Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Enova: Prosjekt 42

Enova har en visjon om å skape livskraftig forandring og en ambisjon om å gå foran som et godt eksempel på effektivitet i offentlig forvaltning. Prosjekt 42, P42, er et program for helhetlig virksomhetsstyring og organisasjonsutvikling.

Programmet skal videreutvikle Enova i tråd med nytt målbilde og endrede krav. Satsingen vil være i tråd med regjeringens avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform.

Det er identifisert et betydelig potensiale for å hente ut både kvantitative og kvalitative effekter gjennom en målrettet satsing de nærmeste årene.

Bruk av moderne teknologi for å forenkle og effektivisere arbeidsprosesser, og forbedre brukeropplevelsen eksternt og internt vil stå sentralt.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Dere ønsker å snu ressursbruken fra markedsutvikling, og «å rette opp gamle feil i bygg», til å være en pådriver for innovasjon og teknologiutvikling. Dette innebærer å endre fokus fra en type arbeidsprosesser til å vektlegge en annen. Dere bør lage en endringshistorie som gjør det enkelt å forstå hva dere vil gjøre og hvorfor.

Bruk enkle og konkrete eksempel som mottakeren forstår, for eksempel tilfellet fra det «grønne» til det «røde». Få frem behovet for endring. Hva er problemet og hva ønsker dere å oppnå? Dette bør dere beskrive for alle prosjektene i programmet.

Enova har mange tilbud og mange brukergrupper. Vi anbefaler at dere beskriver hvilke målgrupper dere har og hvilket tilbud som retter seg mot de ulike målgruppene.

For å sikre at dere kan ta til dere fremtidens arbeidsformer raskt, er det viktig at dere har systemløsninger som videreutvikles og er fleksible. Bygg videre på samarbeidet med NTNU – dette vil utfordre dere videre. Fortsett å bruke studenter til å skrive oppgaver på områder dere ønsker svar på.

Velg noen få mål som er strategisk viktige og gjør dem målbare. Blant annet er et av målene å gjøre Enova til relevant aktør. Dere kan stille noen gode spørsmål til aktuelle interessenter og brukere i en quest-back. Hvordan opplever de dere nå? Etabler et 0-punkt for måling og still samme spørsmål senere for å se om tiltakene har hatt effekt.

Dere har mange utviklingsaktiviteter som pågår samtidig som p42. Både p42 og utviklingsaktivitetene har samme mål; å fornye Enova. Vi anbefaler derfor at dere samler alle aktivitetene og prosjektene i ett program. En programorganisering vil kunne gi klarere styringslinjer, bedre håndtering av avhengigheter og en mer helhetlig tilnærming til gevinstarbeid. Vi anbefaler også at programlederen er en del av ledergruppen.

Prosjektveiviseren er en styringsmodell for prosjekter. Denne har noen mekanismer som dere ikke har tatt i bruk. Prosjektene har ulik fremdrift og faseoverganger. De kommer ikke til å gå i takt og vil ha ulike gjennomføringsfaser. Dere bør derfor lage faseplaner for de ulike prosjektene. Beskriv hvilke resultater dere skal oppnå i de ulike fasene.

Dere har et mer detaljert grunnlag for prosjektet enn det vi har sett, blant annet prosessanalyser hvor dere har kartlagt potensiale for å effektivisere. Dette er et godt grunnlag for å kartlegge og planlegge gevinstene. I arbeid med gevinster er det viktig å utpeke gevinsteiere og å involvere dem på et tidlig tidspunkt.

Har dere prosesseiere som vil være naturlige gevinsteiere? Tenk gjennom hvordan dere kan involvere dem i det videre arbeidet. Hvor godt forankret er de funnene som lå til grunn for beregninger av spart tid etc.? Dersom de ikke er forankret hos de som skal ta dem ut, så gjør det nå.

Per i dag er ikke IT-lederen en del av ledergruppen. Fordi teknologi er en sentral del av virksomhetsutviklingen i Enova kan det være en stor fordel om IT-lederen blir en del av ledergruppen.

Skill på drift/støtte-prosesser og innovasjon og teknologi. Bruk interne ressurser til å utvikle nye prosesser og løsninger. Vurder om det er mulig å rullere på ressursene dere bruker til å utvikle virksomheten, slik at flere får mulighet å bygge kompetanse på det nye og slik at ikke fagressursene blir for lenge borte fra sin kjernekompetanse.

I gitte situasjoner kan dere vurdere å bruke eksterne ressurser til å holde driften i gang og interne ressurser til å jobbe med utvikling. Kan programmet bli en ny karrierevei slik at de ansatte også blir motivert til å prioritere utviklingsoppgavene som ligger her?

Dere har vurdert usikkerhetene overordnet for programmet. Det er også identifisert risikoreduserende tiltak. Vi anbefaler at dere detaljerer de mest sentrale usikkerhetene og konkretiserer tiltak for å redusere usikkerheten. Beskriv hvem som er ansvarlige for å gjennomføre tiltakene. Følg opp tiltakene som en del av dialogen i styringsgruppen.

Justervesenet har kjørt gode prosesser med leverandørdialog og kontraktsinngåelse. Disse vil være nyttige å innhente erfaringer fra. Vi anbefaler at dere tar kontakt med Justervesenet og hører om deres erfaringer fra dette arbeide.

Dere fortalte at dere ønsker å involvere markedet, blant annet gjennom leverandørkonferanse. Vi støtter en slik tilnærming og anbefaler at dere tar kontakt med Difis fagmiljø for offentlige anskaffelser.