Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev KS Digital: Tiltaket Felles Tjenesteplattform

Tydelige mål, en klar strategi og god kommunikasjon vil bidra til engasjement og tilslutning. Det vil også hjelpe dere til å prioritere framover. Dere fortalte at dere er involvert i mange prosesser.

Etableringen av KS Digital skal svare på kjente utfordringer i sektoren. Heller ikke plattformen er målet, men et virkemiddel for reduserte kostnader, økt innovasjonskraft etc. Mange bruker plattformbegrepet, men det kan være krevende å forstå hva plattform innebærer, og det blir ulikt forstått. Mange av løsningene kommunene bruker, er standardløsninger som leveres av markedet. Vi oppfatter plattformens rolle opp mot standardløsninger i markedet som uklar. Det er viktig at målgruppene dere kommuniserer med, forstår budskapet deres og at dere framstår som en forutsigbar aktør. Hvordan vil dere beskrive drømmebildet dersom KS Digital lykkes med plattformen? Hvilke strategiske valg og prioriteringer må dere ta for å bevege dere i retning av drømmebildet?

Hvordan skal viktige målgrupper forstå hva dere og plattformen er, og hvordan skal dere bidra til å løse problemer som kommunene opplever? Hva innebærer plattformen for en kommunedirektør som skal ta viktige valg om digitalisering?

Digitaliseringsrådet anbefaler at dere:

• beskriver drømmebildet dersom KS Digital lykkes med plattformen.
• får fram hvordan dere vil svare på utfordringene i sektoren. Bruk et språk som alle forstår, og som er tilpasset målgruppen(e) dere ønsker å kommunisere dette til.
• avklarer hva løsninger på plattformen skal være i forhold til mange fagsystemer som i dag leveres av markedet. Beskriv hvilke deler som skal være felles og hvilke som skal være lokale. • beskriver hva plattformen skal være for leverandørmarkedet. Vær tydelig på hva leverandørene skal gjøre og hva som er rammene. • prioriterer områder hvor dere kan lage nasjonale minimumsløsninger, ikke lokale maksimumsløsninger.
• jobber videre med effektmålene, gjør dem evaluerbare og lager en strategi (roadmap) med tydelige delmål som dere kan styre mot underveis.

Bakgrunnshistorien deres og behovet for endringer framover kjenner vi oss igjen i. Dere beskriver at tiden for alenegang er forbi.

KS Digital eies og styres gjennom oppdragsbrev fra KS. KS Digital har rollen som gjennomfører, men dere bør i tillegg spille inn tydelige råd og foreslå endringer i rammebetingelser.

Vi er usikre på om dere vil lykkes hvis ikke samtidig kultur, spillerregler og rammebetingelser endres. Spillereglene handler blant annet om hva som skal gjøres sentralt og hva som skal gjøres lokalt og hvordan kommuner skal forholde seg til statlige aktører. Vi oppfatter spillereglene som utydelige, uoversiktlige og spredte. Vi ser heller ikke noen tydelige konsekvenser for dem som bryter spillereglene. For at det skal være lett å gjøre rett, for både statlige og kommunale aktører, må spillereglene være tydelige, tilgjengelige og forstått.

Det kommunale selvstyret på alle felt, samstyringsstrukturen og KS sin rolle som interesseorganisasjon er noen av rammebetingelsene som kan hjelpe dere, men som også kan ha behov for utvikling og endring.

Vi anbefaler at dere:

• er tydelige overfor KS om hva dere trenger av rammebetingelser og fullmakter.
• leverer begrunnede faglige råd og forslag til endringer i rammebetingelser.
• vurderer hvilken kompetanse og erfaring dere trenger for å ta en konstruktiv utfordrerrolle.
• samler, konkretiserer og markedsfører spillereglene for digitalisering.
• er aktive overfor den nylig etablerte kommunekommisjonen.

Det er etablert mange IKT-samarbeid i kommune-Norge. De er ulikt organisert, eid og styrt. Samtidig er det mange grå flekker på kartet, hvor det ikke er samarbeid med andre kommuner.

Vi mener av IKT-samarbeidene representerer en vesentlig kompetanse, kapasitet og gjennomføringskraft. Dere sa i møtet at dere skal bruke det dere har i sektoren og utvikle det dere må. Det tror vi er et godt prinsipp. Da trenger dere kunnskap om hvilke løsninger som allerede finnes og et godt prestisjeløst samarbeid.

Dere vil få økt gjennomføringskraft hvis dere, KS og IKT-samarbeidene har felles mål, felles strategi og et effektivt samarbeid.

Vi anbefaler at dere:

• avklarer hvordan dere skal samhandle med IKT-samarbeidene – hvilke roller dere skal ha og hvilke spilleregler som skal gjelde.
• i disse avklaringene får fram forskjellen på dere som nasjonal aktør og lokale aktører slik at dere ikke risikerer å komme i en konkurransesituasjon internt i sektoren.

Erfaringene med å etablere en funksjon som foretar felles anskaffelser på vegne av flere, er gode. Statens innkjøpssenter og markedsplassen for skytjenester er eksempler på dette. Selv om det kommunale selvstyret står sterkt, kan dere likevel utforske samhandlingen med og bruken av markedet. Det kan være å inngå rammeavtaler på vegne av sektoren eller foreta felles anskaffelser innen området digitale løsninger. Vi tror det vil bidra til at kommunene får nytteverdi raskt.

Det vil gi dere mulighet til å vurdere behovet for oppdeling i komponenter av det som ofte er større standardiserte fagsystemer og bidra til mer innovasjon. Vær tydelige på hvilke deler dere skal kjøpe i markedet, og hva dere skal utvikle selv. Det krever at dere også ivaretar behovene til både små og store kommuner og fylkeskommuner.

Vi anbefaler at dere:

• undersøker og avklarer det juridiske handlingsrommet for å foreta felles rammeavtaler og/eller anskaffelser av digitale løsninger. Herunder hvilke fullmakter dere trenger, og hva felles avtaler innebærer for kommuner og fylkeskommuner.
• utvikler og prøver ut en modell hvor dere gjennomfører felles rammeavtaler og/eller anskaffelser på noen områder.
• tar kontakt med de som har etablert felles innkjøpsfunksjoner og lærer av erfaringene de har.

Dere har en langsiktig målsetting og en stegvis tilnærming. Det er bra og i tråd med god praksis. Det er viktig at dere får fram noen tydelige suksesshistorier og at noen kommuner kan stå fram som ambassadører. Vi mener at det er viktig at utprøving/pilotering blir gjennomført og satt i produksjon i tjenestene. Den beste drahjelpen i markedsføringen får dere av kommuner som har fått nytte av det dere leverer.

Vi anbefaler at dere:

• finner kommuner/fylkeskommuner som vil være pilotbrukere.
• tar utprøvingen helt ut til produksjon av tjenester.
• dokumenterer nytten de får av løsningene, både når det gjelder økonomisk verdi og brukereffekter.

Selv om de strukturelle forholdene er ulike fra land til land, kan det være nyttig å undersøke andre lands erfaringer. De har ulike kombinasjoner med frivillig bruk og tvang til å ta løsninger i bruk. Dere har allerede undersøkt erfaringer fra Danmark.

Vi anbefaler at dere:

• undersøker erfaringer fra flere land, for eksempel Australia, Singapore, Canada, Estland og Belgia.