Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Statens pensjonskasse, pensjonsprogrammet: PRO25 første fase

Statens pensjonskasse (SPK) har startet fase 1 av sitt pensjonsprogram. Programmets hovedformål er å sikre at SPK er i stand til å håndtere lovpålagte endringer på en effektiv og god måte for medlemmer, kunder og eier.

Fase 1 fokuserer på perioden 2018-2021, og er inndelt i 3 underprosjekt: innføring av samordningsregler, videreutvikle SPKs systemløsning for premie- og reserveberegning og innføring av ny arbeidsflate i saksbehandlersystemet.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Dere er meget strukturerte når det gjelder å lære av egen erfaring. Dere er også oppmerksomme på at landskapet ikke er helt likt nå,som da dere gjennomførte Perform. Da jobbet dere i hovedsak med det som var nytt, denne gang er det større kompleksitet: Dere skal implementere de nye produktene samtidig som drift og forvaltning skal holdes i gang.

Dere har tatt noen grep for å ivareta dette: Styrket styring av programmet, dere involverer forretningssiden i enda større grad, i tillegg knytter dere nyutvikling tett opp til forvaltning. Dette er kloke grep.

Programmet skal sikre god innføring av ny offentlig tjenestepensjon. I dag finnes ikke nytt regelverk for de som er født etter 1953. Overgangsreglene skal fungere fra 2021 og ny tjenestepensjon skal gjelde fra 2025. Dette er frister som er absolutte, men regelverket er ikke besluttet. Tilgjengelig tid for implementering av nytt regelverk blir kortere og kortere.

Dere har god dialog underveis med departementet om det pågående arbeidet med regelverket. Vi anbefaler at dere synliggjør hvilke produkter dere må utvikle frem mot de absolutte fristene og hva disse krever av arbeid. Vær tydelige i dialogen med departementet om konsekvensene av dette, og hvordan dere må prioritere.

Endringer i regelverk og nye digitale arbeidsflater er et godt utgangspunkt for å se på arbeidsprosessene. I styringsdokumentasjonen vi fikk, var det understreket at prosjektet startet opp med utgangspunkt i endret lovverk. Det var ikke et effektiviseringsprosjekt, men en regelverksreform. I møtet vårt diskuterte vi differansen mellom nullalternativet og situasjonen når prosjektet er gjennomført. Her ligger det helt klart et stort potensiale for å effektivisere. Vi ser svært positivt på deres tilnærming til nyttestyring. Dette er en forholdsvis ny måte for offentlig sektor å tilnærme seg nytte og gevinstrealisering på, og vi håper derfor at dere deler erfaringene dere får med denne arbeidsmetoden.

Det er viktig at dere oppdaterer styringsdokumentasjonen slik at det kommer klart frem at dere skal videreutvikle arbeidsprosessene for å oppnå effektiviseringsgevinster.

Pensjonsprogrammet har av ulike årsaker høy risiko. Noen risikoer er avhengige av eksterne, mens andre risikoer er interne avhengigheter. Dere har stor oppmerksomhet på risiko, noe vi ser som svært positivt.

Prosjektet fremstår som godt forankret i toppledelsen i SPK, men det er noe uklart for oss hvordan mellomledere i organisasjonen er involvert. Siden kapasitetsutfordring i linjen er et risikoområde anbefaler vi at dere bruker tid på å forankre prosjektet hos mellomlederne i linjen for å sikre ressurstilgang og motivasjon.

Dere er avhengige av samarbeid med blant annet NAV, KLP og Skatteetaten. Dere bør derfor vurdere å inngå formelle samarbeidsavtaler.