Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Landbruksdirektoratet: Nytt fagsystem for kvoteordningen for melk

Prosjektet tar sikte på å lage et moderne fagsystem som håndterer fleksibiliteten i kvoteordningen, og å utvikle elektroniske løsninger for søknadsskjemaer og utsending av brev.

Dagens system er 10 år. Systemet inneholder kvoteopplysninger og melkeleveranser fra 1983. All omsetning av kvote og endring av kvoteforholdet i dette systemet. Dagens system er har blitt «lappet» på i flere omganger for å klare å løse oppgaver i tråd med skiftende regelverk.

Det er i tillegg etablert omfattende manuelle rutiner for å håndtere situasjoner som dagens system ikke kan håndtere.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Så langt er eksterne brukerne ikke involvert i arbeidet med å spesifisere behov og funksjonalitet i løsningen. Landbruksdirektoratet opplyser at en slik involvering vil skje når prosjektet skal jobbe med design av grensesnitt og skjemaer. Vi anbefaler at dere involverer reelle eksterne brukere tidligere i prosjektet. Ta utgangspunkt i brukerbehovene i den videre planleggingen av prosjektet. Det kan være en fordel å differensiere brukerne basert på ulike roller og de

forutsetningene de har for å bruke løsningen, for eksempel melkebønder og andre som eier eller leier melkekvoter. Kontekstdiagrammet i forprosjektrapporten kan brukes som utgangspunkt.

Et digitaliseringsprosjekt dreier seg ikke bare å fremskaffe en IT-løsning, men vil alltid ha et element av organisasjonsutvikling i seg. Vi anbefaler at dere lager en overordnet fremstilling av melkekvote-prosessen fra start til slutt. Vis hvor i prosessen utfordringene ligger. Når arbeidsprosessene er kartlagt, kan dere se hvor og hvordan de ulike fagsystemene kommer inn, hvilke aktører som er involvert og hvor det er tenkt at gevinstene kommer.

Er det områder der dere kan forbedre og forenkle, og kan flere trinn automatiseres? Endringer av arbeidsprosesser og saksflyt vil ofte være en forutsetning for å ta ut de ønskede gevinstene. Da vil dere i større grad unngå en situasjon hvor dere digitaliserer uhensiktsmessige måter å jobbe på. Vurder for eksempel om dere kan kreve elektronisk dialog for alle brukere, siden dette dreier seg om næringsvirksomhet.

Dette er spesielt relevant siden en løsning for håndtering av papirsøknader ligger utenfor Cibers prosjektrammer, ref. forprosjektrapporten side 12. Arbeidet kan omfatte bruk av kompetente interaksjonsanalytikere, personer med kjennskap til tjenestedesign eller andre som kan se på prosessene med nye øyne.

Ved å ta disse grepene nå, vil dere også starte på arbeidet med fellesføringen i tildelingsbrevet for 2017.

I dokumentasjonen vi har mottatt gir dere et godt bilde av den overordnede systemarkitekturen i Landbruksdirektoratet (pptx). Videre beskriver dere behovene for melkekvoteordningen i kontekstdiagrammet på s. 7 i forprosjektrapporten. Skissene danner et godt utgangspunkt for det videre arbeidet, men vi savner imidlertid en oversikt mellom disse to nivåene.

Det ser ut som om mye funksjonalitet vil gå igjen i ulike sakstyper og fagsystemer i Landbruksdirektoratet. Vi mener dere vil ha god nytte av å lage en oversikt over hvilke funksjonelle komponenter som en samlet løsning vil bestå av. Noe funksjonalitet vil være fagspesifikk kjernefunksjonalitet, som for melkekvoter, og denne funksjonaliteten må trolig utvikles spesifikt for dere.

Samtidig kan dere bruke oversikten til å vurdere gjenbruk av funksjonalitet som finnes i andre fagsystemer i Landbruksdirektoratet og ev. utvikle elementer som dere kan gjenbruke i andre fagsystemer i fremtiden. En slik oversikt vil kunne gjøre det enklere å se hva dere har av løsninger i dag, hva dere må utvikle selv og hva som finnes av hyllevare.

Eksempelvis vil vi tro at integrasjon mellom arkivsystem og utsending (Sikker post/Altinn) er en utfordring for flere av deres fagsystemer enn melkekvote. Arbeidet dere nå er i gang med kan derfor med fordel ses på tvers av systemarkitekturen. Difi er i gang med å utvikle en løsning for meldingsutveksling som eventuelt ville kunne dekke dette formålet. Vi anbefaler at dere tar kontakt med Difi og avklarer om denne løsningen kan bidra til å løse behovet. Sekretariatet vil være behjelpelige med å finne riktig kontaktperson.

Konseptfasen (prosjektveiviseren.no/konseptfasen) skal sikre at man får god, relevant og tilstrekkelig informasjon til å beslutte om et nytt prosjekt skal settes i gang, og at man gjør et bevisst og gjennomtenkt valg av konsept. Vi synes det er bra at dere har gjennomført en analyse av nullalternativet. Vi tror imidlertid dere vil ha nytte av å vurdere flere alternativer for hvordan man går videre med prosjektet. Dette kan dere gjøre ved å gå bredere ut i markedet og ha dialog med flere leverandører.

Dere bør vurdere å gå ut med en åpen forespørsel i markedet, spesielt siden dere allerede har utfordret leverandøren deres flere ganger. Med utgangspunkt i en god beskrivelse kan det være aktuelt å vurdere hvilke komponenter markedet kan levere gode løsninger for. Er det mulig å vurdere innovative anskaffelser.

Vi anbefaler at dere utarbeider en gjennomføringsstrategi der dere beskriver hvilke strategier som dere har tenkt til å benytte for å gjennomføre prosjektplanen og nå prosjektets mål, se: prosjektveiviseren.no/planleggingsfasen/utarbeide-gjennomføringsstrategi. Legg opp til en gjennomføring hvor dere løpende kan prioritere hvilken funksjonalitet som er viktigst og at dere kan teste underveis – fortsett å jobbe smidig.

Vi mener at dere har et meget godt grunnlag for å jobbe videre med melkekvote-prosjektet. Vi mener samtidig at det finnes et uutnyttet mulighetsrom i prosjektet. Overordnet anbefaler vi blant annet å involvere brukerne tidligere, vurdere flere konsepter og involvere markedet bedre.

Landbruksdirektoratet ønsket spesielt tilbakemelding på to problemstillinger som nevnt innledningsvis. Digitaliseringsrådet har ikke forutsetninger for å kvalitetssikre de detaljerte estimatene. Vi anbefaler at dere går gjennom usikkerhetsanalysene, særlig for å unngå at samme usikkerhet/risiko har påslag flere steder.

Et tiltak som kan øke tryggheten for estimatene, er at dere sammenligner denne løsningen med omfanget av tilsvarende løsninger andre steder. Disse løsningene behøver ikke å være kvoteløsninger. Vi tror en oversikt over hvilke moduler fagsystemet består av vil gjøre en slik sammenligning enklere. Økt fleksibilitet i hva prosjektet skal levere, med leveranser underveis (smidig utvikling) og læring, reduserer risiko og øker sannsynligheten for en vellykket leveranse.