Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Patentstyret: Digital 24

For å nå ambisjonen om å være blant de beste IPR-myndighetene i Europa og være en digital, effektiv og kundevennlig myndighet, har Patentstyret utarbeidet Digital 24, IKT-strategi for 2020-2024.

Ny teknologi endrer måten Patentstyret jobber på, hvordan prosessene er, hva slags tjenester kundene etterspør og hva dette krever av kompetanse og samhandling fremover.

Nærings- og fiskeridepartementet (NFD) har en klar føring på at Patentstyret skal utvikle virksomheten gjennom digitalisering. I tildelingsbrevet for 2019 er de bedt om å utarbeide en rapport som kartlegger gevinstpotensialet i å digitalisere virksomheten ytterligere.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Digital 24 skal understøtte Patentstyrets virksomhetsstrategi og synliggjør på en god måte at dere har høye ambisjoner. Vi anbefaler at dere knytter tiltakene i Digital 24 tettere til de overordnede målene i virksomhetsstrategien. Hva dere gjør innen digitalisering og det dere skal oppnå ved bruk av ny teknologi, skal bygge opp om Patentstyrets mål og strategier.

Det er en trend at virksomheter som har en omfattende bruk av IKT velger å ha én strategi. Digitalisering og digital transformasjon utgjør da sentrale elementer i virksomhetsstrategien, og tiltakene kan ligge i en separat handlingsplan som revideres jevnlig.

Digital 24 består av 39 tiltak og anbefalinger. Det kan være vanskelig å ha oppmerksomhet på så mange tiltak samtidig. Vi anbefaler at dere starter med å prioritere hvilke tiltak dere må gjennomføre først. Hva er de viktigste tiltakene for å oppnå ambisjonene i Digital 24? Lag en handlingsplan.

Det er mange virksomheter som opplever et økende gap mellom drift og utvikling, og som jobber for å redusere forvaltningskostnadene. Vi anbefaler at dere velger ut tiltak som kan gi dere et økonomisk handlingsrom. For eksempel forenkle saksbehandlingen internt og gjøre det mulig å ta ut ressurser til utvikling. Se også anbefaling 6.

Patentstyret forvalter et strengt regelverk basert på internasjonale konvensjoner. Samtidig fortalte dere at det er potensiale for å endre mer enn bare det å utvikle nye digitale tjenester til kundene. Hvordan skal IKT-strategien bidra til Patentstyrets visjon om å «gjøre ideer til verdier»?

Det er et underforbruk av patentbruk/rettigheter i samfunn og næring. Er det mulig å se på forretningsmodellen slik at det skaper mer verdi for kundene? Hvordan kan dere få kundene til å etterspørre Patentstyret i enda større grad?

På ett område i Patentstyret må nå færre instanser innom hver sak, og søkeren løser flere oppgaver gjennom selvbetjening. Noe som kjennetegner digital transformasjon, er nettopp en tett kobling mellom det strategiske og den kontinuerlige forbedringen og fornyingen av virksomheten. Selv om det kan være utfordrende å få til gjennomgripende endringer gitt regelverket dere forvalter, oppfordrer vi dere til å utfordre mulighetsrommet videre.

Forenkling for næringslivet er et viktig satsingsområde for NFD. I regjeringens digitaliseringsstrategi er livshendelsen «starte og drive bedrift» valgt som en av de sju prioriterte livshendelsene. Regjeringen har bestemt at virksomhetene skal prioritere utviklingen av helhetlige og mer sammenhengende tjenester.

Vi anbefaler at dere kobler dere til arbeidet med forenkling for næringslivet og sammenhengende tjenester. Deres bidrag vil gjøre det enklere for brukerne, samtidig som det kan gi mer kraft og oppmerksomhet til utviklingen i Patentstyret.

Dere har data med stor verdi for andre. Det er mange som jobber med deling av data. Vi anbefaler at dere tenker bredere om hvem dere kan samarbeide med. Knytt dere til fagmiljøer med kompetanse innen deling av data, for eksempel Digitaliseringsdirektoratets prosjekt deling av data. Gjennom et nærmere samarbeid med andre aktører vil dere finne svar på mange av spørsmålene dere stiller om bruk av data.

I rådsmøtet diskuterte vi ulike former for finansiering. Dere stilte spørsmål om det er mulig å bruke noen form for brukerbetaling eller om det er andre muligheter for å løse finansieringsutfordringen. Spørsmål om å utvide brukerbetaling må inngå i dialogen med departementet.

Når dere søker på eksterne finansieringsmuligheter må det være for tiltak som både er prioriterte hos dere og som oppfyller formålene som midlene er utlyst for. For eksempel kan det være aktuelt å søke om midler hos Forskningsrådet (innovasjon). Digitaliseringsdirektoratets medfinansieringsordning har et krav om at tiltakene skal ha samfunnsøkonomisk nytte. I tillegg er det en egen kategori for tiltak som er koblet til digitaliseringsstrategiens sammenhengende tjenester. Her må dere utvikle gode «business caser» for å nå opp. Merfinansieringsfullmakten, å overskride driftsbevilgninger mot innsparing i kommende år, kan dere bruke når dere har gode prosjekter som gir gevinster. Se også anbefaling 2.