Formålet med prosjektet er å heve kvaliteten på konsesjonsbehandlingen i Direktoratet for mineralforvaltning med Bergmesteren for Svalbard (DMF). Støtte: kr 8 972 405.
Prosjektet vil effektivisere saksbehandlingen og gjøre det enklere for virksomheter å søke konsesjon. Det vil fokusere på dialog med og oppfølging av søkerne av driftskonsesjon, faglig samhandling i DMF og reduksjon av manuelle arbeidsoppgaver.
DMF må omstille seg til den typen søknader vi forventer å få i framtiden. For tiltakshaver er det viktig å gjøre konsesjonsbehandlingen enklere, mer forutsigbar og oversiktlig, og styrke deres mulighet for dialog med DMF.
Prosjektet er avsluttet.
Suksessfaktorer i prosjektgjennomføringen
DMF er en liten organisasjon med begrensede ressurser innenfor IT og digitalisering. Et grundig innsiktsarbeid tidlig i prosjektet sammen med vår egen tilpassede digitaliseringsstrategi har fungert som en tydelig ramme for prosjektets forløp.
Bruk av nasjonale felleskomponenter gir tilgang på avanserte løsninger med beskjeden innsats selv om integrasjon mot disse noen ganger kan være krevende.
Gjennomføringen har vært datadrevet, med åpen kildekode og kontrollert innføring av lav-kode-verktøy, og DMF har selv tatt kontroll over gjennomføringsprosessen støttet av innleid IT-ekspertise.
En smidig tilnærming til digitalisering krever sterk involvering fra ledelse og fagside, og i en presset tid har dette tidvis vært vanskelig å stille med i prosjektet. Vi mener likevel at prosjektet ikke har vært for teknologidrevet, men heller levert løsninger basert på brukernes behov i henhold til det tidlige innsiktsarbeidet.
Viktige læringspunkter fra prosjektet
Pandemien påvirket naturligvis også prosjektet, og bandt i perioder opp mye interne IT-ressurser og ledelsesressurser. Det og en lang periode med vekselsvis hjemmekontor og tilstedeværelse på kontoret kunne gjøre det krevende å holde blikket på de overordnede målene.
Erfaring med og tilgang på gode digitale samarbeidsverktøy gjorde likevel at framdriften kunne opprettholdes ganske bra, og en kontinuerlig evaluering av hva vi skulle gjøre om noen ble syke reduserte usikkerheten.
Det har vist seg at å stille med relevant egentid med kontinuitet har vært utfordrende, og at dette må løses med å anskaffe mer tekniske ressurser.
Viktig da har vært å ha kontroll på digitaliseringsprosessen, slik at ikke unødvendig kompleksitet blir innført, og dermed sørge for systemer og tjenester som har evne til endring og vedlikehold over tid.
Mye kan løses med riktigere teknologi man allerede har.