Landbruksdirektoratet ønsker å forenkle og effektivisere fylkesmannens forvaltning av reisetilskuddsordningen. Støtte: kr 3 681 000.
Som forvalter av tilskuddsordningen for veterinærreiser har Landbruksdirektoratet, gjennom et offentlig-privat samarbeidsprosjekt med Geno og Animalia, digitalisert søknadsprosessen, samt resten av verdikjeden mtp. saksbehandling og utbetaling av tilskuddet.
Målet med prosjektet har vært å gjøre det enklere for veterinærene å søke om og motta berettiget reisetilskudd, sikre at beregning og vedtak om tilskudd blir korrekt og forenkle og effektivisere forvaltningen hos statsforvalteren. Arbeidsprosessene har til nå vært preget av papirsøknad og tidkrevende utregninger for veterinærene, og manglende systemstøtte for saksbehandling hos statsforvalteren.
Samarbeidet med GENO SA (samvirkeforetak eid av 9300 norske storfebønder) ble inngått etter konseptfasen og søknaden om medfinansieringsmidler. Landbruksdirektoratet oppdaget da at de hadde sammenfallende behov, og var i oppstarten på et utviklingsprosjekt for å tilby veterinærene en ny digital søknadsløsning med delvis overlappende funksjonalitet som Landbruksdirektoratet planla. . Denne skulle etter planen bygges som en utvidelse til Dyrehelseportalen (DHP).
Prosjektet er avsluttet.
Suksessfaktorer i prosjektgjennomføringen
I prosjektets tidligfase oppdaget Landbruksdirektoratet at Geno planla å utvikle en digital søknadsløsning for reiserefusjon for seminreiser med delvis overlappende funksjonalitet, og rettet mot de samme brukerne. Løsningen skulle etter planen bygges som en utvidelse til Dyrehelseportalen. Det var flere fordeler og potensielle synergieffekter mellom disse behovene.
Det ble besluttet å inngå et prosjektsamarbeid mellom Landbruksdirektoratet, Geno og Animalia for å tilby praktiserende veterinærer én felles digital løsning for å søke om reisetilskudd og -refusjon fra hhv. statsforvalteren og Geno. Ved å ta i bruk Dyrehelseportalen fikk aktørene et brukergrensesnitt. Dyrehelseportalen er en løsning de fleste veterinærer bruker aktivt i sitt daglige virke.
Det at vi identifiserte dette, og fikk på plass et samarbeidsprosjekt, gjorde slik vi unngikk å utvikle delvis parallelle løsninger. Dette mener vi har vært avgjørende for prosjektets måloppnåelse. Veterinærene har fått en digital søknadsløsning som skal oppleves brukervennlig og effektivisere deres arbeidsprosesser rundt søknad om reisetilskudd.
Det har vørt et godt samarbeidsklima innad i prosjektet, samt dedikerte og ansvarsfulle fagpersoner fra partene vært viktig for å komme i mål på en god måte.
Vi har også hatt betydelig grad av brukermedvirkning i prosjektet, med innledende brukerundersøkelser for å kartlegge behov, brukertesting underveis i utviklingen, samt dialog og samarbeid med Den norske veterinærforening som viktige suksessfaktorer
Det ble også gjennomført en pilotperiode med et utvalg veterinærer og alle statsforvaltere før løsningen ble rullet ut for fullt. Sett i etterkant var pilotperioden svært viktig for at vi kunne rulle ut en fullgod løsning til alle brukerne da vi fikk identifisert noen feil og mangler som ble rettet opp og fikk verdifull feedback på veiledningsmateriellet mv.
Viktige læringspunkter fra prosjektet
Automatisert saksbehandling og utbetaling sett opp mot økonomiregelverket – her har Landbruksdirektoratet i stor grad «gått opp stien selv» - kunnskapen vil bli gjenbrukt internt, men kan også tjene som inspirasjon hos andre aktører.
Skyløsninger. Alle tekniske miljø tilhørende løsningen kjører i Azure. Dette er en ny erfaring for Landbruksdirektoratet.
Første offentlig-private IT samarbeidsprosjektet for Landbruksdirektoratet. Erfaringer i forhold til avtaleverk partene imellom, hvordan forholde seg til anskaffelsesregelverket, styring og samarbeid rundt teknisk utvikling, drift av løsninger, videreutvikling mv.
Utstrakt bruk av geodata som kritisk grunnlag for automatisert beregning av tilskudd. Erfaringer med kvalitetsnivå, muligheter for å melde og få rettet feil i grunnlagsdataene mv.