Vestre Viken bygger nytt sykehus i Drammen med innflytting i 2025. Prosjektet skal se på hvordan de skal utforme kontortjenesten og hvilken rolle den skal ha i det nye sykehuset. Målet er at pasientene skal oppleve en helhetlig kontortjeneste som tilrettelegger for bedre pasientflyt.
Virksomhet: Vestre Viken Drammen
Leverandør: PwC
Prosjektperiode: Januar 22 – mars 23
Behovet som skal dekkes/Bakgrunnen for prosjektet
I nytt sykehus skal det innføres nye digitale løsninger som påvirker pasienter og ansatte. Det er lagt nye konsepter til grunn for den bygningsmessige løsningen inn i nytt sykehus. Dette vil påvirke arbeidsprosessene til den enkelte enheten og vil påvirke hvordan det samhandles. Det er økende behov for koordinerte tjenester for pasienten. Fremtidens kontortjeneste skal sørge for god samhandling på tvers av hele sykehuset, for å ivareta pasienten på best mulig måte. Samtidig skal den være en god avlastende funksjon for behandlerne, slik at vi får flere hender i pasientomsorgen.
Om prosjektet
Fremtidens kontortjeneste skal sørge for god samhandling på tvers av hele sykehuset, for å ivareta pasienten på best mulig måte. Samtidig skal den være en god avlastende funksjon for behandlerne, slik at vi får flere hender i pasientomsorgen. Målet er mer effektive arbeidsprosesser, felles arbeidsmetodikk og en oppgavefordeling som gjør at de har riktig kompetanse på rett sted, til riktig tid. Innflyttingen i nytt sykehus gir gode muligheter til å tenke nytt på hvordan hele kontortjenesten skal utformes og hvilken rolle den skal ha.
Stimulab-prosjektet ønsket å forstå hvordan fremtidens kontortjeneste kan bli sykehusets koordinerende enhet og nav i sykehuset som sikrer pasientens flyt mellom avdelinger, behandlere, rom og utstyr.
Vi vil benytte designmetodikk for å forstå dagens utfordringer og behov for kontortjenesten. Vi vil gjennom systemorientert design kartlegge avhengigheter og identifisere årsakssammenhengersom hindrer kontortjenesten i å sikre en god pasientflyt. Videre vil vi utforske mulighetsrommet og definere løsninger sammen gjennom fysiske tester og bred tverrfaglig samskapning.
Resultater
Prosjektet har bygget simuleringsmodeller for å verifisere hypotesene som ble identifisert i prosjektet. Etter simuleringen ble det gjennomført flere tester:
Reduserte ventelister knyttet til forbedret timeplanlegging.
Planlegger i DIPS for Ortopedisk avdeling utvider timebok med 6 måneder og fyller inn for hele 2023. Testutfører identifiserte ledig stue annenhver uke ut 2022-som tilsvarte over 60 flere polikliniske pasienter som umiddelbart ble satt opp på timer. Testplanlegger tok ut jevnlige rapporter for å overvåke ventelistevolum og nedgang fra 700 til 240 personer på en av seksjonene. Dette er en reduksjon på 66%. Konklusjon på test 1 er at det er store gevinster å hente på å utvide timebok og dermed fjerne ventelister, samt det å planlegge timebok basert på stuer.
Økte tilganger til sentralbord - Kan man redusere unødvendige viderekoblinger inn til kontortjenesten ved økte tilganger til sentralbord?
Testen ble gjennomført på seksjon, hvor fra sentralbord ved siden av kontortjenesten. Testen viser at mellom 50-60% prosent av representantpasienthenvendelsene skal kunne besvares på sentralbordet. Dette gir reduksjon i antall videre koblinger til kontortjenesten, raskere svar for pasienten og økt kvalitet på besvarelser.
Hvordan ikke medisinske oppgaver kan utføres mer enhetlig for å sikre en robust og samlet kontortjeneste, samt en bedre ressurs utnyttelse og samhandling mellom behandlere og kontoransatte?
Ved hjelp av simulering og innhenting av kvantitative data, samt samtaler med avdelinger på Drammen sykehus som hadde jobbet med forbedringsprosjekter knyttet til DIPS, herunder barneavdelingen og medisinsk avdeling, hentet prosjektet nyttige erfaringer fra arbeidet deres knyttet til forbedret koding, samt viktige forutsetninger for å lykkes med forbedringsarbeid i seksjonene. Ved å etablere en mer enhetlig praksis for bruk av DIPS vil redusere tid brukt på oppfølging (purring) og avbrytelser (behandlere) samt kunne benytte ressurser på tvers og reduseresårbarhet knyttet til sykdom og fravær.
Gevinster
Prosjektet har identifisert avgjørende forutsetninger og viktige behov for kontortjenesten og ser betydelige gevinster ved å adressere dagens nøkkelutfordringer for kontortjenesten.
Gevinster for pasientene:
Redusert tidsbruk på venting, informasjonsinnhenting knyttet til bedre og mer effektiv informasjon
Redusert tidsbruk til transport som følge av et mer koordinert VVHF
Gevinster for helseforetaket:
Bedre oppgavedeling mellom kontortjenesten og andre yrkesgrupper, som medfører flere hender til medisinsk arbeid
Bedre pasientflyt mellom seksjoner i sykehuset og økt kvalitet som følge av en mer forutsigbar arbeidshverdag
Fordelingseffekter:
Forbedrede koderutiner vil øke VVHFs inntjening over tid. Mer enhetlige arbeidsprosesser på tvers av sykehuset skaper mer robuste fagmiljøer. Robuste fagmiljøer gjør også VVHF mindre sårbare mot sykefravær og kan redusere behovet for innleide tjenester
Veien videre
Det er utviklet et felles målbilde for fremtiden kontortjeneste, med veikart, prototyper og videre arbeidsstrømmer for videre arbeid i 2023. Det jobbes videre med Prototyping som verktøy for å definere nye arbeidsprosesser, organisering, informasjonsflyt og teknologivalg for fremtidens kontortjeneste, frem til nytt sykehus åpner i 2025.