Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev IMDi: Prosjekt Nytt nasjonalt tolkeregister

Løsningskonseptet har endret seg siden forprosjektet. Hoveddelene slik det fremstår nå er selve registeret, søkefunksjonalitet, tolkekortet og integrasjon med lokale registre, modernisert folkeregister og politiet. Dere starter smått og vi forstår behovet for at dere nå i første fase avgrenser prosjektet. Samtidig ønsker vi å understreke viktigheten av at dere ikke begrenser dere i for stor grad.

For å unytte mulighetene som ligger i den nye løsningen, bør dere også sørge for prosjektet legger til rette for ulik funksjonalitet. I tillegg anbefaler vi at dere ser på mulighetene som et nytt tolkeregister vil gi.

• Kan dere stille krav om at det kun er kvalifiserte tolker, hentet fra tolkeregistret, som skal brukes? Dette vil kraftig øke motivasjon til å registrere seg. Det vil også redusere samlet tidsbruk for vedlikehold av opplysninger i flere lokale registre.

• Markedsaktører vil kunne bruke informasjon i registret til å lage gode tjenester. Hvordan kan dere stimulere bransjen til å utvikle innovative løsninger som bidrar til bedre utnyttelse av kvalifiserte tolker?

Dere forteller at det nåværende tolkeregisteret er lite kjent. Når dere lager nytt register må dette også fylles med informasjon om nye tolker. I tillegg må tolkebrukere – og formidlere velge å bruke kvalifiserte tolker. Et register i seg selv vil ikke løse problemet. Ikke undervurder ressursene det vil kreve og ta høyde for dette når dere planlegger implementeringsaktivitetene.

For at IMDi skal oppnå målet om økt bruk av kvalifiserte tolker, må offentlige tolkebrukerne velge kvalifiserte tolker. En av de problemstillingene dere ønsket å drøfte var hvordan dere best kan sikre samarbeidet med mange og store aktører. Dere bør etablere samarbeid på flere nivåer, fra saksbehandler til direktør. Noen etater har erfaring med å etablere overordnede samarbeidsavtaler med andre etater for å sikre gjensidig samarbeid og leveranser, utover et konkret prosjekt.

Vi mener at toppleders engasjement overfor andre toppledere vil være av stor betydning for at registeret skal bli brukt av alle og at tolkebrukere og tolkeformidlere faktisk velger å bruke kvalifiserte tolker.

Dere har flere viktige avhengigheter til Politidirektoratet og Skatteetaten. For at dere skal lykkes med prosjektet må dere samarbeide godt med disse.

Vi anbefaler at dere lager strukturerte oppfølgingsplaner som beskriver tiltak og ansvarlig person for hver avhengighet. Utarbeid eskaleringsrutiner som viser hvem som skal gjøre hva dersom forutsetningene for prosjektet endres.

Vi anbefaler videre at dere involverer departementet når det gjelder disse eksterne avhengighetene. Avklar med departementet hvordan de kan bidra til at samarbeidspartnere i de andre sektorene forplikter seg.

Ny tolkelov kan være et kraftfullt virkemiddel for økt bruk av kvalifiserte tolker. Vi oppfattet i møtet at det er usikkerhet om innholdet i loven og når ny tolkelov blir vedtatt. Utfall og fremdrift av ny tolkelov påvirker prosjektet. Vi anbefaler at dere kommuniserer denne usikkerheten overfor departementet. Beskriv hva dere kan oppnå med og uten støtte i ny tolkelov og konsekvensen av eventuell forsinkelse i behandlingen av ny tolkelov.

Målet for prosjektet er økt bruk av kvalifisert tolk og økt kvalitet på IMDis tjenester. For å kunne si om dere lykkes med prosjektet eller ikke, og gjennomføre god styring underveis i prosjektet, må dere gjøre de kvalitative målene målbare. Legg til rette for nullpunkts-målinger, som gjør at dere kan følge utviklingen over tid.

Lånekassen og Statens pensjonskasse har erfaring med å gjøre kvalitative gevinster målbare og som gjør det mulig å prioritere opp mot kvantitative gevinster.

Et av målene for prosjektet handler om å få bedre statistikk på tolkeområdet. Deler av grunnlaget for statistikken oppstår ved bruk av tolk, og mye av denne informasjonen vil ligge i bestillingsløsningene til ulike tolkebrukere og -formidlere.

For at dere skal lykkes med statistikkformålet, må dere allerede nå beskrive hvilken statistikk dere ønsker og hvilke data dere trenger. Skisser integrasjonene i løsningskonseptet. Gjør avtaler med de som henter data fra det nye registeret om hvilken informasjon som skal føres tilbake til tolkeregistret. Planlegg for standardiserte grensesnitt, også om dere ikke kan implementere dem i starten.

Dere har et tett samarbeid med de store formidlerne av tolketjenester. Dette er bra, spesielt for å sikre at integrasjonene mellom systemene blir vellykket.

Å involvere brukerne på en god måte i alle faser av arbeidet er avgjørende for at dere skal klare å levere et tolkeregister som blir brukt. Sørg også for å involvere tolkebrukere uten bestillingssystem på en hensiktsmessig måte. Et av problemene er at mange potensielle brukere ikke kjenner til dagens tolkeregister. Involver disse i prosjektet slik at deres behov blir ivaretatt.

Tolkekortet skal dokumentere at tolkene står oppført i Nasjonalt tolkeregister og dermed er kvalifisert for tolkeoppdrag. Etter en anbefaling fra Agenda Kaupang besluttet Justis- og beredskapsdepartement at det er politiet, ved hjelp av deres nye saksbehandlingssystem, som skal utlevere fysiske tolkekort.

Dette er en viktig avhengighet og en stor usikkerhetsfaktor for prosjektet. I tillegg innebærer dette et viktig kostnadselement. Ulempen med et fysisk kort er at det viser den informasjonen som var i registrer når det ble produsert. For eksempel vil en statusendring for tolken fra godkjent til ikke godkjent ikke være oppdatert i det fysiske kortet.

Digitaliseringsrådet er spørrende til om dette kortet må være fysisk. En digital løsning for tolkekortet vil sikre at kortet viser tolkens oppdaterte status i registret til enhver tid. Kan for eksempel tolkekortet kunne løses ved en app hvor tolken logger seg på via ID-porten og som henter data fra tolkeregistret? Dette kan også redusere kostnadene.

Dere opplyste i møtet at IMDi skal finansiere systemutvikling som er nødvendig for håndtering av tolkekort hos politiet. Budsjettbehov for dette er uavklart. Vi anbefaler dere å avklare denne usikkerhet så snart som mulig basert på den løsningen som IMDi velger.