Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Utlendingsdirektoratet: Moderniseringsprogrammet

UDIs program, Moderniseringsprogrammet, består av to prosjekter, stegvis modernisering og biometri. Prosjektene ble første gang behandlet i Digitaliseringsrådet i 2016.

Prosjektet for biometri er en del av en større satsing på styrket identitet i utlendingsforvaltningen. UDI planlegger, og skal gjennomføre prosjektet i tett samarbeid med Politidirektoratet og delvis Utenriksdepartementet. Formålet med satsingen er blant annet å forbedre kontrollen med identiteten til personer som reiser inn i og oppholder seg i Norge.

UDIs andre prosjekt, stegvis modernisering, skal blant annet bidra til en raskere og en mer effektiv asylsaksbehandling, bedre utnyttelse av mottaksplasser og å modernisere eksisterende infrastruktur.  UDI planlegger, og skal gjennomføre prosjektet i samarbeid med Politidirektoratet og Politiets utlendingsenhet.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

UDI har benyttet ekstern bistand til å lage usikkerhetsanalyser for begge prosjektene. Disse analysene legger et godt grunnlag for det videre arbeidet med å håndtere usikkerhet i prosjektene. Digitaliseringsrådet anbefaler at dere lager en usikkerhetsanalyse for programmet som helhet.

Ta utgangspunkt i de to usikkerhetsanalysene, knytt dem sammen og finn tiltak som kan ta ned risikoen for programmet som helhet. Den helhetlige usikkerhetsanalysen vil kunne være et viktig styringsgrunnlag for etatsledelsen.

Dere har organisert programmet med to programråd, hvor Frode Forfang leder hhv. programrådet for stegvis modernisering og har det samlede ansvaret for programmet. Vi synes at dagens forslag til organisering er komplisert med uklare roller og ansvar, blant annet med tanke på diskusjoner rundt prioritering mellom prosjekter og eskaleringsmuligheter.

På bakgrunn av diskusjonene i møtet 16. februar anbefaler vi at dere vurderer en enklere organisering med ett programstyre som ledes av Frode Forfang. Videre anbefaler vi at dere etablerer prosjektstyrer for hhv. biometri og stegvis modernisering. Slik prosjektet arkitekturleveranser og -støtte (arkitekturprosjektet) er organisert nå, er det uklart hvor og hvem som skal løfte sakene som trenger beslutning på strategisk nivå.

Vi anbefaler å plassere arkitekturprosjektet på samme nivå som de øvrige prosjektene. Arkitekturprosjektet kan enten få et prosjektstyre eller sortere direkte under Anne Karin Jeppesen, som i så fall må sørge for at de riktige beslutningene løftes til programstyret. Lederne av de ulike prosjektstyrene bør sitte i programstyret.

I møtet med Digitaliseringsrådet kom det fram at dere har begynt å definere ulike roller og ansvar i programmet. Det er bra. Basert på den organiseringen dere velger, må dere tydeliggjøre roller og ansvar til alle involverte i programmet, fra prosjektressurser til programstyret. Beskriv hva som er mandatet til hver deltaker i programmet og hvilke fullmakter de har. Å kommunisere roller, ansvar og beslutningsmyndighet til alle involverte vil være et suksesskriterium.

Hvis dere velger å beholde nåværende organisering, må dere tydeliggjøre hvordan dere håndterer en ev. uenighet mellom de ulike aktørene i programmet, særlig UDI og POD. Dere bør også beskrive når dere skal løfte problemstillinger som påvirker virksomheten til ledergruppen, for eksempel tema som gevinster og konsekvenser for organisasjonen.

Biometri-prosjektet har fått tildelt midler for 2017 og 2018. Stegvis modernisering har fått tildelt midler for 2017. Finansiering til den resterende delen av stegvis modernisering vil bli behandlet i budsjettprosessen for 2018. Videre er det satt av midler til usikkerhetsavsetninger innenfor de 100 millionene stegvis modernisering har fått tildelt i 2017.

I rådsmøtet kom det frem at usikkerhetsavsetningen, særlig når det gjelder kostnadsrammen (p85) på stegvis modernisering, kan være noe lav. Dere informerte om at dere kan håndtere denne usikkerheten ved å levere mindre i prosjektene til stegvis modernisering. Dere vil også prioritere leveranser som gir størst gevinster. Prioritering iht. gevinstpotensialet er en tilnærming Digitaliseringsrådet støtter.

For å kunne levere den funksjonaliteten som gir størst gevinster regner vi med at dere beskriver prioriteringskriterier i samarbeid med faglinjen. Dette vil gi dere en felles forståelse om hvilke leveranser som bør ha høyest prioritet. Hvilke leveranser er politisk besluttet? Hvilke leveranser er dere avhengige av for at andre leveranser ikke stopper opp? Hvilke leveranser vil gi de største kvalitative og kvantitative gevinstene?

Leveransene bør inn i en felles prioriteringsliste (produktkø) hvor dere prioriterer leveransene løpende underveis. På denne måten kan dere også utnytte handlingsrommet dere har for å disponere bevilgningen på tvers i programmet og prioritere de leveransene som gir størst nytte.