Prosjektet har sett på hvordan bedre brukermedvirkning og samhandling i kommunale byggeprosjekter kan bidra til at byggene som settes opp er i tråd med faktiske behov og fremtidens krav.
Virksomhet: Bærum kommune
Leverandører: Rambøll og Halogen
Behovet som skal dekkes
Bærum kommune ser behov for prosessinnovasjon i byggeprosjekter, som kan resultere i bedre samhandling med fokus på fremtidsrettede prosjekter, gode prosesser for brukermedvirkning og felles forståelse av mulighetsrom og prosjektrammer. Særlig knyttet til tidligfase-prosesser i byggeprosjekter. Med dagens prosess er det utfordringer med brukerinvolvering, som kommer for sent inn i prosjektene, noe som gjør det utfordrende å skape best mulig bygg og lokalmiljøer for innbyggerne.
I Stimulab-prosjektet var det et særskilt fokus på den første delen av byggeprosjekter, fra valg av tomt til teknologiske og arkitektoniske løsninger er avklart. Gjennom forbedrede prosesser tidlig i et byggeprosjekt vil det kunne skapes gode og funksjonelle prosjekter, som ivaretar fremtidens behov og sikrer at vi ikke bygger gårsdagens tekniske løsninger. Målet er at med en nyskapende prosessmetodikk, der fokus på brukermedvirkning og involvering av relevante aktører, vil gi merverdi til våre prosjekter, uten at det går ut over forutsetninger som tid, kostnad og ønsket kvalitet. Ny prosess vil først testes ut på et pleie- og omsorgsprosjekt. Når en suksessfull prosess er etablert med Pleie og omsorg, vil denne bli tatt i bruk i alle nye prosjekter og bli en del av kommunens rutine. Stimulab-prosjektet skal levere en metode-/prosessbeskrivelse som kan spres til andre kommuner.
Om prosjektet
Prosjektet startet tidlig i 2020, men ble satt på hold på grunn av Covid-19. Mange av prosjektdeltakerne kommer fra pleie- og omsorgstjenestene, og situasjonen etterlot lite tid til prosjektarbeid. Prosjektet startet opp igjen i august 2020.
Prosjektet sitt formål var å skape en ny prosessmetodikk for økt samhandling tidlig i byggeprosjektene. Det skal bidra til å:
- Skape økt gjennomføringskraft, fleksibilitet og bærekraft
- Utforme grunnlag for omstilling og å bli bedre på
samhandling og brukermedvirkning - Avgrense prosjektomfang til tidlig fase i prosjektene – her
har vi et stort handlingsrom og kan løfte (og lande)
vanskelige problemstillinger
Det fremtidige Tårnet senter ble brukt som case i Stimulab-prosjektet.
Prosjektet har vært spennende å være med på, jeg har lært mye og fått en større forståelse for de ulike enhetene i kommunen og hvorfor det ikke er så lett å «bli enige». Vi har alle en større bevissthet rundt ETT Bærum og hvorfor det er så viktig at vi må jobbe på en annen måte. Som vi har snakket om, dette dreier seg om kulturendring som krever mye tid. Men Stimulab har bidratt til å ta lange skritt i riktig retning!
Resultat
Med bakgrunn i at dagens plan- og byggeprosess oppleves kompleks og utydelig, med mangelfulle mandater til beslutning, samt behovet for å tenke langsiktig på tvers av tjenester, har man i Stimulab-prosjektet utviklet en ny prosessbeskrivelse. Den nye prosessen legger rammene for fremtidige konsepter slik at nye prosjekter er bedre vurdert og gjennomarbeidet før start. Målet er å unngå unødvendige (om)kamper i hvert enkelt byggeprosjekt, og å samle og heve kunnskapen om hvilke formålsbygg kommunen har behov for i årene fremover.
Prosessbeskrivelse går inn på hvordan vi kan jobbe sammen på tvers av sektorer i tidligfase og samarbeidet mellom sektorene. Det primære konseptet er etablering av de to samhandlingsarenaene tverrfaglig forum og tjenestefaglige fora. Det å implementere denne arbeidsformen er et konkret tiltak fra Stimulab-prosjektet.
Tverrfaglig forum som ble opprettet har relevans for arbeidet som skjer i kommunen i dag knyttet til ny organisering og utøvelse på ledernivå i kommunen. Det jobbes videre i kommunen for å sikre etablering av faste tverrfaglige fora og møtearenaer. Dette er varige endringer som må på plass for å sikre bedre samhandling og en kultur hvor man tenker utenfor de tradisjonelle siloene.
I korte trekk handler metodikken om:
- Forankre hos leder: Sikre at en eller flere ledere ønsker å ta i bruk ny prosess og kan gå foran som eier av tiltaket – forankringen vil være et pågående arbeid.
- Kartlegg kompetanse internt på tvers av siloene – skole, barnehage, helse og omsorg, kultur, plan, areal og bygg – hvem kan være interessert og motivert? Vi søker de som er nysgjerrige og åpne for å gjøre ting på andre måter.
- Invitere inn de identifiserte og definere hvordan dere ønsker å ta
metoden i bruk – ta gjerne utgangspunkt i metodeverktøyet «team canvas» (se del 4 i sluttrapporten til prosjektet). - Sett i gang med «prøv ut»-fasen – metoden må erfares. Ha jevnlige evalueringer underveis.
- Evaluer etter 6 måneder: ønsker vi å fortsette med dette? I så fallmhvordan, på hvilken måte?
Det er også levert leveranser rundt prinsipper, verktøy, modeller etc for samhandling, som kan brukes i prosessen.
Veien videre
Fremover ønsker Bærim kommune å teste metodikken ut på prosjekt for bygging av omsorgsboliger i kommunen. Samtidig som det jobbes videre med forståelse av hvor viktig tverrfaglig samarbeid og det finnes flere prosjekter som ønsker å teste metodikken.