Formålet med prosjektet er effektivisering og kvalitetsforbedring hos tilsynsmyndighetene og virksomhetene.
Virksomhetene skal oppleve mer helhetlig behandling, et koordinert og mest mulig samordnet tilsyn fra myndighetens side, som en følge av ytterligere samordning mellom tilsynsmyndighetene.
De sju etatene som jobber med prosjektet er Arbeidstilsynet, Direktoratet for strålevern og atomsikkerhet (DSA), Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB), Miljødirektoratet, Næringslivets sikkerhetsorganisasjon (NSO), Petroleumstilsynet og Statens helsetilsyn. Det er et ønske om å kunne inkludere flere tilsynsmyndigheter, i tillegg til enheter som brannvesenet, lokale el-tilsyn og Mattilsynet.
Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet
Vi forstår at prosjektet er et steg på veien til å behandle virksomhetene i arbeidslivet på en helhetlig måte. Virksomhetene skal oppleve et koordinert og mest mulig samordnet tilsyn fra myndighetenes side. Dere stiller spørsmål om en felles virksomhetsportal er et lurt valg å sikte mot som beskrevet visjon? En portal kan være ett av flere produkt, men er ikke et mål i seg selv. Vi anbefaler at dere formulerer en visjon som andre vil slutte seg til og strekke seg etter. Fortell historien om hvordan prosjektet er et skritt på veien mot det dere ønsker å oppnå. En del av historien kan være når FTD skal fases ut. Vurder om dere skal sette et mål for når FTD skal avvikles for å fremme en raskere utvikling.
Prosjektet skal jobbe mot «en framtidsrettet distribuert løsning, med deling av gode data basert på sanntidsuttrekk fra autoritative kilder». Hva vil dette si for arbeidshverdagen til tilsynsmyndighetene? Det er viktig at tilsynsmyndighetene skjønner hva prosjektet innebærer for dem. Hvordan skal de hente ut gevinster etterpå? Beskriv dette både for de etatene som dere samarbeider med i prosjektet og de andre tilsynsmyndighetene. Unngå at forklaringen blir for teknisk. Beskriv hvilken nytte dette prosjektet skal gi.
Når resultatene fra prosjektet skaleres opp, skal de kunne være nyttige for alle tilsynsmyndighetene. Forskjellige brukere har ulike behov. Vi anbefaler at dere allerede nå involverer flere tilsynsmyndigheter. Skaff dere en oversikt over aktørene, også de kommunale, og hvilke roller de spiller i målbildet. Vis dem hvordan prosjektresultatene vil påvirke dem når de skaleres opp.
Tilsynsobjektene er viktige. De skal oppleve et samordnet tilsyn. Hvordan kan dere i fremtiden identifisere og fortelle suksesshistoriene om hvordan prosjektet deres har forenklet hverdagen for virksomheter og næringsliv? Dere kan visualisere en fremtidig tilsynsvirksomhet ved å vise til for eksempel innsparing, effektiviseringer og tilsynsobjektenes positive opplevelse av samordnet tilsyn.
Dere forteller at prosjektet skal være ferdig 2021 og dere beregner at gevinster kommer fra 2022. Vi anbefaler at dere fortløpende arbeider med identifiserte gevinster, nye gevinster og hvordan dere skal hjelpe med realiseringen av disse utover prosjektets levetid. Sett mål som er målbare. Nullpunktsanalyser er ikke den eneste måten å gjøre dette på. Ha smarte mål og vær konkret på hva dere vil oppnå.
Når dere jobber aktivt med realisering av gevinster og involverer andre etater, vil dere oppdage nye gevinster og alternative måter å løse oppgavene på. Dere kan også oppdage nye usikkerheter og risikoer. Vi anbefaler at dere lager en risiko- og mulighetsmatrise. Slik kan dere samle gode ideer og synliggjøre usikkerheter og videreføre dem til de som skal jobbe med dette etter prosjektet ferdig.
For å hente ut gevinster hjelper det å ha gevinsteiere/gevinstansvarlige som er tett på og har kapasitet til å jobbe med gevinstarbeidet. For eksempel har Fiskeridirektoratet i et prosjekt valgt å bruke gevinsteierrollen hovedsakelig til kommunikasjon og markedsføring, for å sikre at aktørene tok i bruk det som ble utviklet.
Deling av data vil alltid ha et aspekt av sikkerhet ved seg. Dere forteller at dere har en egen budsjettpost for en dedikert rolle i prosjektet for sikkerhet. Dette støtter vi. Dere er involvert i Digitaliseringsdirektoratets prosjekt om deling av data. Det kan være hensiktsmessig å kontakte Datatilsynet som kan svare på spørsmål og gi gode råd. De har en sandkasse for deling av data som kan være aktuell for dere. Digitaliseringsdirektoratets kompetansemiljø for informasjonssikkerhet vil kunne bistå med råd og veiledning.
Prosjektet er initiert av tilsynsdirektørene for et utvalg etater. Vi anbefaler at direktøren i Arbeidstilsynet sikrer god forankring av prosjektet hos andre tilsynsdirektører. Denne forankringen er viktig fremover, når resultatene skal bli synlige for omgivelsene. Det er nødvendig å sikre tilstrekkelig prioritet i de ulike etatene, slik at de gjør tilpasninger i sine systemer.
Prosjektet har et veldig teknisk navn. Kan dere finne et bedre navn på prosjektet og det påfølgende arbeidet? Et navn som på enkel måte forklarer hva det går ut på fra brukernes perspektiv? For eksempel felles delingsplattform for tilsynsmyndigheter?