Skate-saker Skates fagdag 8. mai 2019 - referat

Møtested: Difi, Grev Wedels plass 9. Møterom 2015, 2.etg
Møtetid: 09:00–15:30

Deltakelse

Medlemmer av Skate

- Knut Bjørgaas pva Steffen Sutorius, Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)
- Lars Peder Brekk, Brønnøysundregistrene (BR) (sak 7/19 – 9/19)
- Christine Bergland, Direktoratet for e-helse (eHelse)
- Johan Ronæs pva Hans Christian Holte, Skattedirektoratet (SKD)
- Anne Cathrine Frøstrup, Statens kartverk (Kartverket)
- Kristin Weidemann Wieland, KS (sak 7/19 -9/19)
- Arild Sundberg, Oslo Kommune
- Jonas Slørdahl Skjærpe pva Sigrun Vågeng, Arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV)
- Nina Schanke Funnemark, Statens lånekasse for utdanning (Lånekassen)
- Inga Bolstad, Arkivverket
- Roar Olsen, Unit (sak 7/19 og 9/19)

Bisittere

- Øyvind Akerhaugen, Arkivverket
- Cat Holten, BR
- Norunn Saure, eHelse
- Olav Petter Aarrestad, Kartverket
- Ingunn Cowan, Lånekassen
- Håkon Røstad, NAV
- Randi Marie Tandle, SKD
- Ingrid Melve, Unit
- Torgeir Strypet, Difi
- Grete Orderud, Difi

Sekretariat

- Jan Sørgård, Difi
- Cathrine Silju Eide, Difi
- Karete Hvidsten, Difi
- Helge Bang, Difi

I tillegg møtte

- Jan Hjelle, KDM (under sak 7/19)
- Odd Ingebretsen, Rambøll (under sak 8/19)

Saksliste

Saker til behandling

• 7/19 Regjeringens digitaliseringsstrategi –status og veien videre i Skate
  Kommunal- og moderniseringsdepartementet/ekspedisjonssjef Jan Hjelle og Difi/Knut Bjørgaas
• 8/19 Evalueringen av Skate og diskusjon rundt forslag til tiltak
  Rambøll/Odd Ingebretsen og Difi/Knut Bjørgaas
• 9/19 Forutsigbare finansieringsmodeller for fellesløsninger
  UNIT/Roar Olsen og Difi/Knut Bjørgaas
• 10/19 Evalueringen av fellesløsninger opp mot strategiske prinsipper i Digital agenda
  Skatesekretariatet/Jan Sørgård
• 11/19 Hvordan følger vi opp gjennomførte Skate-tiltak? Hvordan sikre bruk og gevinstuttak?
  Brønnøysundregistrene/Cat Holten

Sak 9/19 ble behandlet før sak 8/19, men referatet følger sakslisten over.

7/19 Regjeringens digitaliseringsstrategi –status og veien videre i Skate

Kommunal- og moderniseringsdepartementet/ekspedisjonssjef Jan Hjelle og Difi/Knut Bjørgaas

Saken gjelder - Behandlingssak
Ekspedisjonssjef Jan Hjelle i KMD orienterte om status i arbeidet med regjeringens digitaliserings-strategi og presenterte hovedinnretningene slik strategiutkastet ser ut pr. i dag. Hjelle presiserte at det var et utkast som ble presentert. Det er departementsforeleggelse nå og det er planlagt regjeringsforeleggelse i løpet av mai. Endringer vil altså kunne komme som følge av disse. Strategien skal lanseres av digitaliseringsministeren på Digitaliseringskonferansen 11. juni.

Skate har gitt innspill i to runder. Hjelle presiserte at dette har vært gode og viktige innspill, selv om ikke alt er blitt hensyntatt. Departementene og politisk ledelse har også hatt forventinger og føringer fra andre parter.

Hjelle understreket at KMD ønsker at Skate i samarbeid med det nye digitaliseringsdirektoratet får en sentral rolle i implementering og oppfølgingen av strategien. KMD ønsker at Skate skal være et strategisk verktøy som bidrar til gjennomføring av strategien.

Oppsummering av refleksjoner og innspill
Det ble i diskusjonen i Skate pekt spesielt på viktigheten av

• et godt samarbeid mellom staten og KS
• at KMD lytter til Skates råd
• at strategien ikke blir for detaljert og gjør teknologivalg uten utredning
• at man får til en tydelig satsning på strategisk kompetanseutvikling for både ledere i virksomhetene og i departementene., Det er viktig at også departementene må videreutvikle den strategiske IKT-kompetansen i sin styring av sektorene
• at det man ønsker å få gjort blir finansiert på en realistisk måte

Beslutning

• Skate ønsker å ta en sentral rolle i implementering og oppfølging av regjeringens digitaliseringsstrategi. Hvordan dette skal gjennomføres følges opp i Skate-møtet 13.6.19.

8/19 Evalueringen av Skate og diskusjon rundt forslag til tiltak

Rambøll/Odd Ingebretsen og Difi/Knut Bjørgaas

Utsendte sakspapir før møtet

• Sak 8-19 Utkast sluttrapport Skate evaluering pr. 12.4.2019

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

• Sak 8-19 Presentasjon - Evaluering av Skate - Funn og forslag til tiltak

Saken gjelder - Behandlingssak
Odd Ingebretsen fra Rambøll presenterte resultatene fra evalueringen av Skate. Det er gjennomført intervjuer med alle Skate-direktørene. En gjennomgående tilbakemelding fra direktørene er at Skate er et viktig strategisk fora for digitaliseringen i offentlig sektor, og at Skate kan videreutvikles og forbedres basert på innspillene i evalueringen.

Skate-direktørene har også en rekke konkrete råd til Difi, KMD og digitaliseringsministeren. Det vises til rapportutkastet. Rapporten vil bli ferdigstilt basert på innspillene fra dette møtet.

Knut Bjørgaas fra Difi gikk gjennom foreslåtte tiltaksområder i rapporten og la frem understående forslag til videre håndtering.

Til diskusjon på dette møtet:

• Sammensetningen i fremtidens Skate
• Endring i innretningen for Skates arbeidsutvalg (AU)

Oppsummering av refleksjoner og innspill

• Det ble gitt tilslutning til anbefalt håndtering av foreslåtte tiltak
• Det kom frem ulike syn knyttet til:

- hvem som bør bli nye medlemmer av Skate
- om bruken av stedfortreder for direktører oppnevnt som medlemmer i Skate
- om direktørene skal kunne ha med bisitter fast i Skate-møtene

Foreslåtte tiltak i prosess:

Beslutning
Om evalueringsrapporten:

• Skate-direktørene kjenner seg igjen i rapporten og den anses god og på et hensiktsmessig nivå.
• De direktørene som har eventuelle ytterligere kommentarer sender disse til Odd Ingebretsen i Rambøll
• Rapporten ferdigstilles av Difi og Rambøll og oversendes Skate-direktørene før oversending til KMD

Om foreslåtte tiltak i prosess:

• Skate gir sin tilslutning til Difis forslag til videre framdrift på foreslåtte tiltak i prosess, jf. listen over.

Om sammensetningen av Skate:

• Skate mener at KMD bør oppnevne ny(e) representanter i Skate nå til erstatning for Politidirektoratet som har valgt å gå ut av Skate
• Det er ulikt syn i Skate på hvem som bør bli nye medlemmer av Skate. Aktuelle kandidater som ble foreslått vurdert var

- En eller to ekstra representanter fra kommunesektoren
- En ny representant fra justissektoren
- Datatilsynet
- NSM
- DSB

• Antall nye representanter må vurderes ut fra den samlede størrelsen på Skate og hva som gir gode og effektive møter
• Difi tar med seg innspillene fra Skate i sin videre vurdering og forslag til KMD om nye medlemmer i Skate

Om hvem som bør møte i Skates møter:

• Direktørene i Skate-virksomhetene bør som hovedregel være de som møter i Skate
• I særskilte tilfeller bør direktører kunne peke ut en fast stedfortreder, men det må da være med direktørens fullmakter. Det er viktig at Skate ikke blir et forum for IT-direktører.
• Det er ulikt syn i Skate på deltagelsen av bisittere i møtene. Det ble enighet om at direktører som ønsker det må kunne ta med fast bisitter i Skate-møtene

Om videreutvikling av Skates arbeidsutvalg (AU):

• AU utarbeider forslag til mandat for sin rolle som forankres i Skate
• AUs viktigste oppgave er å sørge for godt forberedte saker til Skate og AU må derfor ha en strategisk innretning
• AU bør også håndtere mer av de «operative» oppfølgingssakene på vegne av Skate
• Skate er opptatt av å forsterke koblingen mellom Skate og AU, og AU bør derfor bestå av bisitterne til Skate-direktørene

- Det er forståelse for at endringen vil ta litt tid, men den bør være implementert ila. 2019

• AU bør ha faglige undergrupper:

- En arkitekturgruppe med virksomhetsarkitekter e.l. som fast undergruppe som gir råd og anbefalinger til AU i arkitekturspørsmål.
- KoId bør vurderes formalisert som undergruppe til «nye» AU
- AU bør etablere andre periodiske undergrupper ved behov

9/19 Forutsigbare finansieringsmodeller for fellesløsninger

UNIT/Roar Olsen og Difi/Knut Bjørgaas

Utsendte sakspapir før møtet

• Sak 9-19 Ulike finansieringsmodeller for fellesløsninger – Kort oversikt

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

• Sak 9-19 Presentasjon - Forutsigbare finansieringsmodeller – innledning

Saken gjelder - Behandlingssak
I evalueringen av Skate har finansiering av fellesløsninger vært et tema som mange av Skate-direktørene har tatt opp. Saken ble derfor satt på dagsorden i fagdagen som en innledende drøfting. Som sakspapir og bakgrunnsmateriale var det sendt ut en kort oversikt over ulike finansieringsmodeller.

Direktør Roar Olsen i Unit innledet. Han gikk gjennom finansieringsmodellene som er etablert innenfor høyere utdanning og forskning. Olsen understreket at en robust og forutsigbar finansieringsmodell er en forutsetning for gjennomføring av felles initiativer og fellesløsninger i sektoren. Han pekte også på at departementene bør se på MVA-problematikken som slår ulikt ut for ulike statlige virksomheter og på en uheldig måte påvirker valg av de beste løsningene.

Oppsummering av refleksjoner og innspill

• Dette er en viktig utfordring som vi må finne gode løsninger på. Vi må ta innover oss signalene fra departementene om redusert handlingsrom knyttet til fremtidige satsningsforslag.
• Grunnspørsmålet er hva Skate ønsker å oppnå med finansieringsmodeller for felles tverrgående løsninger.
• Det er behov for ulike modeller for ulike løsninger; investering, videreutvikling og forvaltning, brukerbetaling, med mer for sentrale dataregister og andre fellesløsninger.
• Skate bør etablere en investeringspott til utvikling av nasjonale fellesløsninger. En del av løsningen kan være å vri innretningen på medfinansieringsordningen.
• Modellene må være forutsigbare, transparente samt sikre hurtighet og smidighet tilpasset agil utvikling.
• Bør se på offentlig-privat samarbeid også i utvikling av nasjonale fellesløsninger. Vurdere partnerskapsmodeller med næringslivet og tjenestekjøp som alternativ til store investeringer
• Viktig å utnytte konkurranseelementer. Statlige monopolaktører er ikke alltid heldig.
• Arbeid og vurderinger gjort i andre sektorer og KS bør kunne gjenbrukes.

Beslutning

• Forutsigbare finansieringsmodeller for nasjonale fellesløsninger er en viktig sak og utfordring som må følges opp videre i Skate. Vi må forholde oss til signalene fra departementene om at det blir stadig vanskeligere å få gjennom nye satsningsforslag, og vi må derfor lete etter gode alternative finansieringsmodeller for fellesløsningene
• Det er behov for en nærmere utredning, for eksempel via AU og en undergruppe til AU. Problematikken bør deles opp både med hensyn til

- finansiering av investering i ulike typer løsning

- investering, drift og videreutvikling

- betalingsmodeller mv.

• Etablering av en finansieringspott prioritert av Skate bør vurderes

10/19 Evalueringen av fellesløsninger opp mot strategiske prinsipper i Digital agenda

Skatesekretariatet/Jan Sørgård

Utsendte sakspapirer før møtet

• Sak 10-19 Oppsummering – Evalueringen av fellesløsninger
• Sak 10-19 Vedlegg 1 – Resultater fra evalueringen
• Sak 10-19 Vedlegg 2 – Kap. 11.1 Strategiske prinsipper-Digital agenda

Saken gjelder – Behandlingssak
I 2016 fastsatte regjeringen 11 strategiske prinsipper som gir rammer og føringer for bruk og utvikling av nasjonale felleskomponenter, jf. Digital agenda kap. 11.1 og vedlegg 2 til sakspapirene. Det har tidligere ikke vært gjort noe systematisk arbeid for å vurdere etterlevelsen av prinsippene. Skate vil ut fra sitt mandat ha en naturlig rolle i oppfølging av om prinsippene følges.

For å skape et evalueringsgrunnlag har forvalterne og tjenesteeierne i Skate evaluert etterlevelsen av prinsippene. Evalueringen omfatter både Nasjonale felleskomponenter og sentrale fellesløsninger

En oppsummering av evalueringen fulgte som sakspapir til denne saken. Følgende fra evalueringen ble diskutert spesielt i Skate-møtet:

• Strategisk prinsipp 10: Utviklingen av felleskomponentene er samordnet
• Strategisk prinsipp 6: Forvaltningen av nasjonale felleskomponenter skal tilpasses utviklingstrekk og brukerbehov
• Spørsmålet om fremtidig evaluering

Oppsummering av refleksjoner og innspill

• Ved nye strategiske investeringer i fellesløsninger må Skate involveres
• Vi mangler tydelig sammenheng mellom fellesløsningene
• Det er behov for at forvalterne kommer sammen, lærer av hverandre og samarbeider bedre
• Forvalterne må bli enda mer proffe på produktledelse og produktutvikling basert på brukernes behov.
• Evalueringen har vært svært nyttig for oss som forvaltere. Vi er allerede i gang med å se på kommentarene
• Fremtidige evalueringer kan kanskje gjøres mer kvalitative og også involvere de reelle brukerne av offentlige tjenester

Beslutning

• Overordnede prioriteringer og større satsninger for fellesløsninger bør drøftes og koordineres i Skate. Forbehandling må skje i AU
• Videreutvikling av fellesløsninger innenfor gitte rammer kan styres av forvalterne i dialog med tjenesteeierrepresentanter
• Det bør utarbeides et overordnet målbilde som tydelig viser sammenheng og avgrensninger mellom nåværende og fremtidige fellesløsninger – en overordnet og samordnet virksomhetsarkitektur
• Forvalterne av nasjonale felleskomponenter og fellesløsninger må

- gå sammen og diskutere og foreslå forbedringspunkter i organiseringen av forvalternes styringsråd o.l.
- lage gode møteplasser og finne gode samarbeidsløsninger for innsamling av brukerbehov, utnyttelse av teknologiske muligheter og profesjonell produktledelse og produktutvikling

• Skates arbeidsutvalg (AU) bør på sikt vurdere om evalueringer som den som er gjort til denne saken bør gjennomføres på nytt, samt innretning og omfang. AU bør da eventuelt også vurdere evalueringsresultatene på vegne av Skate og ta stilling til hva som eventuelt bør løftes til selve Skate

11/19 Hvordan følger vi opp gjennomførte Skate-tiltak? Hvordan sikre bruk og gevinstuttak?

Brønnøysundregistrene/Cat Holten

Utsendte sakspapir før møtet

• Agenda og tema til diskusjon - Skates fagdag 8.5.19 – Bakgrunn og spørsmål til sak 11/19

Presentasjon vist i møtet og som følger referatet

• Sak 11-19 Presentasjon - Oppfølging av Skate-tiltak

Saken gjelder – Behandlingssak
Under sluttbehandlingen av API-katalogen i Skate 13.3.19 ble det fremhevet et sentralt spørsmål som Brønnøysundregistrene ønsker skal bli diskutert videre på Skates fagdag. Når tiltak initiert av Skate er fullført, sitter tiltakseier igjen med et forvaltningsansvar og et ansvar for at løsningene blir tatt i bruk og gevinster hentet ut. Brønnøysundregistrene kaller dette et "pådriveransvar". Siden oppdraget ikke kommer via oppdrag fra eierdepartement eller på statsbudsjettet må kostnadene her tas på tiltakseiers driftsbudsjett. Dette vil raskt hindre at tiltakseier er i stand til å bidra til å ivareta fellesløsninger.

• Spørsmål 1: Hvordan kan Skate bidra til at tiltakseier får rammer til å forvalte og videreutvikle løsningene

For felles datakatalog og API-katalog er det gjort en gevinstkalkyle i forkant som indikerer

• Redusert gjennomføringstid for utvikling av tverrsektorielle tjenester
• Økt innovasjon og næringsutvikling
• Redusert kostnad knyttet til henvendelser om API-er i tillegg til mer kvalitative gevinster

Gevinstene tilkommer de offentlige virksomhetene som tjenesteeiere (i tverrsektoriell tjenesteutvikling) og API-tilbydere (reduserte henvendelser) og næringslivet. Mangel på dokumenterte gevinster kan raskt stoppe nye tiltak av denne sorten.

• Spørsmål 2: Hvordan kan Skate bidra til å sikre at gevinstene hentes ut?
• Spørsmål 3: Hvordan kan Skate bidra til å DOKUMENTERE det bidraget denne type løsninger gir?

Oppsummering av refleksjoner og innspill

• Temaet bør følges opp som en del av diskusjonen tidligere i dag i sak 9/19 om Forutsigbare finansieringsmodeller for fellesløsninger
• Vi må sørge for helhetlige finansieringsdiskusjoner ved prioritering og valg rundt fellesløsningene. Avklaringene må dekke både finansiering, forvaltning, drift og gevinstrealisering
• Man bør koble tildelingsbrev og føringer i digitaliseringsrundskrivet. Skal-krav i sistnevnte må få konsekvenser for førstnevnte
• Alle Skate-virksomhetene bør «selge inn» løsninger Skate har prioritert og fått laget. Skate-virksomhetene oppfordres til å profilere fellesløsningene i virksomhetenes presentasjoner for andre

Beslutning

• Finansiering av forvaltning og drift av fellesløsninger må diskuteres og avklares som en del av en helhetlig finansieringsvurdering før man beslutter utvikling av fellesløsninger
• Vi må bli flinkere til å synligjøre helhet i finansiering og gevinstrealisering også ved beslutning om å lage fellesløsninger
• Det bør vurderes om det er behov for en ny mal for dokumentering av gevinster som følge av at man unngår kostnadsøkninger ved bruk av fellesløsninger

Møtet ble avsluttet kl. 15:10.