Prosjektportefølje Stimulab Helsedirektoratet: Systemdemonstrator: – eksperimentering med bedre og tverrsektorielle tilbakemeldingssløyfer mellom stat og kommune

Om behovet og utfordringen

Utgangspunktet for prosjektet er erfaringene fra livshendelsen Alvorlig sykt barn, om en sterkt sektorisert offentlig forvaltning, som gjør det krevende å etablere og opprettholde en helhetstenkende og brukerorientert praksis i førstelinjen. Utfordringene oppleves å være på alle nivå. Det er behov for å få til transformerende endringer i måten forvaltningen fungerer på. Ambisjonen i dette prosjektet demonstrerer hvordan man kan få til slik endring i praksis.

Familier med barn som har alvorlige og sammensatte behov møter et fragmentert offentlig system. De må ofte selv koordinere tjenester fra ulike sektorer som helse, utdanning og velferd. Dette fører til unødvendig belastning og mangel på helhet i tjenestetilbudet. Det er behov for et mer sammenhengende og brukerorientert system som setter familien i sentrum og legger til rette for bedre samarbeid på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer.

Om prosjektet

Hovedproblemstillingen i dette Stimulab-prosjektet handler om å utforske bedre tilbakemeldingssløyfer som ivaretar at læring fra brukere og tjenesteytere formidles til premissgiverne i forvaltningen – fagdirektoratene og departementene. Formålet er å få til nødvendige endringer i sentralforvaltningens innretting og innsatser ved at et mer helhetlig kunnskapsgrunnlag legges til grunn når disse utformes. 

Prosjektet har utforsket hvordan man kan skape bedre samhandling mellom ulike offentlige aktører for å støtte familier med alvorlig syke barn. .

Funn og resultater

Arbeidet har avdekket flere utfordringer og behov:

• For lite brukermedvirkning – familier involveres i liten grad i utviklingen av tjenestene som gjelder dem.
• Sektorbasert organisering – offentlige tjenester jobber i siloer, noe som gjør samarbeid og informasjonsdeling vanskelig.
• Manglende tilbakemeldingssløyfer – erfaringer fra brukere og ansatte blir i liten grad brukt til å forbedre systemet.

Prosjektet har benyttet systemdemonstrator-metodikken som en overordnet tilnærming, og har samtidig brukt eksperimenter til mer fokusert og avgrenset testing og læring i ulike kontekster. Gjennom systemdemonstratoren er det etablert et handlingsrom på tvers av sektorer, tjenester og virksomheter. Tilnærmingen er systemisk, og omfatter områder som teknologi, regelverk, politikk, prosesser og organisering.

En systemdemonstrator innebærer å nærme seg komplekse utfordringer fra et helhetlig perspektiv, med oppmerksomhet rettet mot strukturer i offentlig sektor, økonomiske og juridiske rammebetingelser, samt behovet for koordinering og samhandling mellom tjenestene sluttbrukerne møter.

Tre eksperimenter, angriper problemstillingene prosjektet skal løse på forskjellige nivåer i tilbakemeldingssløyfa.

• Forberedende aktivitet – kartlegging av familie: Kartleggingen av familien ble sammenfattet i et visuelt storyboard, som forteller familiens historie fra det eldste barnet ble født og frem til i dag. Det ble også tatt opp lydopptak. Storyboardet og lydklippet ble brukt som underlag i de videre eksperimenteringeringene, for å sette deltakerne inn i brukerfokus, og skape forståelse for brukernes situasjon og opplevelse.
• Pilotering av Medlytt og Lær i to deler: observere og lytte til eksisterende samhandlingsprosesser og utfordringer i praksis. Prosjektet tok aktivt del i møter, samtaler og arbeidsflyter mellom ulike aktører i hjelpeapparatet (stat og kommune) og familiene. Hensikten var å identifisere hvor friksjonspunktene oppsto, hvor informasjonsflyten brøt sammen, og hvor det var mangel på felles forståelse eller koordinering. Prosjektet fikk avdekket reelle systemutfordringene og hvorfor dagens løsninger ikke fungerte optimalt. Dette ga innsikt til videre arbeid med å designe og teste nye, mer effektive tilbakemeldingssløyfer og samarbeidsmodeller
• Utvikling av Tverrsektorielt kommunebilde: Kommunebildet er et digitalt verktøy og publikasjon statsforvalteren bruker for å presentere nøkkeltall og fakta om kommunene på en enkel og visuell måte. Kommunebildeverktøyet ble videreutviklet (i test) med et tema kalt «Tverrsektorielt samarbeid rundt barn og unge med sammensatte behov». Eksperimentet ble rigget slik at man kunne undersøke hvilken kunnskap statsforvalteren og kommunen hadde om status på tverrsektorielt samarbeid i kommunen i dag og hvilken kunnskap som oppstår i eksperimentrommet når man har dialog. Dette eksperimentet ga verdifull innsikt i hvordan samordningen av tjenester kan styrkes lokalt, og hvordan brukernes behov kan ivaretas bedre gjennom et tettere og mer integrert samarbeid mellom ulike forvaltningsnivåer.

Veien videre

Erfaringene fra prosjektet skal brukes til videre utvikling av tjenester for familier med alvorlig syke barn. Det legges vekt på å styrke brukermedvirkning og sikre at kunnskap fra praksis tas med i videre arbeid. Et tettere samarbeid mellom stat og kommune vil være avgjørende for å skape et mer helhetlig og samordnet system.