Prosjektet har sett på korleis betre brukarmedverknad og samhandling i kommunale byggjeprosjekt kan bidra til at bygga som blir sette opp, er i tråd med faktiske behov og krava for framtida.
Verksemd: Bærum kommune
Leverandører: Rambøll og Halogen
Behovet som skal dekkjast
Bærum kommune ser behov for prosessinnovasjon i byggjeprosjekt, som kan resultere i betre samhandling med fokus på framtidsretta prosjekt, gode prosessar for brukarmedverknad og felles forståing av moglegheitsrom og prosjektrammer. Særleg knytt til tidlegfase-prosessar i byggjeprosjekt. Med dagens prosess er det utfordringar med brukarinvolvering, som kjem for seint inn i prosjekta, noko som gjer det utfordrande å skape best mogleg bygg og lokalmiljø for innbyggjarane.
I Stimulab-prosjektet var det eit særskilt fokus på den første delen av byggjeprosjekt, frå val av tomt til teknologiske og arkitektoniske løysingar er avklart. Gjennom forbetra prosessar tidleg i eit byggjeprosjekt vil det kunne skapast gode og funksjonelle prosjekt, som tek vare på behova for framtida og sikrar at vi ikkje byggjer gårsdagens tekniske løysingar. Målet er at ein med nyskapande prosessmetodikk, der fokus på brukarmedverknad og involvering av relevante aktørar, vil gje meirverdi til prosjekta våre, utan at det går ut over føresetnader som tid, kostnad og ønskt kvalitet. Ny prosess vil først testast ut på eit pleie- og omsorgsprosjekt. Når ein suksessfull prosess er etablert med Pleie og omsorg, vil denne bli teken i bruk i alle nye prosjekt og bli ein del av rutinen i kommunen. Stimulab-prosjektet skal levere ei metode-/prosesskildring som kan spreiast til andre kommunar.
Om prosjektet
Prosjektet starta tidleg i 2020, men vart sett på vent på grunn av Covid-19. Mange av prosjektdeltakarane kjem frå pleie- og omsorgstenestene, og situasjonen etterlét lite tid til prosjektarbeid. Prosjektet starta opp igjen i august 2020.
Føremålet med prosjektet var å skape ein ny prosessmetodikk for auka samhandling tidleg i byggjeprosjekta. Det skal bidra til å:
- Skape auka gjennomføringskraft, fleksibilitet og berekraft
- Utforme grunnlag for omstilling og å bli betre på
samhandling og brukarmedverknad - Avgrense prosjektomfang til tidleg fase i prosjekta – her
har vi eit stort handlingsrom og kan løfte (og lande)
vanskelege problemstillingar
Det framtidige Tårnet senter vart brukt som case i Stimulab-prosjektet.
Prosjektet har vore spennande å vere med på, eg har lært mykje og fått ei større forståing for dei ulike einingane i kommunen og kvifor det ikkje er så lett å «bli samde». Vi har alle eit større medvit rundt EITT Bærum og kvifor det er så viktig at vi må jobbe på ein annan måte. Som vi har snakka om, dette dreier seg om kulturendring som krev mykje tid. Men Stimulab har bidrege til å ta lange steg i riktig retning!
Resultat
Med bakgrunn i at dagens plan- og byggjeprosess blir opplevd kompleks og utydeleg, med mangelfulle mandat til avgjerd, og behovet for å tenkje langsiktig på tvers av tenester, har ein i Stimulab-prosjektet utvikla ei ny prosesskildring. Den nye prosessen legg rammene for framtidige konsept slik at nye prosjekt er betre vurderte og gjennomarbeidde før start. Målet er å unngå unødvendige (om)kampar i kvart enkelt byggjeprosjekt, og å samle og heve kunnskapen om kva for nokre føremålsbygg kommunen har behov for i åra framover.
Prosesskildring går inn på korleis vi kan jobbe saman på tvers av sektorar i tidlegfase og samarbeidet mellom sektorane. Det primære konseptet er etablering av dei to samhandlingsarenaene tverrfagleg forum og tenestefaglege forum. Det å implementere denne arbeidsforma er eit konkret tiltak frå Stimulab-prosjektet.
Tverrfagleg forum som vart oppretta, har relevans for arbeidet som skjer i kommunen i dag knytt til ny organisering og utøving på leiarnivå i kommunen. Det blir jobba vidare i kommunen for å sikre etablering av faste tverrfaglege forum og møtearenaer. Dette er varige endringar som må på plass for å sikre betre samhandling og ein kultur der ein tenkjer utanfor dei tradisjonelle siloane.
I korte trekk handlar metodikken om:
- Forankre hos leiar: Sikre at éin eller fleire leiarar ønskjer å ta i bruk ny prosess og kan gå føre som eigar av tiltaket – forankringa vil vere eit pågåande arbeid.
- Kartlegg kompetanse internt på tvers av siloane – skule, barnehage, helse og omsorg, kultur, plan, areal og bygg – kven kan vere interessert og motivert? Vi søkjer dei som er nysgjerrige og opne for å gjere ting på andre måtar.
- Invitere inn dei identifiserte og definere korleis de ønskjer å ta
metoden i bruk – ta gjerne utgangspunkt i metodeverktøyet «team canvas» (sjå del 4 i sluttrapporten til prosjektet). - Set i gang med «prøv ut»-fasen – metoden må erfarast. Ha jamlege evalueringar undervegs.
- Evaluer etter 6 månader: ønskjer vi å halde fram med dette? I så fall: kvifor, på kva måte?
Det er også levert leveransar rundt prinsipp, verktøy, modellar osv. for samhandling, som kan brukast i prosessen.
Vegen vidare
Framover ønskjer Bærum kommune å teste metodikken ut på prosjekt for bygging av omsorgsbustader i kommunen. Samtidig som det blir jobba vidare med forståing av kor viktig tverrfagleg samarbeid og det finst fleire prosjekt som ønskjer å teste metodikken.