Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Utlendingsdirektoratet: Stegvis modernisering IKT

Utlendingsdirektoratet (UDI) planlegger å gjennomføre prosjektetet Stegvis modernisering IKT. Prosjektet består av fem ulike tiltak som er tenkt organisert som et program.

Prosjektet skal til sammen bidra til bedre kontroll, en raskere og en mer effektiv asylsaksbehandling og bedre utnyttelse av mottaksplasser.  Prosjektet ble behandlet i Digitaliseringsrådet i 2016.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

I satsningsforslaget er interessentene kartlagt på etatsnivå. Vi anbefaler at UDI lager en helhetlig og grundig interessentanalyse.

De ulike prosjektene i programmet har ulike brukere. Det er god praksis å kartlegge brukerne og deres behov, og ta utgangspunkt i brukerbehovene i den videre planleggingen og gjennomføringen av prosjektene. Differensier mellom ulike typer brukere og identifiser forutsetningene for ulike brukergrupper for å ta i bruk løsningene. Tjenestedesign kan være en god tilnærming til å beskrive brukerreisen.

De ulike tiltakene som inngår i satsningen skal forbedre ulike deler av asylprosessen. Digitaliseringsrådet anbefaler at UDI lager en helhetlig beskrivelse av alle arbeidsprosessene og hvor de ulike fagsystemene kommer inn, hvilke aktører som er involvert og hvor det er tenkt at gevinstene kommer. I den overordnede fremstillingen, bør dere også beskrive grenseflatene inn mot andre interessenter som for eksempel helsetjenesten og kommunene.

Prosjektene i programmet har som mål å løse flere av UDIs forbedringsområder. Avgrensningen til de ulike prosjektene og deres underliggende leveranser er foreløpig ikke konkretisert, og prioriteringen mellom dem virker krevende.

Digitaliseringsrådet anbefaler derfor at dere, med utgangspunkt i den helhetlige beskrivelsen, gjør en tydelig avgrensning av programmets oppgaver; hva som faller innenfor og utenfor de ulike prosjektene. På denne måten blir det også tydelig hva interessentene kan forvente. Dette vil også tydeliggjøre hvilke gevinster prosjektet skal legge til rette for og hvilke gevinster som krever andre tiltak utenfor programmet.

Gjennom EFFEKT-programmet har UDI god erfaring med programstyring. Rådet mener det er viktig å bygge videre på erfaringene dere allerede har, og at programstyring vil være en god tilnærming også i dette utviklingsarbeidet. Samtidig er det viktig å huske på at det er andre utfordringer, risikoer og muligheter i dette programmet.

Rådet anbefaler dere å organisere programmet på en enkel og hensiktsmessig måte, med tydelige roller og ansvar. Vi anbefaler at UDI-direktøren leder programstyret. Lag en beslutningsmatrise som viser hvem som kan ta hvilke beslutninger. Det er også viktig at dere lager en god beskrivelse av hvordan dere skal involvere interne og eksterne interessenter.

Vurderingene av usikkerheten er tilpasset den fasen prosjektet står i, og Digitaliseringsrådet forstår at dere vil detaljere usikkerhetsanalysen etter at finansiering er avklart. UDI beskriver risikoene på et svært overordnet nivå. Vi anbefaler at dere gjør en helhetlig usikkerhetsanalyse på et egnet nivå som tydeliggjør totalrisikoen for programmet og de ulike prosjektene. Konkretiser hvordan risikoene er tenkt håndtert og hvem som har ansvaret for å gjennomføre de risikoreduserende tiltakene.

Rådet anbefaler også at dere kartlegger programmets muligheter, for eksempel å gjøre tolkedatabasen til en tverretatlig komponent.

Digitaliseringsrådet ønsker også å trekke frem noen helt konkrete risikoer som UDI bør jobbe videre med:

  • Avhengigheter - UDI beskriver selv at det er avhengigheter mellom de ulike prosjektene i programmet og til tiltak utenfor programmet. For å kunne håndtere denne risikoen er det viktig at dere identifiserer alle avhengighetene og beskriver hvordan dere har tenkt til å håndtere dem. Gitt at dere etablerer en hensiktsmessig programstyring, vil det være noe lavere risiko knyttet til avhengighetene innenfor programmet. Samtidig vil det fortsatt være en risiko når det gjelder avhengigheter utenfor programmet.

  • Organisatorisk kapasitet - Det er mange parallelle aktiviteter som krever mye innsats fra hele organisasjonen, for eksempel et stort antall asylsøkere, biometriprosjektet og mange nyansatte. Det er viktig at dere tenker igjennom og planlegger for at dere og faglinjen er rigget med både ressurser og kompetanse til å håndtere det krevende utviklingsarbeidet.

  • Estimater- Det er positivt at UDI har estimert hvert tiltak hver for seg. Samtidig fremstår forutsetningene som ligger til grunn både for nytte- og kostnadsberegningene på nåværende tidspunkt som usikre. Vi anbefaler at dere kvalitetssikrer estimatene på kost og nytte.

  • Kontrakter med leverandører- Basert på erfaringer fra lignende prosjekter, også fra UDIs egne prosjekter, anbefaler rådet at dere bør bruke kontrakter basert på per time-betaling eller målpris uten tak (50-50%). Særlig i prosjekter med betydelig usikkerhet reduserer dette risikoen for prosjektproblemer og gir en bedre kontroll.

Rådet vurderer UDI som modne for å ha smidig tilnærming. Vi anbefaler at dere vurderer bruk av en smidig tilnærming i prosjektgjennomføringen, med gode prosesser for gevinstrealisering underveis.

UDI har beskrevet gevinster for hvert enkelt tiltak på et overordnet nivå. Dette er et godt utgangspunkt for videre arbeid med gevinster. Digitaliseringsrådet anbefaler at UDI legger til rette for å ta ut gevinster underveis i prosjektene. Dersom dere bygger videre på den helhetlige beskrivelsen av prosessene, vil dere få hjelp til å identifisere eventuelt lavthengende frukter som gir gevinster underveis. Prioriter de gevinstene som gir best effekt.

UDI jobber helhetlig med meldingsutveksling til andre virksomheter og har kommet langt på dette området. Dere skal utvikle mye ny arkitektur og legger opp til deling av data. Samtidig er det er viktig at UDI sørger for at løsningene dere utvikler kan gjenbrukes, om ikke nå, så i fremtiden. Dere bør også tenke på at løsningene kan håndtere informasjonsutveksling med kommunene.

UDI bør vurdere om referansearkitektur for meldingsutveksling og løsningskomponent for meldingsutveksling som er under utprøving hos Difi, kan være relevant i dette arbeidet. Vi anbefaler at dere tar kontakt med Difi for å få mer informasjon om dette.

UDI har også tenkt til å bruke ID-porten for pålogging for asylsøkere. Rådet anbefaler at dere også her tar kontakt med Difi for å diskutere hvilke løsninger som eventuelt finnes for en pålogging med tilfredsstillende sikkerhetsnivå.