OsloMet skal utvikle en digital samhandlingsløsning for arbeidslivet, studenter, universiteter og høgskoler.
Målet med prosjektet er å forbedre og forenkle samhandlingen mellom aktørene som er involvert i studentpraksis. Høyere kvalitet i praksisstudiene er det primære målet. Digitalisering av arbeidsprosesser skal føre til lavere ressursbruk og bedre brukeropplevelser for studentene, praksisstedene og de ansatte ved utdanningsinstitusjonene.
Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet
Ambisjonen med prosjektet er nasjonal utbredelse. Dere forteller at UNIT, Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning, vil ha en viktig rolle for utbredelsen og at dette temaet er på agendaen i Digitaliseringsstyret i UH-sektoren. Fordi målet er en nasjonal løsning for UH-sektoren er det noen temaer som dere bør kartlegge og ta tak i.
Dere bør drøfte fremtidig eierskap til data, hvordan løsningen skal ivareta personvern og fremtidig drift. Hvem som skal forvalte en eventuell nasjonal løsning, i tillegg til hvordan drift og forvaltning skal finansieres, er også spørsmål som bør avklares. Vi anbefaler at dere starter prosessen for å avklare disse spørsmålene med departementet og UNIT.
Dere fortalte i møtet at dere skal ha et «aktivt forhold til risikobildet». Vi anbefaler at dere allerede nå vurderer usikkerheter på kort og lang sikt. Fordi dere har en ambisjon om å lage en nasjonal løsning vil det være behov for å lage en usikkerhetsanalyse både for løsningen knyttet til OsloMet og for en nasjonal løsning.
Beskriv usikkerhetene sammen med UNIT og andre samarbeidspartnere. Dette arbeidet vil hjelpe dere med å finne fallgruver, muligheter og kritiske områder som dere sammen må ta tak i.
I prosjektdokumentene beskriver dere de nåværende arbeidsprosessene på overordnet nivå. Dere fortalte at dere vil jobbe videre med disse. Bruk tid på å utarbeide de fremtidige prosessene før dere lager en teknisk løsning. Ta utgangspunkt i behovene til studentene og praksisplassene. Hvordan vil dette påvirke arbeidsoppgavene internt?
Kan dere gjøre ting annerledes og er det arbeidsoppgaver som faller bort? Kan prosesser harmoniseres mellom ulike fagmiljøer og eventuelt også på tvers av universitets- og forskningsmiljøer? Involver relevante interessenter i arbeidet.
Dere har satt opp prosjektet med et delprosjekt for integrasjon. Det kan være store forskjeller i hvordan de nye løsningene påvirker andre systemer både hos utdanningsinstitusjoner og hos praksissteder. Kanskje vil dere ha en fordel ved at dagens systemstøtte for praksisadministrasjon er begrenset til e-post og enkle oversikter som oppdateres manuelt.
Dere bør skaffe dere en første oversikt over eventuelle integrasjonsbehov og kompleksitet hos både praksissteder og utdanningsinstitusjoner. Deretter kan dere legge en strategi for hvordan dere jobber med integrasjoner.
I den fasen dere er i nå vil mye handle om å beskrive prosesser, kartlegge behov, standardisere prosessene og få innspill fra markedet. Når dere har tatt stilling til om dere skal utvikle løsningene selv eller kjøpe en løsning i markedet, vil det være behov for å vurdere prosjektorganisasjonen på nytt.
Dere planlegger å gjennomføre prosjektet etter smidig metodikk. Vi støtter dette. For å lykkes med dette bør dere ha produkteier(-e). Tenk allerede nå på hvem som kan egne seg som produkteier(-e). I tillegg anbefaler vi at dere velger en kontrakt som egner seg for smidig utvikling. Forskning viser at kontrakt med løpende timer er en god tilnærming.
Vurder hvordan dere kan involvere aktørene med å prioritere hva som skal lages og når. Kystverket/BarentsWatch har erfaring med å utvikle smidig hvor de involverer mange aktører fra offentlige og private virksomheter. Vi anbefaler at dere tar kontakt med dem.
Styringsgruppen er stor, men dette kan være klokt med tanke på å forankre prosjektet og når flere skal ta løsningene i bruk. Vi anbefaler at dere involverer aktørene også i prosjektarbeidet. Vi erfarer at de som samarbeider på flere nivå har større muligheter for å lykkes.
Dere fortalte i møtet at dere vurderer dialogkonferanse for å få innspill til mulige løsninger på behovene. Vi støtter dette. Gjennom å gå i dialog med markedet kan dere få innsikt i hva som finnes av løsninger i markedet. Kanskje eksisterer det løsninger som lett kan tilpasses slik at det passer deres behov eller kanskje er det behov for å utvikle noe nytt?
En dialogkonferanse er en god start og gir dere grunnlag for å vurdere hvordan dere går videre. I anskaffelsesprosessen må dere også vurdere hvordan dere tar høyde for utbredelse til flere aktører, slik at ikke regelverket forhindrer slik utbredelse, og dere må utlyse ny konkurranse.
Prosjektet er et fyrtårnprosjekt i digitaliseringsstrategien deres. For at dette skal lykkes må dere trekke de ansatte med på reisen. Vi forstår at ildsjelene er involvert og vil spille en viktig rolle. Finn også de som er skeptiske og ser ulempene, og få dem med i arbeidet. God kommunikasjon gjennom hele prosjektet og god involvering bidrar til at organisasjonen lærer og modnes.
Det er særlig når konsekvensen for den enkelte blir tydelig at engasjementet øker. For å lykkes med prosjektet og endre måten dere arbeider med praksisplasser, kan dere ha nytte av å lage en endringshistorie om hvordan prosjektet vil forandre de ulike interessentenes arbeid. Fortell den gode historien som prosjektet skal bidra til.
Flere aktører har erfaring med å utvikle og forvalte nasjonale løsninger, for eksempel Direktoratet for e-helse. I tillegg er det flere fra deres egen sektor som har erfaringer som kan være nyttige for dere.