Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Utlendingsdirektoratet og Politidirektoratet: Styrket ID-arbeid

Utlendingsdirektoratet (UDI) og Politidirektoratet (POD) planlegger å gjennomføre prosjektet Styrket identitet i utlendingsforvaltningen.

Formålet er å forbedre kontrollen med identiteten til personer som reiser inn i og oppholder seg i riket. Det er også et formål å forebygge og bekjempe ulovlig opphold, grenseoverskridende kriminalitet som baserer seg på falsk ID og misbruk av ID.

Prosjektet består av tre ulike delprosjekter som har avhengigheter til hverandre. UDI vil ha ansvaret for utvidet bruk av biometri i utlendingsforvaltningen. POD vil ha ansvaret for taps- og verifikasjonstjeneste og nasjonalt ID-kort for utenlandske borgere. Prosjektet ble behandlet i Digitaliseringsrådet i 2016.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Det er god praksis å involvere brukerne i gjennomføringen av prosjektet. Flere interessenter har vært involvert i utredningsarbeidet, og interessentanalyse er gjennomført. I dokumentasjonen som foreligger er interessenter beskrevet på overordnet nivå og behovene er beskrevet på samfunnsmessig nivå. I det videre arbeidet bør prosjektene involvere brukerne av de planlagte løsningene, slik av dere får avdekket brukernes konkrete behov.

På denne måten sikrer dere at prosjektene leverer løsninger som brukerne kan og vil ta i bruk. I tillegg til brukere i UDI, politiet og utenrikstjenesten, anbefaler rådet at dere involverer brukere som næringsliv (f. eks banker) og kommunene, herunder den kommunale helsetjenesten.

Digitaliseringsrådet vurderer UDI og PODs vektlegging av struktur, organisering og prosesser som et godt utgangspunkt for en felles prioritering og effektiv samordning. Det er avgjørende at direktørene er tydelige beslutningstakere når de krevende valgene skal tas. I tillegg er det viktig at de får tidlig varsel om hendelser og forsinkelser som truer målet for satsningen, slik at de kan iverksette korrigerende tiltak.

Dere bør beskrive rutiner for håndtering av dette. Direktørene fra UDI og POD bør ha jevnlig dialog om gjennomføring av satsningen.

Det er mange kritiske avhengigheter mellom de tre prosjektene som inngår i satsningen. I tillegg er det mange avhengigheter til andre prosjekter i POD og UDI. Det er også avhengigheter mellom prosjektene og prosjekter hos andre aktører, for eksempel Skatteetatens modernisering av folkeregistret. Mange av disse avhengigheten lever UDI og POD med allerede i dag, og UDI og POD vurderer at strukturene for å samordne disse er etablert. Digitaliseringsrådet ønsker å understreke at de etablerte strukturene vil utsettes for ytterligere belastning.

Vi anbefaler derfor at UDI og POD konkretiserer avhengighetene mellom prosjektene i satsningen og prosjekter hos andre aktører og hvordan dere skal håndtere disse. En konkret oversikt over avhengigheter og hvordan disse skal håndteres, vil kunne bidra til god samordning, i tillegg blir det enklere å håndtere konsekvenser av eventuelle forsinkelser i tilgrensende prosjekter.

Vurderingene av usikkerheten er tilpasset den fasen prosjektet står i. Digitaliseringsrådet forstår at dere vil detaljere planleggingen etter at finansiering er avklart. Usikkerhetsanalysen bør være en integrert del av planleggingsarbeidet. Kartleggingen av avhengigheter, som omtalt over, vil være et nødvendig grunnlag i arbeidet.

UDI og PODs behov for sikkerhet i gjennomføringen vil avgjøre nivået på usikkerhetsvurderingen. UDI og POD kan vurdere å kommunisere behovet for risikopåslag, når etatene ser resultatet av analysen.

Det er gjennomført en samfunnsøkonomisk analyse for tiltak 1. Denne viser en positiv netto nåverdi. UDI og POD understreker at det ikke er de økonomiske gevinstene som er den utløsende faktoren for satsningen. Gevinstrealiseringsplaner for alle tre tiltakene er påbegynt.

Når dere jobber videre med gevinstrealiseringsplanene, bør dere beskrive prissatte virkninger for etatene og hvordan dere kan realisere gevinster underveis i prosjektene.

Skate har en viktig rolle i samordning av utvikling og forvaltning av felleskomponenter. Satsningen har flere berøringspunkter inn mot Skate. Skate har drøftet området ID-forvaltning flere ganger og jobber blant annet med et veikart for felleskomponenter. I satsningen angir dere at det ene prosjektet, taps- og verifikasjonstjeneste, kan ha potensiale til å bli en ny felleskomponent.

Digitaliseringsrådet anbefaler at UDI og POD drøfter med Skate hvordan dere løser involveringen.

Det kommer ikke frem av tilsendt dokumentasjon om UDI og POD har innhentet erfaringer fra land det er naturlig å sammenligne seg med. Digitaliseringsrådet mener det vil være interessant å innhente erfaringer fra land med lignende behov, utfordringer og løsninger som Norge. Vi anbefaler at dere henter inn slik kunnskap, hvis det ikke allerede er gjort, og at den benyttes i det videre utviklingsarbeidet i UDI og POD.