Formålet med er å ferdigstille det nye søknads- og saksbehandlingssystemet. Støtte: kr 4 783 000.
Norsk kulturråd mottar årlig opp mot 20.000 søknader fra kunst- og kulturvirksomheter, artister og kunstnere. Forvalter ca. 1,2 mrd. kroner årlig som fordeles til kunst- og kulturfeltet, blant annet gjennom et 50-talls tilskuddsordninger. Norsk kulturråd forvalter også data på vegne av Kulturdepartementet. Dette gjelder de store kulturinstitusjonenes budsjettsøknader til departementet, samt rapportering av institusjonenes virksomheter.
Kulturrådet har digitalisert tilskuddsforvaltningen ved å implementere et søknads- og saksbehandlingssystem. I løpet av 2016 ble Altinn-portalen tatt i bruk. Kulturrådet søkte om midler til den siste funksjonaliteten i saksbehandlingssystemet for å kunne legge til rette for innhenting, sammenstilling og tilgjengeliggjøring av data og informasjon om kunst- og kultursektoren.
Prosjektet er avsluttet.
Suksessfaktorer i prosjektgjennomføringen
Planen var å lage 35 skjema i løpet av året, men mange skjema med mange ulike løsninger resulterer i fragmenterte data og stor byrde på vedlikehold. Erkjennelsen av slike byrder ble tydelig etter sommeren 2019. Etter kartlegging av behov for data, ble designavgjørelser tatt for å standardisere ned til færre enn 12 skjema. Sluttresultatet er 6 standard skjema som alle er testet på brukere og dokumentert i detalj. Standardisering gir en betydelig vedlikeholdsgevinst.
eRapport har blitt gjennomført med betydelig brukerinvolvering, både av tilskuddsmottakere og rapportbehandlere. Dette arbeidet har vært en viktig suksessfaktor for å lykkes med rapportdesign
Prosjektets omfang ble re-estimert før sommeren 2019 og ekstra ressurser tilført for å øke produksjonskapasiteten. Uten økt ressursbruk ville fremdrift vært utilstrekkelig for å få lagt til og tilgjengeliggjort data som ligger i søknadssystemene, samt andre kilder.
Det ble også foretatt endringer i prosjektstyring i 2019, som har vært positivt avgjørende for måloppnåelse. Særlig har økt informasjonsarbeid ut i organisasjonen vært viktig.
Det har også vært nødvendig å innføre statistikkprosesser for å få forståelse for hvilke oppgaver som skal løses. Statistikkprosessene detaljerer oppgaver som må løses for å styre kvalitet. Et resultat er at man har kunnet bruke statistikkprosesser for å legge til data fra papirarkiv som er digitalisert, sammen med eldre datasystemer, og eksiterende datasystem for å lage et komplett datasett på innkjøpsordningene for litteratur. Dette datasettet benyttes for å heve organisasjonens kompetanse på hva en statistikkoppgave er.
Det har vært en utfordring å løfte kompetansenivået til ansatte i Kulturrådet på dataforvaltning, datakvalitet og statistikkproduksjon. Arbeidet med å skape «sense of purpose» ble intensivert i 2019 og bidro til å øke forståelse for potensialet til løsningene. Kulturrådet vil måtte fortsette å stimulere bruk av statistikk og rapportproduksjon for å oppnå målet med å bruke forvaltningsdata til økt kunnskapsproduksjon.
Viktige læringspunkter fra prosjektet
Det er stor avstand i kompetansen i en organisasjon som søker om prosjektet og som avrunder prosjektet. Derfor ville det vært gunstig å kunne i større grad endre formål underveis, for å justere arkitektur og kompetanse underveis. Det er også viktig å være villig til å endre tilnærming når mer informasjon foreligger om fordeler og ulemper ved de valg man tok når man planla. En hovedlærdom bør være at man justerer når man vet mer.
En annen universal lærdom er at når en organisasjon skal ta i bruk nye verktøy for å oppnå nye mål, så krever dette betydelig arbeid med å skape «sense of purpose» blant de ansatte. Vi ser at kompetansebygging er en utfordring, da vi innledningsvis manglet kompetanse om informasjonsarkitektur og kvalitetskontroll av data. Vi ser at flere som var tiltenkt superbrukerrolle mister driv og pågangsmot når de møter motstand som skyldes behov for å justere datakvalitet. Her er involvering av ledere og informasjonsarbeid sentralt.