Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Konfliktrådet: Prosjekt digitalisering i Konfliktrådet

Formålet med prosjektet er å digitalisere prosessene mellom brukerne og Konfliktrådet, mellom samhandlingspartnerne politiet/påtalemyndigheten, domstolene og kriminalomsorgen og konfliktrådet, samt internt i virksomheten.

Prosessene med omverden er i dag i hovedsak manuelle og papirbasert, og interne prosesser understøttes kun delvis ved at et arkivsystem anvendes for saksregistrering.

Problemområder Konfliktrådene trekker frem:

  • Det finnes ikke tilfredsstillende systemstøtte for å følge sin sak og samhandle med representanter for konfliktrådet. Konfliktrådene er straffegjennomførere – men er system-messig ikke en integrert aktør i straffesakskjeden.

  • Dokumenter skrives ut på papir fra systemer hos politiet / påtalemyndigheten og domstolene, sendes i fysisk ikke-rekommandert post til konfliktrådet, registreres manuelt inn i nytt system og innskannes.  Saksdokumenter sendes fra konfliktrådskontorene til meklerne i fysisk ikke-rekommandert post. Meklerne har ingen form for systemstøtte.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Vi mener dere har startet riktig og godt med å kartlegge de ulike prosessene i Konfliktrådet. Neste steg er å analysere og se på forbedringsmuligheter. Vi anbefaler at dere samtidig vurderer i hvilken grad arbeidet dere nå har startet opp kan bidra til fornyelse og om det er mulig å løse dagens oppgaver annerledes.

Dere bør stille der følgende spørsmål: Finnes det arbeidsoppgaver/rutiner vi kan forenkle eller fjerne helt? Kan vi løse arbeidsoppgavene våre på nye måter? Kan vi endre arbeidsprosessene eller organisere tjenestene våre annerledes?

Prosjektet har som mål å digitalisere alle prosessene til Konfliktrådet. Dette blir et omfattende arbeid. En trinnvis tilnærming kan bidra til å redusere risikoen. Når dere skal planlegge implementeringen bør dere vurdere en pilot, eller å starte ut med en begrenset del av konfliktrådet. For eksempel kan dere vurdere å starte med ett av de 22 konfliktrådene og et utvalg meglere.

Er det en type sak som egner seg, og hvilke meglere bør være med, for eksempel en profesjonell megler med mange saker og en som har få saker.

Vi anbefaler at dere bruker smidig utviklingsmetodikk og leverer nytte underveis. En felles forståelse for mål og hvilke behov prosjektet skal dekke må ligge til grunn for det dere skal utvikle. Klare prioriteringskriterier for ønsker og behov vil gjøre dette arbeidet lettere. Det som gir størst nytte bør prosjektet levere først.

Et annet viktig suksesskriterium er å få løpende tilbakemeldinger fra brukerne. Ved å levere deler av løsningen underveis, vil dere kunne feile raskt, uten for store kostnader, lære av det som ikke fungerte, og justere det videre arbeidet.

Konfliktrådet er en forholdsvis liten organisasjon, men har mange brukere. Dere beskriver at organisasjonen er overmoden for disse endringene. Det er et godt utgangspunkt at det er vilje og at organisasjonen har lyst til å endre seg. Samtidig er det viktig å ikke overvurdere organisasjonens modenhet når det gjelder dette. Det kan særlig gjelde de 550 meglerne, men også andre interessenter.

Vi anbefaler at dere får med dere noen meglere som vil være fyrtårn. Med fyrtårn mener vi i personer som kan gå og, med motivasjon og engasjement, demonstrere fordelene med de nye løsningene. Er det noen meglere dere kan trekke på og som dere kan involvere mer i prosjektet enn andre?

Det er vanskelig å se graden av usikkerheten i prosjektdokumentasjonen slik den er nå. Alle prosjekter har risikopåslag, og det er viktig at også dere er tydelige på usikkerhet og risikopåslag. Når dere har bestemt dere for konseptet, bør dere kartlegge og beskrive hva som driver kostnadene positivt og negativt. Vær konkrete på enkeltfaktorer som påvirker usikkerhetene i prosjektgjennomføringen.

En viktig aktivitet er å kartlegge og beskrive usikkerhetene når dere skal ta de nye løsningene i bruk. Med dette mener vi at dere må se på hva som kan gjøre at løsningene ikke vil kunne brukes som tenkt.

Er det for eksempel usikkerhet rundt det tekniske utstyret, har meglerne nødvendig kompetanse og hvilken opplæring krever det? Beskriv tiltakene for å redusere risikoen og hvem som er ansvarlig for å de følge opp.

Dere er en del av straffesakskjeden. Det nye ESAS-systemet,elektronisk samhandling mellom aktørene i straffesakskjeden, er viktig for å digitalisere prosessene gså i Konfliktrådet. Å motta dokumenter elektronisk er avgjørende for å effektivisere saksflyten. Justisdepartementet er oppdragsgiver for ESAS-prosjektet.

Vi anbefaler at dere fortsetter den pågående dialogen med departementet og de ulike aktørene i ESAS, slik at dere får koblet dere på systemet når det er klart til bruk. Vi mener dere har gode forutsetninger for å kunne bli en del av dette samarbeidet. Be om å få tilgang til metadata-modellen, slik at dere kan planlegge for hva dere kan gjøre for å koble dere på systemet.

Dere har allerede kartlagt prosessene og beskrevet brukergruppene deres. Dere har heller ikke avhengigheter til gamle saksbehandlingssystemer. Dette er et godt utgangspunkt for å gå i dialog med markedet om ulike måter å løse behovene deres på.

God dialog med flere leverandører vil åpne opp for forslag til hvordan dette kan løses uten at dere forplikter dere overfor leverandørene. Leverandørene kan ha kompetanse som dere ikke har, og erfaring fra hvordan lignende utfordringer er løst.

Ikke-funksjonelle krav er rammene for systemet, for eksempel responstid, oppe-tid, ressursforbruk, antall samtidige brukere og lignende. Dette er et område det kan være viktig å jobbe med i begynnelsen av et prosjekt.

Vi anbefaler at dere operasjonalisere kravene i henhold til ISO-standarden. Det krever litt mer arbeid i starten, men da kan dere unngå teknisk gjeld.