Programstyring
Et program er en fleksibel og tidsavgrenset organisasjonsform etablert for å styre flere ulike aktiviteter mot et felles mål og effekt.
Slike aktiviteter kan være en rekke prosjekter eller leveranser fra linjeorganisasjonene. Programmer legger til rette for samstyring for å sikre at ønskede gevinster blir realisert. Programmer benyttes hyppig når det er identifisert mange avhengigheter mellom ulike problemstillinger, leveranser og aktører, og det er behov for en samlet styring av prioriteringer og ressurser.
Programstyring handler om å sikre at helheten i de underliggende prosjektene eller tiltakene gjennomføres slik at de bidrar til de overordnede målene. Programmet er ikke avhengig av å være knyttet opp i en avgrenset organisatorisk enhet, og kan være en ramme for overordnet styring av både prosjekter og linjeaktiviteter. Programstyring hviler på formaliserte og forpliktende avtaler om fordeling av roller, ansvar og finansieringsforpliktelser.
Det finnes etablert programstyringsmetodikk. I rammeverket Managing Successful Programmes (MSP) beskrives det i detalj de ulike avveiningene som må gjøres i god programstyring samt beskrivelser av ulike roller og tilhørende ansvar.
Kjennetegn ved programstyring
- Problemstilling er godt beskrevet og målene er forankret og uttrykt i form av visjon, fremtidsbeskrivelse og gevinstforventinger.
- Aktørene som kan levere løsninger sammen er stort sett kjent.
- Alle løsningsforslag for realisering av gevinster er ikke kjent.
- Noen kan ta ledelsen gjennom tematisk nærhet til eksisterende kjerneoppgaver.
- Det etableres en organisasjon som får ansvar for å identifisere og følge opp ulike aktiviteter skal realisere ønskede effekter og gevinster.
- Organisasjonen rapporterer til styringsfora på gevinstmål, fremdrift og ressursbehov.
- Organisasjonen kan være både permanent eller ad hoc, avhengig av tidshorisonten.
- En portefølje av delprosjekter og/eller linjeaktiviteter forvaltes og justeres over tid. Disse har konkrete prosess-/prosjektutfall.
- Det etableres styringsfora både mellom eiere til problemstillingen (for eksempel departementer) og eiere til løsning (for eksempel direktorater og kommuner).
- Forpliktende struktur og avtaler mellom de samarbeider om hva som skal oppnås. Tydelige roller og ansvar, samt delegering av myndighet for å få det til.
I konteksten av statlig styring og organisering har programmer mange fordeler. Den tillater at eksisterende hierarkiske systemer kan brytes, samtidig som den høye formaliseringsgraden gjør den kompatibel med eksisterende styringsstrukturer som eierstyring og etatsstyring. Programmer lar aktørene styre på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer etter en helhetlig tilnærming til målene som er satt, og fokuserer på gevinstene som skal oppnås.
Blant ulempene med programmer er at det er ressurskrevende, både i den forstand at det stilles høy grad til kompetanse om metodikk, og at det må produseres mange ulike styringsdokumenter. Et tverrsektorielt program vil også innebære å delegere beslutningsfullmakter fra ulike linjer til en ad hoc-organisasjon, noe som kan være utfordrende med tanke på kompleksitet og konstitusjonelt ansvar. Programmer er også avhengig av et tydelig og engasjerende målbilde eller visjon som sørger for at alle drar i samme retning. Det må derfor legges mye arbeid i innledende faser.
Eksempel på programstyring i samarbeid
Framtidens innkreving hadde behov for en organisatorisk enhet som er designet til å levere målbilder, gjennomføre i henhold til en overordet plan, og å sikre gevinster av investeringen. Organisasjonsformatet med program ble ansett som en hensiktsmessig måte å organisere seg på for å oppnå gitte resultater. Programmet initieres, styres og avsluttes av linjeorganisasjonene i de samarbeidende virksomhetene:
- Programmet spiller på linjeorganisasjonens etablerte prosesser og funksjoner.
- Linjeorganisasjonen legger til rette for at programmet skal lykkes.
- Programmets suksess er linjeorganisasjonens suksess.
Programmet identifiserer hensiktsmessige mål og gevinster, strategier og planer for realisering, initierer og har overordnet styring av relaterte prosjekter og aktiviteter mot felles visjon og fremtidige målbilder, og en overordnet plan for endring inkludert avhengigheter (veikart). Usikkerhetshåndtering og endringsevne i forhold til måloppnåelse og gevinstrealisering er et organisatorisk verktøy for kontroll og ledelse. Programmet gis fullmakter til å planlegge og gjennomføre de prosjekter og aktiviteter som må til for å nå programmets effektmål og ta ut gevinstene av tiltaket. Dette inkluderer fullmakter både over tildelte midler, beslutninger om prosjekter og aktiviteter, og overordnede valg om funksjonelle og tekniske løsninger. Oppsummert er programmet en stabil enhet som holder i tiltaket i hele perioden, fra start til målbilder er realisert.
Finansdepartementet er overordnet ansvarlig for at tiltaket blir iverksatt og gjennomført i henhold til Stortingets vedtak og forutsetninger. Finansdepartementet gir nærmere oppdrag til Skatteetaten gjennom tildelingsbrev og mandat. Skattedirektøren er øverste ansvarlig i Skatteetaten for at tiltaket blir gjennomført i henhold til mandat. Finansdepartementet følger opp programmet gjennom et Oppfølgingsforum. Programmet eies i Skatteetaten av divisjon Innkreving.
Et tverrdepartementalt kontaktforum etableres for å ivareta involvering og koordineringsbehov med andre berørte departementer. Hvert departement har overordnet ansvar for gjennomføring og gevinstrealisering i egne etater. Andre etater enn Skatteetaten deltar i et tverretatlig programstyre og på prosjektnivå.