Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Kriminalomsorgsdirektoratet: Sømløs digital straffegjennomgang

Prosjekt sømløs digital straffegjennomføring (SDS) skal legge til rette for å digitalisere straffegjennomføringen ved å fase ut og erstatte dagens fagsystemer med ett nytt fagsystem.

Om prosjektet

Prosjektet skal inneholde all relevant informasjon knyttet til den domfelte og innsatte gjennom hele straffegjennomføringen og innføre felles arbeidsprosesser.

Prosjektets hovedmål er en enhetlig kriminalomsorg der straffegjennomføring kan planlegges, styres og gjennomføres helhetlig fra begynnelse til slutt. I tillegg skal prosjektet bidra til å effektivisere kriminalomsorgens arbeidsoppgaver og ressursbruk.

I møtet med Digitaliseringsrådet ønsket Kriminalomsorgsdirektoratet i hovedsak å drøfte:

  • gevinstrealisering
  • innføringsstrategi

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Dere har nedskalert prosjektet sammenlignet med planene i 2014. Slik dere presenterer prosjektet nå fremstår det som et effektiviseringsprosjekt hvor dere vektlegger prosessene til ansatte i kriminalomsorgen. Vi anbefaler at dere kobler prosjektet tettere opp til hvordan dere vil utvikle kriminalomsorgen for fremtiden.

Hvor ønsker dere å være om 5 år, og hvordan skal prosjektet bidra til dette?

Prosjektet vektlegger effektivisering og interne forbedringer i kriminalomsorgen. Hvilke forbedringer vil prosjektet bidra til for brukeren? Vi anbefaler at dere beskriver disse, og hva som må skje internt i kriminalomsorgen for at dere skal lykkes. Ta perspektivet utenfra og inn. Lag ulike brukerreiser for å få de utenfor prosjektet til å skjønne hvor prosjektet er og hva det skal bidra til.

Knytt det også til reisen som starter før den straffedømte kommer til kriminalomsorgen, og etter at personen er ferdig i kriminalomsorgen, “reisen fra A til Å”. Vis frem sammenhengene og betydningen for utviklingen av kriminalomsorgen.

Hva vil prosjektet bidra til for de straffedømte, hvordan vil prosjektet påvirke andre aktører i kriminalomsorgsreisen?

Kriminalomsorgen står foran store endringer, og dere avventer en mulig beslutning om omorganisering av regionene. En omorganisering kan gi nyttig drahjelp til de endringer som kommer som følge av SDS-prosjektet.

Dere fortalte at et lignende prosjekt i Danmark har blitt stoppet, og at dere har tett kontakt med dem for å lære. Ta den tiden dere trenger for å se på hva som har gått galt i Danmark og hva dere kan gjøre for å unngå de samme feilene.

Som ny direktør bør du være trygg på hvordan dette prosjektet kan løse sentrale utfordringer i kriminalomsorgen. Har dere tilstrekkelig finansiering? Har dere med dere organisasjonen til å gjennomføre prosjektet med de konsekvensene som er beskrevet?

Vi anbefaler derfor at dere tar den tiden dere trenger for å gjennomføre prosjektet på en god måte.

Dere har en offensiv plan for å realisere gevinster. Justisdepartementet har dessuten pålagt dere å realisere gevinstene på et tidligere tidspunkt enn dere selv hadde planlagt. Det vil kreve mye av kriminalomsorgen å gjennomføre prosjektet, innføre det nye systemet og håndtere endringene som følger av dette. Dere må også påregne «pukkelkostnader».

Erfaringene fra andre tilsier at produksjonen vil falle. Dette vil kunne begrense handlingsrommet dere trenger.

Vi anbefaler derfor at dere går gjennom gevinstplanene på nytt. Klarer dere å realisere gevinster i det tempoet Justisdepartementet ønsker?

Dere har jobbet med å sette tall på gevinstene og hvordan dere skal realisere dem. Det er bra. Vi anbefaler at dere nå starter med å planlegge gevinstarbeidet mer detaljert. Beskriv hvem som er gevinsteierne. Hva skal til for å realisere gevinstene? Bryt det ned i planer som er troverdige. Hvem er ansvarlig for prosessene?

Trekk de ansvarlige, gevinsteierne, tett på prosjektet. Ikke undervurder hvor mye tid det tar å følge opp dette. Se dette i tilknytning til arbeidet med gevinstplanene, se anbefaling 4.

Prosjektet har mange usikkerheter. Vi anbefaler at dere kartlegger de interne risikoene, risikoer dere selv har ansvaret for og ytre risikoer, som for eksempel endring av regelverk. Beskriv hva dere trenger av endringer for å lykkes med prosjektet og legg en plan for dette. Kommuniser til departementet hva dere er avhengige av når det gjelder regelverk og innen hvilken frist.

At medarbeiderne ønsker prosjektet er et godt utgangspunkt. Noe av det viktigste fremover er å engasjere medarbeiderne og gi dem eierskap til prosjektet. Hvilke grep kan dere gjøre for å få medarbeiderne med på endringsreisen kriminalomsorgen står ovenfor? Lag møteplasser for å få frem hvordan de vil få en enda bedre arbeidshverdag. Hvordan kan dere involvere gode og engasjerte superbrukere og fanebærere for det nye?

Dere har allerede sett på kriminalomsorgen i andre land, men andre etater kan også gi dere inspirasjon. Domstolsadministrasjonen (DA) er også en del av straffesakskjeden.

Digitaliseringsrådet behandlet prosjektet Digitale domstoler i 2016. DA jobbet godt med å fremstille behov, brukerreiser og mål for prosjektet. De har kommet langt i å gjennomføre prosjektet.

Tolletaten jobber meget strukturert med å tilpasse organisasjonens prosesser til standardløsninger. Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet har jobbet med innføringsprosjekter samtidig som de har omstilt virksomheten.

Dere tenker å innføre løsningen på mange lokasjoner samtidig. Tenk også igjennom hvordan dere skal forvalte løsningen. Hvordan skal brukerstøtte på alle nivåer og kontorer være organisert? Er infrastrukturen på plass? Hvor skal dere gjennomføre opplæringen? Det er mange detaljer som må inn i planene. Lag innføringsplaner i tett samarbeid med ressurser fra alle nivåer og test planene flere ganger.

Dere har jobbet med å forberede et nytt system siden 2014. Dere fortalte i møtet at dere har utfordringer knyttet til både kvaliteten på gamle data og konverteringen av disse. Er det mulig at ny teknologi kan hjelpe dere med å konvertere historiske data i stedet for å registrere dem på nytt?

Vi anbefaler at dere går dialog med markedet om dette. Dersom dere skal legge inn historiske data i nye systemer, bør dere legge en plan for hvordan dere raskt skal gjennomføre dette med god kvalitet. Dette vil gjøre det mulig å avvikle gamle systemer, og gjør det enklere å realisere gevinstene.