Prosjektstyring

God praksis for overordna styring av prosjekt er beskrive i Digitaliseringsdirektoratet sin prosjektmodell Prosjektveiviseren, men kva er eigentleg eit prosjekt og kva er prosjektstyring?

Eit prosjekt er ein foreløpig organisasjon etablert for å levere eitt eller fleire produkt som skal realisere den avtalte prosjektgrunngivinga.

Kjenneteikn for prosjekt

Oppgåver som blir organisert som prosjekt blir kjenneteikna ved at dei

  • er ei eingongsoppgåve
  • har eit bestemt mål
  • har ei avtalt ramme for omfang, tid og kostnad
  • er avhengig av tilgang til fagkompetanse på tvers av linjeorganisasjonen
  • har ei viktigheit som krev innsyn og oppfølging hos linjeleiinga

Det er ikkje alle oppgåver som bør organiserast som eit prosjekt. Mindre og avgrensa oppgåver kan like gjerne organiserast og styrast som linjeoppgåver. Vurder om den oppgåva som skal utførast har ein slik storleik og kompleksitet at det er behov for den føreseielegheita, styringa og kontrollen som ei prosjektorganisering medfører.

Det kan vere vanskeleg å skilje klart mellom prosjektoppgåver og linjeoppgåver. Linjeoppgåver er ofte mindre komplekse og krev mindre ressursar enn prosjektoppgåver. Linjeoppgåver kan for eksempel vere å setje ned ei gruppe for å beskrive arbeidsprosessar i ei avdeling, eller å arrangere ein konferanse eller workshop. Prosjektoppgåver er ofte utviklingsprega, har lengre varigheit og er meir komplekse. Ei oppgåve som krev tverrfagleg samhandling kan ofte vera formålstenleg å styre som eit prosjekt.

Eit prosjekt eksisterer i tett tilknyting til linjeorganisasjonen. Det er linjeorganisasjonen sin eksisterande kunnskap og kompetansar som må medverke til at det blir skapt verdi i prosjektet. I motsetning til linjeoppgåvene for verksemda er prosjektoppgåvene karakteriserte ved at dei er tidsavgrensa eingongsoppgåver. Prosjektet er aktivt i den perioden innhaldet blir utvikla og gjort klart til å inngå i dei normale driftsoppgåvene.

Prosjektoppgåver krev ein tidsbegrensa tilordning av ressursar. Enkeltmedarbeidarar med nødvendig kompetanse blir utpeika til å gå inn i prosjektet.

Kva er prosjektstyring?

Prosjektstyring er den løpande styringa av eit prosjekt. Formålet med Digitaliseringsdirektoratet sin fasedelte styringsmodell er å bidra til betre planlegging, styring og gjennomføring av prosjekt, slik at prosjektet blir gjennomført på best og billegast måte innan avtalt tid, kvalitet og ressursar.

God prosjektstyring handlar om å tilfredsstille ønsket til verksemda si leiing om tilstrekkeleg føreseielegheit og kontroll. Samtidig skal rammevilkåra og organiseringa for prosjektet stimulere til innovasjon og fleksibilitet i gjennomføringa. Riktig styringsstruktur og detaljnivå i måla og planane for prosjektet blir derfor heilt avgjerande for å finne den optimale balansen mellom føreseielegheit og innovasjon i prosjektgjennomføringa.

Prosjektstyring må ikkje forvekslast med leiing av prosjektet. Prosjektstyring handlar om å sikre fremdrift, halde planar og budsjett og ta hand om uvissa for prosjektet. Prosjektleiing er eit breiare omgrep, som også omfattar å setje saman eit godt prosjektteam, få dei til å samarbeide, engasjere og motivere, førebygge konfliktar og ta hand om interessentane for prosjektet.

Prosjektveiviseren

Prosjektveiviseren er Digitaliseringsdirektoratet sin tilrådde modell for overordna prosjektstyring i offentleg sektor. Han er også brukande for andre prosjekttypar enn digitaliseringsprosjekt. KMD tilrår å bruka ein prosjektmodell basert på god praksis også ved prosjekt under 10 millionar kroner.

Prosjektveiviseren kan tilpassast behovet for den enkelte verksemd og det konkrete prosjektet. Sjølv for små prosjekt er hovudtrekka i Prosjektveiviseren gyldige og nyttige, men gjennomføringa må tilpassast til prosjektet sin eigenart, storleik og kompleksitet. Ein aktivitet som i eit stort prosjekt krev fleire månadsverk kan for eksempel i eit lite prosjekt kanskje enkelt "sjekkast ut" og dokumenterast i løpet av nokre få timar.

Kontakt

Lars Nokken

Seniorrådgiver
Digitaliseringsdirektoratet
Telefon
+47 419 08 733