Kommunikasjonsplan for Skate

Godkjent i Skate 11.3.2020

1. Bakgrunn

Det ble gjennomført en evaluering av Skate vårhalvåret 2019. Et av de identifiserte temaene som det burde gjøres noe med var Forbedret kommunikasjon overfor departement og virksomheter som ikke er representert i Skate. Tiltaket det var enighet om i Skate var å utarbeide en kommunikasjonsplan. Den følger under.

2. Mål

Målet med kommunikasjonsplanen er å

  • sikre at Skate som fora og Skates arbeid kan bli godt kjent i alle departement og i alle offentlige virksomheter
  • finne hensiktsmessige løsninger for toveis kommunikasjon mellom Skate og andre offentlige virksomheter

3. Tiltak

1) Gjennomføre Skates topplederseminar

  • Ansvar: Digitaliseringsdirektoratet i samråd med Skates arbeidsutvalg

Beskrivelse:

  • Toppledere i offentlig sektor inviteres til et årlig seminar med Skate
  • Formål:
    o Seminardeltakerne skal bli kjent med Skate, kan få råd fra Skate og kan gi innspill til Skate
    o Legge til rette for erfaringsutveksling mellom seminardeltakerne om utfordringer toppledere i offentlig sektor står overfor i digitalisering og omstilling

Merknad:

  • Seminaret gjennomføres først som en utprøving i 2020 som et ½ dags seminar med 2-3 forberedte innlegg, paneldiskusjoner til hvert tema der Skate utgjør panelet, samt synspunkt og spørsmål fra seminardeltakerne
  • Etter første gangs gjennomføring evalueres seminaret med tanke på gjentakelse, innretning, tidspunkt og frekvens

2) Få Skate-saker på dagsorden i Skate-virksomhetenes dialog med egne departement

  • Ansvar: Alle Skate-virksomhetene

Beskrivelse:

  • Alle Skatevirksomhetene
    o tar jevnlig opp viktige Skate-saker og egne bidrag i Skate i dialogen med eget departement
    o oppfordrer eget departement om å videreformidle Skates råd og anbefalinger til andre virksomheter i egen sektor

3) Sende informasjon systematisk til departementsnivå om Skates arbeid og anbefalinger

  • Ansvar: Digitaliseringsdirektoratet

Beskrivelse:

  • Skates arbeid omtales systematisk i Digitaliseringsdirektoratets årsrapport
  • Digitaliseringsdirektoratet informerer KMD om Skates syn i relevante saker behandlet i Skate
  • Digitaliseringsdirektoratet videreformidler særskilte uttalelser fra Skate til relevante departement med kopi til KMD
  • KMD har tilbud om å være observatør i Skate-møtene

Merknad:

  • Ovennevnte er en videreføring av dagens praksis

4) Formidle informasjon om Skate på tvers av departementene

  • Ansvar: Digitaliseringsdirektoratet

Beskrivelse:

  • Digitaliseringsdirektoratet tar opp med KMD at man bør finne et fora eller en form der KMD jevnlig kan informere alle departement om Skates arbeid og anbefalinger
  • Informasjonsformidlingen gjennomføres i henhold til avtale mellom KMD og Digitaliseringsdirektoratet

5) Formidle informasjon om Skate til kommunesektoren

  • Ansvar: KS

Beskrivelse:

  • KS vurderer hvilket fora eller form man kan benytte for å jevnlig informere til kommunesektoren om Skates arbeid og anbefalinger
  • KS og Digitaliseringsdirektoratet samarbeider om gjennomføringen av informasjonsdelingen

6) Gi informasjon om Skate på dedikert område på Digitaliseringsdirektoratets internettsider

  • Ansvar: Digitaliseringsdirektoratet

Beskrivelse:

  • Det skal være en egen «seksjon» for Skate på Digitaliseringsdirektoratets åpne internettsider. Den skal inneholde
    o generell informasjon om Skate, mandat, medlemmer, organisering o.l.
    o møteinnkallinger, sakspapir og referat fra alle Skate-møtene

Merknad:

  • Ovennevnte er en videreføring av dagens praksis

7) Invitere alle offentlige virksomheter til å komme med forslag til Skate-saker

  • Ansvar: Digitaliseringsdirektoratet

Beskrivelse:

  • På Skates «seksjon» på Digitaliseringsdirektoratets internettsider legges det til rette for at alle offentlige virksomheter kan gi innspill/forslag til Skate-saker
  • Skatesekretariatet løfter jevnlig mottatte innspill til Skates arbeidsutvalg som gir sine anbefalinger om hva som bør vurderes videre

Merknad:

  • Tiltaket prøves i første omgang ut som en enkel løsning med en tydelig oppfordring til å sende eventuelle forslag til e-postkontoen til Skatesekretariatet. Behov for endring i løsning vurderes av sekretariatet etter noe tids utprøving.

8) Fulltekstpublisere alle Skate-relaterte saker på eInnsyn

  • Ansvar: Digitaliseringsdirektoratet

Beskrivelse:

  • Arkivverdig kommunikasjon om møter og saker som gjelder Skate og Skates arbeidsutvalg journalføres av Digitaliseringsdirektoratet
  • Journalført kommunikasjon publiseres som fulltekstdokument på eInnsyn dersom sakspapir ikke av spesielle grunner er unntatt offentlighet

Merknad:

  • Ovennevnte er en videreføring av dagens praksis

4. Forvaltning av kommunikasjonsplanen

Kommunikasjonsplanen for Skate skal være en levende og løpende plan som forvaltes av Digitaliseringsdirektoratet i samråd med Skates arbeidsutvalg (AU). Det innebærer periodisk evaluering og justeringer ved behov. AU avgjør om evaluering og revisjon av hele eller deler bør opp til behandling i Skate.