrid.stedoy@digdir.no dersom du ønsker å snakke med det nasjonale veikartteamet.