Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Helsedirektoratet: Enklere digitale tjenester – EDiT

Prosjektet skal digitalisere og automatisere Helfos arbeidsprosesser.

Helsedirektoratet ved Helfo har behov for å digitalisere og automatisere sine arbeidsprosesser. Dette skal gi effektiv bruk av egne ressurser og tilby gode digitale tjenester til andre helseaktører og innbyggere.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Selv om dere har laget god styringsdokumentasjon, kommer ikke ambisjonsnivået i programmet helt klart frem for oss. Vi anbefaler at dere beskriver leveransene innen hvert prosjekt på en tydeligere måte. Hvilken nytte skal de enkelte leveransene ha for de ulike interessentene?

Vi ser at dere har hatt tidlig og god involvering av Helfo og helseaktører i programmet. Det er svært mange interne og eksterne aktører som må endre arbeidsformer, organisering og kultur som følge av dette programmet. Hvordan er samarbeidet med aktørene som dere er avhengige av leveranser fra? Vi anbefaler at dere kontinuerlig involverer alle interessenter, slik at dere fanger opp behov og kan justere kursen på programmet underveis.

Dere har et godt grunnlag for å lage den gode historien! Nå må den konkretiseres, og mange må bidra. Selv om toppleder har en viktig rolle i å kommunisere hvorfor endringene dere skal gjennom er viktige og riktige, er det ikke han alene som skal lage den historien som engasjerer internt og eksternt. De som jobber i prosjektet, må sammen med ham bygge den gode historien. Når dere har en god historie, må toppleder fortelle denne – igjen og igjen! Helsedirektøren bør helst bruke sitt eget språk når han formidler hva han ønsker å få til med programmet og hvilke gevinster dere skal oppnå. Det kan ofte være hensiktsmessig å fortelle historien med utgangspunkt i ulike brukere og endringsreisen de skal gjennom, slik som Helfos ansatte, helsepersonell og innbyggere.

For å lykkes med Edit, er det behov for endringer i lov og regelverk. Vi anbefaler at dere går i tett dialog med departementet, og forklarer hvilke endringer dere trenger, og når dere trenger dem. Dere bør lage en omforent avtale med departementet om lov- og regelverksendringer dere er avhengige av, slik at dere sikrer forutsigbarhet i fremdriften.

Dere har gjort et godt stykke arbeid med å beskrive effektmål og resultatmål for programmet. Vi anbefaler likevel at dere konkretiser gevinstene ytterligere og også gjør det enda tydeligere hvem som har ansvar for å realisere disse. Gjør gevinstene målbare. Det er bra at direktøren i Helfo sitter i programstyret. Særlig i forbindelse med gevinstrealisering, er det viktig at ledelsen i Helfo er med å utarbeide rammeverket for hvordan dere skal jobbe med gevinstrealisering og hva som er realistiske gevinstuttak. Det er bra at dere driver kontinuerlig nyttestyring.

Vi anbefaler at dere ruster dere for kontinuerlig endring. Både Helsedirektoratet og Helfo må endre seg i takt med endringene i omgivelsene. Se på tjenesteutvikling som en kontinuerlig prosess – dere blir aldri ferdig med utvikling og endring. Fremover kan dere prioritere hvilke tjenester dere skal utvikle. Porteføljestyring blir i denne sammenheng en liste over tjenester, med forslag til forbedringer og tiltak.

Det er mange virksomheter som er i lignende omstilling som dere. Vi anbefaler at dere tar kontakt med virksomheter som har lykkes med sine digitaliseringsprosjekter. Da kan dere både få del i erfaringer om selve programarbeidet, og også om hvilken rolle toppleder må ha for at programmet skal få gode forutsetninger for å lykkes. Virksomheter dere kan snakke med er for eksempel Skattedirektoratet, Statens pensjonskasse, Lånekassen og NAV.