Statens vegvesen: VU Forvaltning og vedlikeholdsstyring

Det er stort potensiale i Statens vegvesen for en mer effektiv drift og forvaltning igjennom å blant annet etablere nye prosesser basert på prinsipper for risikobasert vedlikehold, forbedre datagrunnlag om tilstanden på objektene og bruke verktøy for å gjøre analyser.

Statens vegvesen sin divisjon for Drift og vedlikehold (DoV) i Tromsø har ansvar for drift og vedlikehold etter ferdig utbygging, for hele landet. DoV har etablert et virksomhetsutviklingsprosjekt (VU) de kaller Forvaltning og vedlikeholdsstyring. DoV har tatt utgangspunkt i ISO55000 Asset management (standard for styringssystemer for forvaltning av anlegg og verdier) og har som mål å løfte Statens vegvesen som vegeier til et høyere nivå for modenhet. 

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Statens vegvesen har nettopp gått igjennom en stor omorganisering. Dette prosjektet gir dere en mulighet til å se helhetlig på organisasjonen. Vi anbefaler at dere engasjerer alle deler av vegvesenet inn i prosjektet. Benytt den kompetansen og de erfaringene som dere har. Ved å få med folk fra hele vegvesenet kan dere sammen tenke på hvordan dere ønsker at organisasjonen skal være framover.

I en krevende driftssituasjon er det lett at utvikling taper i konkurransen med daglig drift. Vi anbefaler at virksomhetsleder tar ansvaret for å frigjøre nødvendige ressurser til utvikling. Få med lederne på de andre nivåene for å sikre dette.

Dere fortalte at prosjektet vil være en hoveddriver for utvikling av divisjonen og at det kan være fristende å legge «alle gode ønsker» inn i prosjektets omfang. Sett brukerne i sentrum og unngå silotenking så langt dere kan. Hva er viktigst for brukerne? Hvilke behov er det viktigst å dekke og hvilke andre aktører bør inviteres med? Vi anbefaler at dere bruker oppfyllelse av brukernes behov som mål, heller enn oppfyllelse av den omtalte ISO-standarden.

Tjenestedesign kan hjelpe dere å involvere folk, både fra vegvesenet og eksterne aktører. Vegvesenet har som organisasjon erfaringer med tjenestedesign. Lær av de gode erfaringene. Tjenestedesign vil hjelpe dere å forstå hvem brukerne er, og hva deres behov er.

Dere har erfaring med Lean-metodikken. Lean er bra å bruke for å sikre kontinuerlig forbedring, men gir dere ikke den innsikten i behov som tjenestedesign kan gi dere på dette tidspunktet i prosjektet.

Tegn dere et drømmebilde om hvor dere vil. Bruk drømmebildet som en tydelig visjon på hva dere skal løse. Bruk drømmebildet når dere skal fortelle den gode historien om hva dere vil oppnå med prosjektet. Sørg for at hele organisasjonen kjenner til prosjektets arbeid. Fra drømmebildet kan dere også lage gevinstbilder som dere kan bruke opp mot leverandører og det de skal levere.

I tillegg til drømmebildet trenger dere en oversikt over hva dere har av eksisterende løsninger som fungerer og som kan spille sammen med nye løsninger. Når dere har en oversikt over hva dere har og hva dere skal levere til brukerne, vil det være lettere å velge teknisk løsning.

Dere vet foreløpig ikke hva slags løsning dere skal gå for og om dere ender opp med å gå for pakkeløsninger (hyllevare), skreddersøm eller en hybrid. Det er flere fordeler og ulemper med de ulike løsningene. Det er viktig at dere vurderer alle nøye, for eksempel gjennom utprøvinger og bruk av «proof of concept». Velg ikke leverandør, teknisk løsning og kontraktsform for tidlig.

Vi anbefaler at dere kontakter «Innovative anskaffelser – Nasjonalt program for leverandørutvikling» for råd og veiledning i forbindelse med anskaffelse og kontraktsform.

Dere kan også hente erfaringer fra Utdanningsdirektoratet (Udir). De brukte konkurransepreget dialog som prosedyre. Udir endte opp med å velge hyllevare, men selve beslutningen ble ikke tatt før ut i anskaffelsesløpet.

Dersom dere velger hyllevare, vil det være klokt å basere valget på en grundig utprøving av løsningen, ikke bare på presentasjoner fra leverandører og demonstrasjoner. Velg gjerne å prøve ut med sentrale, relativt komplekse deler av de brukerbehovene som dere skal dekke. I avtalen beskriver dere hvilke effekter og gevinster som skal oppnås, i tillegg til ønsket funksjonalitet.

All hyllevare vil ha ulike begrensninger og muligheter for fleksibilitet, tilpasninger og skreddersøm. Jo mer man lager av tilpasninger og skreddersøm i en hyllevare, jo vanskeligere blir løsningen med tanke på oppdateringer, stegvis implementering, ende-til-ende-testing og lignende.

Forskning viser at store hyllevareprosjekter og avtaler basert på fastpris har en særlig høy risiko for å feile. Dette gjelder særlig når organisasjonen skreddersyr hyllevareproduktet og ikke bruker funksjonaliteten i hyllevaren som den er. Leveranser underveis, som kan testes ut og helst settes i bruk tidlig, er et viktig risikoreduserende tiltak. Dette hjelper også med å få til en god innføring i organisasjonen. Velg løsning og leverandør som gjør dette mulig. Sterk deltakelse fra fagsiden og en involvert ledelse er også avgjørende for å lykkes.

I tillegg anbefaler vi at dere ser på de erfaringene vegvesenet har gjort fra prosjekter som Autosys og Grindgut.

Først når dere vet hvilken teknisk løsning dere velger, vil dere se hvilken fleksibilitet dere har å jobbe med. Valg av løsning vil både påvirkes av og påvirke standardisering av data, prosesser og rutiner. Hyllevare vil kreve mer standardisering enn å lage et eget system. Vi anbefaler at dere vurderer hva dere vil kunne klare å få til av standardisering, og tar hensyn til dette i valg av løsning.

En av forutsetningene for å lykkes med stegvis utvikling og implementering er at dere har god datakvalitet. Dette er noe som tar tid. Vi anbefaler at dere har et gjennomgående fokus på hvordan dere kontinuerlig skal jobbe med å heve datakvaliteten og sikre at den er tilstrekkelig bra før nye løsninger settes i drift.