Automatisering kutter ventetiden for å bli norsk

Digitaliseringsprisen 2022: For tusenvis av søkere om statsborgerskap er svartiden redusert fra måneder til timer. Dette er mulig takket være er et imponerende digitaliseringsprosjekt i Utlendingsdirektoratet.

Gruppebilde av UDI-ansatte som har jobbet i prosjektet
Sentrale folk i arbeidet har vært (f.v.) Øystein Tonstad Leknes, seksjonssjef statsborgerskap, Kristin Sverdrup Efjestad, produkteier automatisering, Laila Enerstvedt Fimreite, seksjonssjef IT, prosess og virksomhetsstøtte, og
Robert Rødsten, fagdirektør for teknologi.
Foto: UDI

Nå blir om lag hver tredje søknad behandlet automatisk. Ni av ti av disse søknadene innvilges, og søkerne får svar med én gang. Det er bra for dem og bra for oss. Vi får mer tid til å behandle komplekse saker, sier Robert Rødsten, fagdirektør for teknologi i Utlendingsdirektoratet (UDI).

Automatiseringsprosjektet til UDI er én av tre finalister til Digitaliseringsprisen 2022, som deles ut 22. august under den årlige Digitaliseringskonferansen.

Dobling i søknader om statsborgerskap

Tidligere ble alle søknader om statsborgerskap behandlet manuelt. Dette gjorde at det kunne ta lang tid å få svar, i noen tilfeller opptil ett år. I 2020 økte antall søknader med mer enn 100 prosent. Skriften stod på veggen: Automatisering måtte til!

– Skulle vi klare å oppfylle målet om både raskere svartid og bedre kvalitet i saksbehandlingsarbeidet, måtte vi tenke nytt. Vi hadde allerede en del erfaringer med automatisering, samtidig som den kontinuerlige utvikling i teknologien ga oss nye muligheter, sier produkteier Kristin Sverdrup Efjestad.

Sammen med konsulentselskapet Computas gjennomføres prosjektet i små og tverrfaglige, smidige utviklingsteam, med brukeren i sentrum. En viktig del av innsatsen ligger i å gjøre prosesser og regler både maskin- og menneskevennlige.

– Vi har god dialog med Kunnskapsdepartementet. De har vært svært lydhøre for innspill om hvordan lovverket kunne bli mer digitaliseringsvennlig. Vi har gått igjennom lovverket og søknadsprosessen, og modellerte alt ned til minste objektive kriterium. På den måten kan en maskin gjøre vurderinger på en forutsigbar og korrekt måte, sier Sverdrup Efjestad.

Føler loven blir tydeligere

Dette betyr likebehandling i alle saker, samtidig som det er enkelt for saksbehandlerne å forstå vurderingene programvaren har gjort. De kompliserte og sammensatte sakene blir alltid behandlet av et menneske.

– Vi har jobbet tett med saksbehandlerne våre gjennom hele prosjektet, og de er fornøyde med den nye løsningen. De slipper kjedelig rutinearbeid, og flere har fortalt at de synes lovverket er mer tydelig nå. Det gir dem trygghet og forutsigbarhet i arbeidshverdagen, sier Maren Tveitereid, som er funksjonell arkitekt og har jobbet med automatisering i UDI siden 2014.

Løsningen utmerker seg også ved å strekke seg på tvers av forvaltningen. Hver søknad om statsborgerskap sjekkes nemlig opp mot et tyvetalls tjenester, noe som har krevd både tid og ressurser. Den automatiserte løsningen henter data fra blant andre Folkeregisteret, Skatteetaten, Utlendingsdatabasen og lokale politidistrikt.

Mer automatisering på vei

Suksessen med statsborgerskapsprosjektet baner nå vei for videre satsing på automatisering i UDI.

– Løsningen er i tråd med myndighetenes digitaliseringsstrategi, og er et viktig steg i den retningen vi ønsker å ta UDI. Nå har vi økt kunnskapen om mulighetsrommet vårt, og vi er allerede i gang med nye automatiseringsprosjekter – blant annet knyttet opp mot ukrainske flyktninger til Norge, sier IT-direktør Robert Rødsten.

UDI er en av tre finalister til Digitaliseringsprisen 2022.

Dette er Digitaliseringsprisen

  • En pris som kårer årets digitale suksesshistorie i offentlig sektor.
  • Vinneren kåres på Digitaliseringskonferansen på Gardermoen mandag 22. august.
  • For å få prisen må prosjektet bl.a. bidra til å realisere regjeringens digitaliseringsstrategi, sette brukeren i sentrum, dele og bruke data, benytte nasjonale fellesløsninger og kunne vise til klare gevinster eller et høyt gevinstpotensial.
  • Årets finalister er Forsvarets «Min side»-løsning, Utlendingsdirektoratets automatisering av søknader om statsborgerskap, og TISK IKT, et storstilt digitaliseringssamarbeid for å takle pandemien.
  • Blant tidligere års vinnere finner vi Folkehelseinstituttet, NAV, DSOP-samarbeidet og Deichmanske bibliotek Tøyen.
  • I årets jury sitter Olav Skarsbø (leder) i Digdir, Liv Dingsør i DigitalNorway, Marianne Hofseth-Olsen i Den Norske Dataforening, Øystein Eriksen Søreide i Abelia, Øyvind Husby i IKT-Norge og Kristin Weidemann Wieland i KS.

Kontaktpersoner

  • Seksjonssjef Robert Rødsten, UDI, Tlf. 951 96 069
  • Juryleder Olav Skarsbø, Digdir: Tlf. 909 93 462
  • Kommunikasjonsrådgiver Are Kvistad, Digdir: Tlf. 478 07 910