En av de mest samfunnskritiske oppgavene til Utdanningsdirektoratet er å utarbeide og gjennomføre eksamener og prøver. Utdanningsdirektoratet utvikler en ny digital løsning for eksamens- og prøvegjennomføringen.
Systemene som understøtter tjenestene for eksamen og prøver er avgjørende for at Utdanningsdirektoratet skal kunne utføre denne oppgaven. Årlig gjennomføres over 300 000 skriftlige eksamener i systemene og over 650 000 prøver.
Systemene for administrasjon av eksamen og prøver er fornyet gjennom PAS2-prosjektet i perioden 2015-2017, mens systemene for prøve- og eksamensgjennomføring er ca. 10 år gamle og til dels utdaterte.
Sammen med kravet om universell utforming av alle IKT-løsninger i grunnskole og videregående skole som skal gjelde fra 1. januar 2021, er det behov for å utvikle en ny løsning for eksamens- og prøvegjennomføringen.
Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet
Fordi løsningen blir obligatorisk vil utbredelsen i kommunene bli på 100%. Samtidig er prosjektet et pedagogisk virkemiddel og skal bidra til å endre fokuset på å måle kunnskap til å måle kompetanse. Det skal være en tett sammenheng mellom det elevene lærer på skolen og hva de vurderes etter. Hvor vellykket bruk av prøve- og eksamensresultater inn i undervisningspraksis og lærerplaner blir, påvirkes av flere faktorer.
Det er viktig at brukerne oppfatter de nye løsningene som positive og at de gir nytte. Dere opplyste i møtet at dere har flere virkemidler for å få til dette. For å lage en løsning som blir et godt pedagogisk virkemiddel, må dere involvere brukerne i utbredelsesstrategien. Vi anbefaler at dere allerede nå involverer sentrale aktører i utbredelsesarbeidet. Fortsett dialogen med KS og kommunene. Disse vil være viktige samarbeidspartnere for dere.
Investeringen i nye prøve- og eksamensløsninger gjøres ett sted, og gevinstene skal komme mange steder. Vi anbefaler at dere konkretiserer målene og viser sammenhengene mellom prosjektet og målene. Gjør det så tydelig som mulig.
Beskrivelsen av målene og sammenhengene vil vise at gevinstene kommer ulike steder. Noe vil kunne måles, for eksempel porto. Kompetanse- og kvalitetsutvikling er vanskeligere å måle, men dere bør vise hvordan prosjektet bidrar til økt kvalitet over tid.
Involver gevinsteierne i gevinstarbeidet. Planlegg og følg opp både de kvantitative og de kvalitative gevinstene i samarbeid med gevinsteierne. De må få eierskap til målene, bare slik vil de bidra til at gevinstene blir tatt ut på sikt.
Vi oppfatter at dere har orientert dere godt om hva andre land gjør og hvilke mulige leverandører som finnes i markedet. Dere står foran flere viktige valg. Dere skal velge hvilket konsept dere skal gå videre med. I tillegg skal dere også velge hvilke leverandører dere skal samarbeide med. Vi anbefaler at dere går i ytterligere dialog med markedet før dere velger konsept.
Innspill fra leverandører som jobber med lærings- og vurderingsløsninger, i Norge og andre land, vil gi dere enda bedre innsikt i hvilke muligheter som finnes. Det vil også hjelpe dere i å ikke snevre inn løsningsvalget for tidlig.
For å velge et best mulig konsept anbefaler vi at dere velger ut de kriteriene som er viktigst for dere. Det kan for eksempel være måloppnåelse på forbedringsområdene, fleksibilitet i løsningen, standarder, livssyklusforhold, usikkerhet og kostnader. Vurder alle konseptene systematisk i henhold til disse kriteriene.
Valg av konsept vil ha betydning for hvilken kompetanse og kapasitet dere trenger for å gjennomføre prosjektet og drifte løsningen. Sørg for å sikre kompetanse og kapasitet der det trengs. Dette kan dere også se i sammenheng med risikohåndtering.
Dere kan også tenke på hvordan dere kan redusere risiko, blant annet ved å styrke bemanningen og/eller leie inn ressurser. Anskaffelser, IT-sikkerhet og tekniske integrasjon vil være viktige kompetanseområder, i tillegg til det skolefaglige og prosjektmetodiske.
Flere av konseptene dere vurderer innebærer bruk av hyllevare. Hyllevare innebærer muligheter ved at mange som jobber med samme område bidrar til å videreutvikle løsningene og at løsningene er tilnærmet ferdige.
Vær bevisst på at all hyllevare er basert på en del forutsetninger om regelverk og prosesser og dermed hvordan løsningene skal brukes. Dette kan bety at hyllevaren ikke fullverdig støtter deres arbeidsprosesser. Vær forberedt på kompromisser – at dere må tilpasse hvordan dere jobber til systemet.
Å tilpasse hyllevarer kan medføre vesentlige kostnader. Vurder også mulighet og risiko for videreutvikling av hyllevaren i takt med norsk regelverk og utvikling av fagområdet.
Dere forteller at dere planlegger en "Proof of Concept" (å verifisere at noe er gjennomførbart) på en prosess etter valg av leverandør. Vi anbefaler imidlertid at dere ber om "Proof of Concept" før dere inngår kontrakt og velger leverandør. Å evaluere og prøve ut eventuell hyllevare er viktig. Ha en grundig prosess når dere velger leverandør og løsning.
Be leverandørene levere et "Proof of Concept" på de vanskeligste arbeidsprosessene og integrasjonene. Dette er en god måte å klare å skille mellom leverandører og mellom hyllevarer som ser like ut, men i realiteten er ulike når det gjelder kompetanse og egnethet.
Dere jobber veldig riktig med arbeidsprosesser, personas, brukerbehov og forbedringsområder. Vi støtter denne tilnærmingen. Det er viktig at ikke kravene utilsiktet begrenser muligheten for at dere mottar gode tilbud. Når dere formulerer konkrete krav til løsningene i anskaffelsesdokumentasjonen bør dere forsikre dere om at tilbyderne forstår kravene, blant annet ved å skille mellom prosess- og systemkrav.
For å kunne si om kravene er oppfylt må dere gjøre kravene målbare. Vi anbefaler at dere kvalitetssikrer anskaffelsesdokumentasjonen før dere ferdigstiller denne. Dere kan ta kontakt med Difis anskaffelsesfaglige miljø og miljøet for IT-sikkerhet for videre veiledning.
Vi oppfatter at dere har et bevisst forhold til standarder for utdanningsområdet. Vi anbefaler at dere i tillegg vurderer IT- standarder for offentlig forvaltning blant annet Difis nylanserte arkitektur for samhandling. Denne kan være nyttig.