Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Norad: Digitalt målbilde

Norad jobber med effektivisering av forvaltningsprosessene. Digitalisering vil være et sentralt virkemiddel.

Norad er i en spennende utvikling med reform i bistandspolitikken, ny strategi for Norad og ny organisering. De er nå i ferd med å avslutte et forbedringsprosjekt som ser på effektivisering av forvaltnings­prosesser i Norad. Digitalisering vil være et sentralt virkemiddel for å nå prosjektets mål, og i prosjektets mandat inngår et digitalt målbilde som en av leveransene.

Det er tre store prioriteringer i målbildet:

  1. Strategisk partnerdialog
  2. Strategisk kompetansebygging
  3. Data – kontroll, gjenbruk, sammenstilling og analyse

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Dere forteller med stort engasjement om å utvikle Norad i retning av mer samarbeid med partnere og skape en digital plattform for dette samarbeidet. Dere ønsker å bruke kunnskap og fakta som basis for samarbeidet og i utformingen av bistandstiltak.

IKT og digitale verktøy vil være avgjørende for at dere skal nå målene. Når dere skal gjennomføre strategien er det viktig at dere opprettholder koblingen mellom det digitale målbildet og målene.

Vi anbefaler at dere jobber med digitalisering sammen med utviklingen av Norad som virksomhet. Jobb tverrfaglig i de tiltakene dere starter, IKT og forretning sammen. Sørg for at de valgene dere tar på IKT-siden støtter opp under utviklingen av Norads rolle og målene i strategien.

Direktøren eier prosjektene Forbedring og Digitalt målbilde. Tiltakene dere nå skal sette i gang skal bidra til utvikling av virksomheten. Vi anbefaler derfor at tiltakene eies av hele ledergruppen. Sørg for at ledere på alle nivå involverer seg og driver endringene igjennom. Hele ledergruppen bør sammen med toppleder eie og kommunisere godt om det pågående arbeidet. Dette kommer til å ta tid. Ha en plan for regelmessig oppfølging av utviklingstiltakene.

Strategisk partnerdialog er en av prioriteringene i det digitale målbildet og i Norads strategi. Dere ønsker å gå fra tilskuddsforvaltning til partnerforvaltning. Da trenger dere god oversikt over partnere og innsikt i deres kunnskap og behov.

For at dere skal lykkes må partnerne tas med i utviklingen helt fra starten. Vi anbefaler at dere involverer dem og gjør jobben i fellesskap. Utfordre dere selv ved å gå i en ny type dialog. Hvordan kan dere skape endringsmotivasjon, både internt og eksternt, gjennom denne dialogen? Med partnerne ombord kan de hjelpe dere i endringsreisen og øke den politiske forståelsen for de behovene dere har.

I målbildet trekker dere en kobling mellom de strategiske målene, gjennom løsningsområder dere skal jobbe med, til personas internt og eksternt for å vise effektene. Dette er starten på en god historie. Vi anbefaler at dere videreutvikler og konkretiserer historien for de områdene dere velger å starte med. Beskriv resultatene dere ønsker å oppnå og hvordan digitalisering vil bidra til å nå disse. At Norad selv er en god rollemodell for digital transformasjon av egen virksomhet, kan ha en positiv effekt i bistandsarbeidet.

Dere har gjort en god jobb med å lage et målbilde. Veien videre er å lage en handlingsplan der dere konkretiserer tiltakene. Dere har store ambisjoner og det er mange tiltak dere ønsker å gjennomføre. Start med det viktigste. Det skal ikke være noen tvil om hvorfor det er riktig å gjennomføre de tiltakene dere har prioritert.

To verktøy som kan hjelpe dere å prioritere tiltakene er risikomatrise og gevinstkart. Ta med rekkefølger og avhengigheter. Gevinstkartet bør være på Norad-nivå, ikke for hvert tiltak. Legg opp til en jevnlig oppdatering av handlingsplanen. Dere vil ha stor nytte av å peke ut en eller flere gevinstansvarlige som er godt integrert i utviklingsarbeidet.

Dere ønsker å jobbe aktivt med kompetansebygging. Vi anbefaler at dere tar en grundig vurdering av hvilken kompetanse dere bør bygge opp internt og hva dere bør kjøpe eksternt. Bestiller-kompetanse blir viktig å ha internt i Norad når dere skal kjøpe tjenester eksternt for å realisere det ambisiøse målbildet. Sørg for at dere også har tilstrekkelig kompetanse på design og teknologi.

Et viktig spørsmål blir hvordan dere skal utvikle kompetansen i hele organisasjonen. Vi tror det er avgjørende at dere involverer fagsiden i utviklingen og at kompetansebyggingen skjer gjennom aktiv deltakelse.

Den nye rollen til Norad krever at dere får et større handlingsrom og finansiering av nødvendige investeringer. I dialogen med departementet må dere være tydelige på at arbeidet med digitalisering er en viktig forutsetning for å lykkes med reformen og Norads strategi. Synliggjør at digitaliseringen vil kreve midler i en periode fremover. Jobb fram et satsningsforslag og involver politisk ledelse. Bruk den gode historien om hva dere skal oppnå, se anbefaling 4.

Etableringen av egen IKT-plattform for Norad henger sammen med arbeidet med etablering av plattformen for departementsfellesskapet. Det er foreløpig noe uklart hvilke praktiske konsekvenser dette får for Norad, men det kan ta tid og oppmerksomhet vekk fra utviklingsarbeidet. Vi anbefaler at dere raskt tar eierskap til arbeidet med egen IKT-plattform. Start med å kartlegge hva dere kan gjøre nå og hva som må vente til detaljerte rammebetingelser er avklart, og sett i gang.