Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Utlendingsnemda: Klagebehandling for fremtiden

UNE har fått i oppdrag fra justisdepartementet å gjennomføre et forprosjekt for modernisering av IKT-systemene. UNE har startet forprosjektet klagebehandling for fremtiden (KLAFF), som skal levere grunnlag til et satsingsforslag til statsbudsjettet for 2019.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Dere skal kartlegge brukerreiser i samarbeid med blant annet UDI. Dette er en tilnærming vi støtter. Dere har mange ulike brukere, både interne og eksterne. Vi anbefaler at dere kartlegger hvem brukerne deres er i spennet fra for eksempel klagere, advokater, støttegrupper, UDI, PU til ulike interne brukere. På denne måten vil dere bedre kunne definere hva som er problemet prosjektet skal løse.

I dokumentasjonen vi har mottatt beskriver dere eierskapet til dataene i utlendingsdatabasen (UDB) som en spesiell utfordring. Vi kan ikke se at eierskap til dataene er utfordringen. Derimot vil dokumenterte prosedyrer for deling og bruk av data bidra til å løse denne utfordringen. Dette bør dere avklare i samarbeid med UDI.

Vi anbefaler at dere beskriver enda tydeligere hva dere ønsker å oppnå. Utredningsinstruksens seks punkter er et godt utgangspunkt for å beskrive dette, og vi anbefaler at dere følger minimumskravene i utredningsinstruksen. Gjennomfør også en forenklet samfunnsøkonomisk analyse. Dette bør ikke være et krevende arbeid og vil gjøre det enklere å beskrive mål, gevinster og usikkerheter. Ta kontakt med Direktoratet for økonomistyring (DFØ) dersom dere trenger bistand.

Prosjektet har kartlagt flere mulige gevinstområder, men foreløpig har dere ikke tallfestet gevinstene. Statistikken dere har er et godt grunnlag for å tallfeste disse. I de tilfellene gevinstene oppstår utenfor UNE, bør dere ha dialog med disse aktørene om dette. En forenklet samfunnsøkonomisk analyse vil vanligvis dekke behovet for dokumentasjonen av gevinster til satsingsforslaget.

Dere bør beskrive langsiktige mål og delmål. Prioriter deretter hvilke aktiviteter dere skal gjennomføre og i hvilken rekkefølge. Tenk stort, start smått.

Det går lang tid fra dere leverer satsningsforslaget til ev. tildeling av midler. Ikke sett utviklingsarbeidet på vent, men planlegg tiltak som dere kan gjennomføre i påvente av ev. budsjettmidler. Dere kan vurdere om Difis medfinansieringsordning kan være aktuell for å løse hele eller deler av finansieringsbehovet.

Dere har mange ulike tiltak som skal utvikle UNE, og flere av tiltakene har samme mål. Vi anbefaler at dere samordner disse tiltakene på en hensiktsmessig måte. Å organisere prosjektene i et program kan bidra til å styre prosjektene mot felles mål og gevinster.

I Digitaliseringsrundskrivet står det: «Virksomheter som har ansvarsområder som går på tvers av virksomheter bør samarbeide, og gi brukerne et hensiktsmessig og helhetlig tilbud, uavhengig av måten forvaltningen er organisert på.»

Dere fortalte om samarbeidet med aktører som UDI, POD, PU og IMDI. Det er for eksempel planlagt et direktørmøte i juni. I tillegg sitter dere i programrådet for moderniseringsprogrammet i UDI og har arkitektursamarbeid med dem. Dette er viktige og riktige aktiviteter for å samordne dere innen sektoren. Fortsett med dette!

Vi anbefaler at dere legger vekt på gjenbruk og samarbeid i utlendingsforvaltningen. Dere kan gjøre satsningsforslaget politisk interessant ved å vise til gevinster og sammenhengen med andre pågående digitaliseringstiltak i sektoren.

Etter det vi forstår har UNE deltatt i flere kjedesamarbeid innen justissektoren, blant annet Dublin A-Å som vant bedre stat-prisen i 2015. Bruk disse erfaringene.

Slik vi vurderer det er Domstolsadministrasjonen en virksomhet som har lykkes med å fremstille et satsingsforslag hvor kjedesamarbeid utgjør en viktig del. Vi tror at dere kan lære av Domstolsadministrasjonens erfaringer med prosjektet digitale domstoler.

Tenk igjennom hva som skal til for å lykkes med de målene dere har satt, se pkt. 6 i utredningsinstruksen. Dette vil gjøre det enklere å få en oversikt over usikkerhetene i prosjektet. Beskriv usikkerhetene, sannsynligheten for at de kommer til å skje og konsekvensene. Hvilke kostnader vil påløpe dersom usikkerheten inntreffer? Beskrive tiltakene og hvem som har ansvaret for å følge disse opp.