Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Utenriksdepartementet: Prosjekt eSøknad

Det primære formålet med prosjektet er å møte kravet om at tjenester med årlig volum over 3000 skal være digitale (Digitaliseringsrundskrivet 2015), men målet er også å effektivisere intern saksbehandling og kontakten med publikum.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

UDs foreløpige avgrensning av prosjektet er å levere en søknadsportal. Dette begrunner UD med at prosjektets primære formål er å tilfredsstille kravene i Digitaliseringsrundskrivet. Vi anbefaler at UD ser på tilskuddsforvaltningen i et helhetsperspektiv – «helikopterperspektiv» - før dere angir overordnede effekt- og resultatmål, og endelig prioriterer og avgrenser prosjektet. Hvis UD ikke ser prosjektet i et helhetsperspektiv, kan dere underveis komme til å ta valg som begrenser mulighetene for ytterligere gevinster, og det kan fordyre videre utvikling og vedlikehold, som for eksempel integrasjon mot andre fagsystemer.

Digitaliseringsrådet anbefaler at UD, med utgangspunkt i den helhetlige beskrivelsen, gjør en tydelig avgrensning av prosjektets oppgave; scope for prosjektet. UD vil da ha tydelige begrunnelser for hva som inngår i prosjektet og hva eventuelt gjenstår til senere tiltak. Det vil også være klart hvilke gevinster som prosjektet skal legge til rette for og hvilke som krever andre tiltak.

Vi anbefaler at dere lager en overordnet fremstilling av tilskudds-prosessen fra start til slutt. Vis hvor i prosessen utfordringene ligger. En helhetlig beskrivelse vil hjelpe UD å se hvor integrasjonsmulighetene ligger.

Vær åpen og vurder alle muligheter teknologien gir for å gjøre ting annerledes; let etter muligheter for automatisering av enkeltoperasjoner. Vurder muligheten til å ta inn mer, eller en annen type informasjon direkte fra brukerregistreringen inn i maler/avtaler. Vurder begrensning av språk til for eksempel engelsk og norsk. Det er viktig å presisere at utvidelse til flere språk vil kunne gi betydelige, tekniske utfordringer og pådra dere mye vedlikehold. Kan UD forenkle søknadsprosessen ved å ha en chat, hvor man kan avklare enkle spørsmål tidlig og sikre riktig informasjon inn i søknaden?

Ha brukeren i sentrum og beskriv deres brukerreise. Differensier på ulike typer brukere og identifiser forutsetningene for brukergruppene, eksempelvis tekniske forutsetninger for en bruker i Uganda. Beskriv hvordan brukeren kan få en best mulig opplevelse på de ulike trinnene.

Bruk den helhetlige beskrivelsen av tilskuddsforvaltningen til å vurdere hvilke endringer som vil gi de største gevinstene for ulike brukergrupper(interne / eksterne)på kort og lang sikt. Identifiser og eventuelt realiser lavt-hengende frukter, som skaper begeistring hos brukerne på kort sikt, slik at dere får ro til å jobbe med de tiltak som bidrar til gevinster på lengre sikt.

Slik prosjektet er avgrenset nå fremstår styringsgruppen som riktig satt sammen, men UD kan vurdere å etablere en referansegruppe med interne og eksterne deltakere. I referansegruppen bør for eksempel saksbehandlere både fra UD og NORAD og ulike potensielle eksterne søkere av tilskuddsforvaltning delta. Hvis dere endrer avgrensning av prosjektet, må dere imidlertid også endre sammensetning av styringsgruppen.

Bemanningen av prosjektorganisasjonen har en god bredde med hensyn til dekkede kompetanseområder. UD bør være oppmerksom på at mange ressurser med små brøker inn i prosjektarbeidet kan føre til utfordringer, blant annet når det gjelder sårbarhet og å holde en god fremdrift.

God praksis viser at prosjekter som har en god forankring i ledelsen i virksomheten har større muligheter å lykkes. UD kan vurdere hvordan prosjektet kan involvere overordnet ledelse. Ett tiltak kan være å avtale jevnlige statusmøter hvor prosjektet oppdaterer ekspedisjonssjefen.

UD har vært i kontakt med flere virksomheter for å lære av disse. Digitaliseringsrådet oppfordrer dere til å fortsette det gode arbeidet med å innhente flere erfaringer fra virksomheter med tilsvarende utfordringer, ordninger og løsninger. Digitaliseringsrådet anbefaler UD å ta kontakt med blant annet Innovasjon Norge, Lånekassen, Husbanken, Bergen kommune og NAV.

UD sa i møtet med Digitaliseringsrådet, at selv om UD har begynt planleggingen av prosjektet, så gjenstår det noe arbeid i konseptfasen. Digitaliseringsrådet støtter UD i at dere bør ferdigstille konseptfasen. Det er viktig med en god vurdering av alternative konsepter vurdert ut fra brukernes behov, i tillegg må dere forankre dette arbeidet ytterligere i UDs og NORADs ledelse.

UD har valgt en smidig tilnærming til utviklingsarbeidet. Digitaliseringsrådet støtter dette valget.

Valgt tilnærming legger til rette for at UD kan prioritere det viktigste først, og koble det til mulige gevinster som er identifisert.

Rådet anbefaler at UD ikke går lenger i detaljeringen av kravspesifikasjonen før dere har kartlagt behov og prioritert disse. En smidig utviklingsmetodikk innebærer at løsning og utvikling gjøres stegvis sammen med valgt leverandør. UD bør også sikre at dere har på plass tekniske miljøer som støtter gjennomføringsmodellen, herunder nødvendige testmiljøer, samt at man klarer å sette delleveranser i produksjon. Dette vil bidra til tidlige gevinster. Tidlig produksjonssetting av deler av løsningen med tilfallende gevinster (lavt-hengende frukter) vil kunne gi drahjelp i det videre arbeidet.

Digitaliseringsrådet mener det er en klok tilnærming å etablere piloter, og anbefaler at UD velger piloter som er relevante for de behovene prosjektet skal dekke og de gevinster dere ønsker å oppnå.

Vi oppfatter at UD har hatt en innledende dialog med Altinn og ID-porten. Flere virksomheter har behov for håndtering av utenlandske brukere i sine prosesser. Det vil være nyttig for dere å få god kjennskap til de vurderingene disse virksomhetene har gjort, og de løsningene de har valgt. Digitaliseringsrådet anbefaler at UD går i grundig dialog med Altinn og ID-porten når det gjelder UDs behov og hvordan Altinn og IDporten kan bidra til å løse disse.

Erfaringer viser at valg av en dyktig leverandør er en vesentlig suksessfaktor. Vi anbefaler at UD gjør seg godt kjent med mulighetene i markedet før tilbudsprosessen. I tilbudet kan UD invitere leverandører til å komme med innspill til mulige løsninger på sine behov. I selve tilbudet vil det også være viktig å få belyst leverandørens kompetanse. En mulighet for å få til dette vil være å stille krav om at leverandøren leverer noe konkret som synliggjør hvordan leverandøren har tenkt å løse oppgavene. I tillegg bør leverandøren dokumentere erfaring fra akkurat denne type prosjekter/løsninger.

Difis fagmiljø for offentlige anskaffelser kan veilede når det gjelder gjennomføring av dialog med markedet og bruk av smidig-kontrakter. Sekretariatet til Digitaliseringsrådet kan skaffe en kontaktperson i avdelingen, hvis ønskelig.