Referansekatalogen for IT-standardar Digitale anskaffelser

Standarder som er pålagt eller anbefalt brukt innenfor de ulike fasene i anskaffelsesprosessen. Standardene utgjør strukturert, standardisert meldingsinnhold og er representert gjennom Elektronisk handelsformat (EHF).

Elektronisk handelsformat (EHF)

EHF er basert på europeisk standardisering gjennom CEN og OpenPEPPOL (PEPPOL BIS). Meldingsformidlingen skjer gjennom den europeiske meldingsinfrastrukturen PEPPOL-nettverk.

Bruk av standarder i anskaffelsesprosessen

En digital anskaffelsesprosess omfatter strukturerte meldinger for hele anskaffelsesprosessen, helt fra idé til siste faktura er betalt. Digitaliseringsdirektoratets prosessmodell for gjennomføring av en offentlig anskaffelse er inndelt i 3 faser:

  • Avklare behov og forberede konkurransen
  • Konkurransegjennomføring
  • Kontraktsoppfølging

Standardene er presentert under fasene i prosessen. Det er foreløpig kun krav til standarder ved fasene for Konkurransegjennomføring og Kontraktsoppfølging. Standardene er gjeldende hvis ikke annet er beskrevet.

Anbefalte dokumenter i konkurransegjennomføringfasen er under utvikling og publiseres i løpet av 2018.

Anskaffelsesdokumentene er en fellesbetegnelse for kunngjøringen, konkurransegrunnlaget og det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD). Skjemaene under hører til anskaffelsesdokumentene.

Kravene er i henhold til: Kunngjøring fra regjeringen

  • Det europeiske egenerklæringsskjemaet (European Single Procurement Document - ESPD) ved anskaffelser over EØS terskelverdi.

Offentlige oppdragsgivere skal fylle ut skjemaet elektronisk. Leverandørene skal fylle ut og levere skjemaet elektronisk dersom oppdragsgiver har lagt til rette for elektronisk innlevering.

Innlevering av ESPD som en del av tilbudet kan skje enten i oppdragsgivers konkurranseverktøy eller i forsendelse via PEPPOL-nettverket.

Kravene er i henhold til:

Alle EHF dokumenter som tilhører anskaffelsesdokumentene er anbefalt brukt, med unntak av EHF ESPD som er obligatorisk å bruke.

Anbefalte EHF ved bevisinnhenting i kvalifikasjons- og kontraktsoppfølgingsfasen:

I henhold til:

Anbefalte EHF anskaffelsesdokumenter

Anbefalte EHF dokumenter ved tilbudsinnlevering

I henhold til: Forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften) §27-1 (1)

Anbefalte EHF dokumenter ved spørsmål og svar

  • EHF spørsmål og svar (Questions and Answers)

EHF Fakturering 3.0 fra 1. april 2019

  • Fra 1. april 2019 er det obligatorisk for offentlige virksomheter å være i stand til å motta elektronisk faktura eller kreditnota i Elektronisk handelsformat versjon 3.0 (EHF Fakturering 3.0).
  • Fra 1. april 2019 er det obligatorisk for leverandører av varer og tjenester som sender elektronisk faktura eller kreditnota til offentlige virksomheter, å gjøre det på Elektronisk handelsformat versjon 3.0 (EHF Fakturering 3.0)
  • EHF faktura og kreditnota 2.0 er valgfritt å motta for offentlige virksomheter frem til 31.desember 2019.
  • Fra 1. april 2019 er det obligatorisk for offentlige virksomheter å være i stand til å motta elektronisk faktura eller kreditnota fra utenlandske leverandører på PEPPOL BIS Billing 3.0.
  • Fra 1. april 2019 er det obligatorisk for utenlandske leverandører av varer og tjenester som sender elektronisk faktura eller kreditnota til offentlige virksomheter, å gjøre det på PEPPOL BIS Billing 3.0.
  • PEPPOL BIS Invoice/Billing 2.0 er valgfritt å motta for offentlige virksomheter frem til 31. desember 2019.

EHF Faktura og kreditnota v2.0 frem til 31. mars 2019

  • Det er obligatorisk for offentlige virksomheter som skal motta elektronisk faktura eller kreditnota, å gjøre det på Elektronisk handelsformat versjon 2.0 (EHF Faktura og Kreditnota 2.0).
  • Det er obligatorisk for leverandører av varer og tjenester som sender elektronisk faktura eller kreditnota til offentlige virksomheter, å gjøre det på Elektronisk handelsformat versjon 2.0 (EHF Faktura og Kreditnota 2.0).
  • Det er obligatorisk for offentlige virksomheter som skal motta elektronisk faktura eller kreditnota fra utenlandske leverandører, å gjøre det på PEPPOL BIS Invoice/Billing 2.0.
  • Det er obligatorisk for utenlandske leverandører av varer og tjenester som sender elektronisk faktura eller kreditnota til offentlige virksomheter, å gjøre det på PEPPOL BIS Invoice/Billing 2.0.

Kravene er i henhold til:

Elektronisk betaling (se Gyldige ISO 20022 meldinger i Norge)

  • Det er obligatorisk for statens konsernkontobanker, ved forsendelse av kunde-bank meldinger, å kunne
    • ta imot ISO 20022 Pain.001 og
    • sende ISO 20022 Pain.002 og ISO 20022 Camt.054

Anbefalte EHF ved bevisinnhenting i kvalifikasjons- og kontraktsoppfølgingsfasen:

I henhold til:

Katalog

  • Det anbefales offentlige virksomheter som skal ta i bruk elektronisk kjøpskatalog, å gjøre det på Elektronisk handelsformat – katalog (EHF katalog)

Ordre og ordrebekreftelse

  • Det anbefales offentlige virksomheter som skal sende og motta ordre og ordrebekreftelse, å gjøre det på Elektronisk handelsformat – ordre og ordrebekreftelse (EHF ordre og ordrebekreftelse).

Pakkeseddel

  • Det anbefales offentlige virksomheter som skal ta i bruk elektronisk pakkseddel, å gjøre det på Elektronisk handelsformat – pakkseddel (EHF pakkseddel).

Purring

Elektronisk betaling (se Gyldige ISO 20022 meldinger i Norge)

  • Det anbefales at alle offentlige virksomheter, ved forsendelse av betalingsmeldinger å
    • sende ISO 20022 Pain.001 og
    • motta ISO 20022 Pain.002 og Camt.054.

PEPPOL-nettverket (Europeisk meldingsutveksling)

  • Det anbefales offentlige virksomheter som skal sende og motta elektroniske meldinger i konkurransegjennomføringsfasen og kontraktsoppfølgingsfasen å benytte EHF infrastruktur (PEPPOL-nettverket).
  • Det anbefales offentlige virksomheter å benytte PEPPOL eDelivery nettverket i kunde-bank grensesnittet.
  • Det anbefales at alle norske banker er i stand til å benytte PEPPOL-nettverket til betalingsmeldinger i kunde-bank grensesnittet.

Gyldige ISO 20022 meldinger i Norge

Bits har ansvaret for å vedlikeholde det norske ISO 20022 baserte betalingsdokument. Implementasjonsveiledere for norske betalingsdokument (Log inn påkrevd):

  • Pain.001 - betalingsinitiering
  • Pain.002 - kvitteringsmeldinger
  • Camt.054 – debitering/krediterings varsel

Det er i tillegg påkrevd at alle som benytter PEPPOL-nettverket for denne typen transaksjoner, om å håndtere kvitteringsmeldingene RC2, RC3, RC4 og RC4b.

Fordeler med å ta EHF standarden i bruk

  • Ved å gjøre alle meldinger maskinlesbare og tilgjengelig via PEPPOL-nettverket oppnår du at både offentlige og private virksomheter kan behandle meldingenes innhold maskinelt.
  • Ved hjelp av regler definert i EHF settes systemene i stand til å foreta automatisert behandling som sikrer kvalitet og besparelser.
  • Ved at mottakere kan tilgjengeliggjøre sine mottaksmuligheter via ELMA-registeret maskinelt, kan kostbare møter mellom oppdragsgiver og leverandør unngås og partene kan digitalisere prosessene så fort tilpasningen til EHF er gjort på begge sider.

Utfordringer ved å ta standarden i bruk

Ved endringer av standarder som allerede er implementert, kan det påløpe utviklingskostnader. Det er enten markedet eller lovgiver som initierer endring.

For å redusere risiko varsler Digitaliseringsdirektoratet om endringer i god tid samt avholder møter med berørte parter for å gjøre overgangen til ny versjon så lett som mulig.

Følgende kanal benyttes for varsling av endringer i EHF: https://vefa.difi.no/ehf/announcement/

Oppdragsgiver eller leverandør kan kreve implementering gjennom de avtaler som inngås. Utfordringer kan være at tjenesteleverandør ikke svarer opp de krav som stilles av oppdragsgiver.

Aktuelle standarder