Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Kulturtanken: Prosjekt Ny portal for den kulturelle skolesekken

Den kulturelle skolesekken (DKS) er en nasjonal satsing som skal bidra til at alle skoleelever i Norge får møte profesjonell kunst og kultur av alle slag.

Ordningen er et samarbeid mellom kultur- og opplæringssektoren på nasjonalt, regionalt og lokalt nivå. Det er fylkeskommunene og kommunene som er ansvarlig for koordineringen regionalt og lokalt. Kulturtanken har ansvar for å forvalte, kvalitetssikre og utvikle ordningen på nasjonalt nivå.

Kulturtanken har også ansvaret for å ivareta utviklingen av nye nasjonale digitale tjenester for hele DKS og skal sørge for effektiv drift av IT-systemer, samt utvikle organisasjonens og ordningens digitale infrastruktur.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

DKS er en kompleks ordning med flere bindinger. Det er mange aktører som skal være med når det gode kulturtilbudet til skoleelever skal utformes, profesjonelle kunstnere skal engasjeres og penger skal fordeles.

Det varierer hvordan midlene fordeles til fylkeskommuner, direktekommuner, kommuner og skoler. Vi forstår at det det er mange hensyn som skal ivaretas og at det i dagens ordning er etablert en praksis som skaper kompleksiteten.

Det er bra at dere har som mål å standardisere på en felles administrativ løsning for ordningen. Vår erfaring er at vesentlig effektivisering er krevende å få til samtidig som man viderefører tidligere etablert praksis.

Vi anbefaler at dere synliggjør overfor departementet hvordan de detaljerte reglene for fordeling av tilskudd fører til økt kompleksitet i ordningen, høyere kostnader og økt risiko når dere skal utvikle et nytt system. Systemet ville kunne være enklere dersom dere samtidig hadde mulighet å utfordre dagens praksis og detaljstyring.

Formålet med prosjektet er å effektivisere administrasjonen av ordningen. Dette handler ofte om å skape en god flyt i oppgavene de ulike aktørene har, og få et system som støtter denne flyten. Dere har identifisert flere hovedprosesser. Vær sikre på at dere fått med alle hovedprosessene som er i ordningen, også tildeling av midler og oppgjør til kunstnere.

Vi anbefaler at dere jobber mer med prosessene slik at aktørenes oppgaver blir synlige. Undersøk hvilke prosesser som kan forenkles og standardiseres.

Dere har som mål at systemet skal møte behovene til mange ulike brukere på flere nivåer. Det vil være forskjell på behovene til en selvstendig kunstner og en institusjon. En stor direktekommune og en fylkeskommune som skal formidle videre til flere kommuner vil også ha ulike behov. Dere må prioritere blant brukerbehovene, ikke alle kan få alt.

Noen helt spesielle behov bør kunne dekkes utenfor systemet. Det er kostbart å lage en løsning som dekker 100% av behovene.

Involver brukerne når dere prioriterer det som gir størst nytte. Metodikk som tjenestedesign og personas, kan være nyttig i dette arbeidet. Personas er fiktive personer, hvor hver enkelt personas beskriver en typisk bruker.

Dere har gjennomført dialog med markedet, det er bra. I konkurransegrunnlaget bør dere beskrive arbeidsprosesser og brukerbehov. Vi anbefaler at dere ikke jobber med ytterligere detaljering av kravspesifikasjonen. Bruk resultatene fra anbefaling to og tre når dere beskriver hvordan systemet skal støtte ordningen. For detaljerte krav til løsningen kan medføre at dere begrenser konkurransen og går glipp av de gode løsningene.

Deres markedsundersøkelser viser at en fremtidig løsning kan bli bygget som en blanding av hyllevare og funksjonalitet og integrasjoner som skal utvikles. Legg vekt på leverandørens kompetanse ved valg. I forhandlingsprosessen kan dere be leverandøren å demonstrere hvordan de har tenkt å løse en del av prosessen. Gjennomfør intervjuer med de konsulenter som vil bemanne nøkkelroller.

Dere har skissert integrasjoner til arkiv- og økonomisystemer. Etabler samarbeid med KS for mulig integrasjon med plattform for digital samhandling med kommunal sektor (FIKS) og felles fylkeskommunale integrasjoner (FINT). Det er viktig for dere at integrasjonene blir effektive og ikke krever omfattende arbeid for de som skal ta systemet i bruk.

Gode integrasjoner vil bidra til at systemet oppfattes som nyttig. Manglende integrasjon vil kunne bli et argument for å ikke ta den nye løsningen i bruk.

Valg av driftsløsning er avhengig av kompetanse og kapasitet i egen organisasjon og kostnader ved alternativene. Be leverandørene om forslag til driftsløsninger for det nye systemet. Dette vil gi dere et bedre grunnlag for å ta stilling til driftsløsning.