Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Utenriksdepartementet: Tilskuddsportalen

UD og Norad er inne i en krevende reformprosess. Digitaliseringsrådet mener at UD bør se på Tilskuddsportalen, og den kommende Resultatportalen, som viktige deler av kvalitetsarbeidet i reformprosessen. Vi anbefaler at dere vurderer å se prosjektet som en del av reformen. Kanskje kan det bidra til å gi prosjektet høyere prioritet? Når sammenhengen med reformarbeidet er avklart, kan det bli enklere å vurdere hvilken prioritet prosjektet skal ha og å lage en realistisk fremdriftsplan.

Dere forteller at det er mange faktorer utenfor selve prosjektet som påvirker det. Reformprosessen i UD og Norad krever ressurser i begge organisasjonene, samtidig som det er stillingsstopp. Dette gjør det vanskelig å frigjøre de ressursene som prosjektet trenger. Det er viktig at dere gjør prosjektet relevant for ledelsen og alle berørte, slik at det får tilstrekkelig prioritet i forhold til andre viktige prosesser.
Når dere har avklart hvilke ressurser UD og Norad kan avgi til prosjektet, anbefaler vi at dere lager en fremdriftsplan som er realistisk, og som dere med høy grad av sikkerhet kan levere på. Det er viktig for prosjekteier og organisasjonen at man lykkes med gjennomføringen, selv om det betyr at fremdriften i prosjektet vil være noe langsommere enn opprinnelig planlagt.

Dere har allerede involvert saksbehandlerne for de tilskuddsordningene som er koblet på Tilskuddsportalen. Det er en avgjørende forutsetning for å lykkes.
Det er viktig at mellomlederne på fagsiden blir engasjert og at kommende brukere av portalen blir involvert i det videre utviklingsarbeidet. Vis konkret hvordan den nye portalen vil føre til forbedringer, både i kvalitet og effektivitet i saksbehandling. Kommuniser også tydelige hvilken betydning dette vil ha for UD og Norads omdømme når det gjelder forvaltningen av så store midler.

Dere skal innføre nye arbeidsprosesser og system i to virksomheter som har forskjellige kulturer og ulike måter å jobbe på. En vellykket gjennomføring krever endret atferd. Dere er allerede godt i gang, dere jobber med endringsledelse og har for eksempel laget en video med utenriks- og utviklingsministeren som sprer budskapet om Tilskuddsportalen. Det er viktig at dere forsetter endringsarbeidet med ulike tiltak. Allier dere med saksbehandlere og ledere som har tatt i bruk portalen og som kan fortsette å fremsnakke den.
Lederne på alle nivå i departementet og Norad må ta ansvar for kulturendringen som det er behov for knyttet til de nye prosessene, systemet og arbeidsformene.

En søknad om tilskudd starter hos en ekstern bruker. Det er viktig at disse også opplever verktøyet som nyttig. Involver sluttbrukere tidlig i prosjektet. Dere har allerede involvert noen brukere, og vi anbefaler at dere trekker inn flere. Et aktørkart kan være en bra start for å få oversikt over hvilke roller og behov de forskjellige aktørene som skal forholde seg til portalen vil ha. Gjør et utvalg av forskjellige brukere og bruk tilbakemeldingene deres i utviklingsarbeidet.

Dere forklarer at det er utfordrende å jobbe smidig i en ikke-smidig struktur som forventer tradisjonell dokumentasjon som forbindes med fossefallsmetoden. For å lykkes med å jobbe smidig i en ikke-smidig struktur må dere forklare hva det vil si å jobbe smidig til ledelsen. Vis hvordan dette blant annet er risikoreduserende for et prosjekt.
For å lykkes med smidig anbefaler vi dere også å sette sammen tverrfaglige team som omfatter kommunikasjon, endringsledelse og forvaltning av eksisterende løsning. Jobb med nyttestyring underveis. Vi anbefaler at dere formulerer målsetninger og gevinster som er evaluerbare. Det er vanskelig å styre etter uklare mål og gevinster.
Smidig utvikling stiller særlige krav til tydelige roller og ansvar, ikke minst når det gjelder prosjekteier/gevinsteierrollen. Ass. utenriksråd kan snakke med andre prosjekteiere som har utøvd hennes rolle i praksis. Statens pensjonskasse og Tolletaten er eksempler på virksomheter som jobber smidig, med god nyttestyring underveis.

Slik vi ser det kan tilskuddsforvaltning deles i tre deler; regelverk og rammebetingelser, administrasjon av ordningen og effekter. Vi forstår det videre slik at prosjektet primært skal bidra til høyere kvalitet og mer effektiv administrasjon av ordningene, ikke å måle effekter av tilskudd. Kommuniser tydelig hvorfor dere har tatt dette valget, og om dere har ambisjon om at ny løsning skal kunne vise effekter av tilskuddene på et senere tidspunkt.
Vi forstår det slik at dere i den nye resultatportalen i all hovedsak vil få data fra Tilskuddsportalen. Hvis dere har ambisjon om å måle effektene av tilskuddene, ikke bare bruken av midler, trenger dere en annen type datafangst enn det dere i dag får gjennom Tilskuddsportalen. Kanskje er det andre aktører som også må rapportere? Vi anbefaler at dere så tidlig som mulig avklarer ambisjonsnivået slik at dere kan legge til rette for relevant datafangst. Dere bør vurdere hvorvidt effektmåling kan kobles til dagens tilskuddsportal.

Dere sa i møtet at det er noen uheldige effekter av den nye tilskuddsportalen. Vurder om dere skal kartlegge hvilke ulemper som kan komme og hvordan dere best mulig kan håndtere disse (disbenefit-management). Et eksempel dere nevnte i møtet, var at den nye tilskuddsportalen stiller strengere krav til søkerne og at det kommer færre søknader. Dette er et eksempel på en uheldig effekt dere bør vurdere å følge opp. Er det ønskelig at man skal kunne levere en søknad, også når søkeren ikke er i stand til å fylle alle kravene i portalen? Kan informasjon og veiledning fra for eksempel ambassadene kompensere og bidra til flere søknader?