Det offentlege bruker store beløp på å kjøpe inn, produsere, lagre og tilgjengeleggjere kunnskapsdokument. Korleis kan digitalisering, automatisering og andre teknologiske moglegheiter effektivisere dei manuelle prosessane og samle alle kunnskapsdokumenta, til nytte for tilsette, media, innbyggjarane og for forskingsføremål?
Verksemder: Direktoratet for økonomistyring (DFØ), sammen med Nasjonalbiblioteket og Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS)
Leverandør: PwC
Behovet som skal dekkjast
Det blir brukt store mengder med tid og ressursar på å produsere kunnskap i staten. Denne kunnskapen dannar grunnlaget for ei lang rekkje viktige avgjerder i styring, forvaltning og politikkutvikling, og er avgjerande for eit velfungerande demokrati.
Grunna utdatert teknologi og mangel på felles standardar, malverk og rutinar er ikkje produksjon, lagring, deling, tilgjengeleggjering, innhenting og bruk av kunnskap god. Resultatet er lite effektiv bruk av ressursar, og dårlegare kvalitet på, og tillit til, avgjerdsgrunnlag.
Om prosjektet
Prosjektet har fått kallenamnet Kudos, som står for «kunnskapsdokument i offentleg sektor». Kunnskapsdokument kan vere utgreiingar, NOU-ar, evalueringar, stortingsmeldingar, styringsdokument og andre offentlege rapportar eller dokument som samanstiller kunnskap og skal vere offentleg tilgjengelege.
Prosjektet har som mål å utvikle og implementere eit heilskapleg digitalt økosystem for alle typar offentlege kunnskapsdokument, som set brukarane sine behov i sentrum, og gjev dei rask, enkel og intuitiv tilgang til all offentleg kunnskap.
Resultat
I diagnosefasen vart det avdekt åtte sentrale smertepunkt med stort rom for forbetring:
- Mykje blir aldri publisert eller gjort offentleg tilgjengeleg
- Mykje kunnskap og dokument er umogleg å finne sjølv om dei eksisterer, t.d. i ei saksliste på nettsida til ein kommune
- Det er for lite samskriving av dokument i offentleg sektor
- Det er krevjande å lage eit godt dokument, og mangel på gode malar og standardar
- Det er mykje manuelt arbeid i enkelte kvalitets- sikringsprosessar, og mykje skjer framleis på papir
- Det er for dårlege metadata, og det er vanskeleg å lage gode metadata, som fører til at dokument ikkje blir funne att
- Mykje dokument gøymer seg i arkiva - det er arkivert, men ingen finn dei att internt
- Det blir laga for mykje dokument og brukt for lite til læring
Prosjektet definerte fire problemområde:
- Korleis kan vi gjere det enklare å lage gode dokument?
- Korleis kan vi gjere det enklare å avlevere dokument for å auke delen dokument som blir avlevert éin gong og éin stad, gjennom kva slags insentiv?
- Korleis kan vi bidra til å gjere tilgjengeleg alt som ikkje blir gjort tilgjengeleg i dag og gjere det søkbart?
- Korleis kan vi bidra til betre styring og leiing i offentleg sektor?
Prosjektet utforska idear og moglegheiter innan problemområda, som vart grunnlaget for eit langsiktig målbilete. Målbiletet er ei overordna oppsummering av kva prosjektet no trur ei Kudos-teneste bør bestå av i løpet av dei neste tre åra.
Målbiletet består overordna av:
- Ei teneste for alle som jobbar med utgreiingar, evalueringar og andre kunnskapsdokument i offentleg sektor
- Eit dokumentsystem som haustar, lagrar og gjer varige dokument tilgjengelege
- Ein eigen eksempelnettstad blir laga som ei referanseimplementering av systemgrensesnittet. Der utviklar og demonstrerer vi funksjonaliteten som andre offentlege og private nettstader også kan bruke.
Vegen vidare
Les meir på DFØ sine nettsider om Kudos-prosjektet og vidare arbeid.