Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Statens pensjonskasse: PRO 25 andre fase

Statens pensjonskasse (SPK) har startet fase II av sitt pensjonsprogram.

Det skal innføres nytt regelverk for offentlig tjenestepensjon. Dette krever store endringer og tilpasninger i SPK sine systemer og påvirker organisasjonen. SPK opprettet programmet Pro 25 for å håndtere nye pensjonsregler. Programmet er delt inn i tre faser. Fase II er planlagt gjennomført i perioden 2020–2022. Fase II må gjennomføres raskt på grunn av nytt regelverk og vil hovedsakelig bestå av leveranser som er absolutt nødvendige for å håndtere overgangen fra gamle til nye regler

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Pensjonsreformen og et arbeidsliv i endring gjør det stadig mer krevende for SPK å utføre samfunnsoppdraget sitt. Dere har god forståelse for disse utfordringene og har en ambisjon om å ta en klar rolle som bidrar til at medlemmene deres får en bedre helhetsopplevelse. Et viktig spørsmål er om SPK skal ivareta totaloversikten til medlemmene, eller om dere skal inngå i et samarbeid der andre ivaretar dette? Vi anbefaler at dere allerede nå starter arbeidet med å utforske hvilken rolle/forretningsmodell dere ønsker å ha på sikt. Dette vil ha betydning for hvilke produkter og tjenester dere prioriterer i fase II. Hva vil gi mest verdi for bruker? Er det allerede nå noen utfordringer dere må ta tak i?

Dere formidler at det har vært viktig å få til et utenfra og inn-perspektiv på tjenestene og produktene dere har og skal tilby. Dere har utarbeidet medlemsreiser, kundereiser og utformet «personas» for ulike grupper innenfor medlems- og kundemassen. Dette er bra. Bruk disse aktivt i det videre arbeidet både for å prioritere hvilke mål dere skal sette, hva dere skal starte med, og hvem dere kan samarbeide med for å dekke behovene til medlemmer og kunder.

Hent gjerne erfaringer fra andre organisasjoner. DNB er et eksempel på en organisasjon som har blitt mer og mer tjenesteorientert. De har ansatt flere tjenestedesignere for å treffe brukerbehov bedre.

Dere har mange års erfaring med smidig metodikk og bruker i dag en variant dere kaller SPK-modellen. Vi ser at teamene deres er organisert i en vertikal strøm basert på systemene dere har. Hvordan kan sluttbrukerbehovene bli styrende når dere omorganiserer? Kan dere organisere den vertikale strømmen etter henholdsvis medlemsreisen og kundereisen? Dette kan bidra til at dere ivaretar hele verdikjeden godt, og sikrer utenfra-og-inn-perspektivet fra start til slutt. Det kan også bidra til å tydeliggjøre leveransene i programmet internt og gjøre det enklere å involvere forretningssiden.

Det er viktig for dere å formidle SPKs samfunnsoppdrag utad, hva dere leverer og den omstillingen dere er inne i nå. For å oppnå dette må dere bruke tid på ekstern kommunikasjon. Avklar for eksempel hva dere ønsker skal komme fram når noen googler SPK. Bruk brukerreisene i den eksterne kommunikasjonen.

I mange prosjekt oppdager man underveis gevinster som ikke var kartlagt på forhånd. Noen prosjekt har en dedikert person med spesielt ansvar for disse. Det kan være rom for innovasjon og nye muligheter i de ikke-planlagte gevinstene. Lag gjerne en mulighetsmatrise der dere legger inn ideer som ikke kan realiseres med en gang, men som dere ønsker å ta med videre.

I rådet kom det spørsmål om SPKs tilknytting til A-ordningen. Dere fortalte at det er dialog mellom private pensjonsordninger og A-ordningen. Dersom SPK kan benytte lønnsdata fra A-ordningen, vil det spare arbeidsgiverne for dobbeltrapportering. For at SPK skal kunne koble seg på ordningen, vil det være nødvendig å gjøre endringer i regelverket. Det kan være et krevende arbeid. Vi anbefaler dere å starte arbeidet med forstudien og dialogen med A-ordningen så tidlig som mulig.

Utviklingen dere nå står overfor krever innovasjon og nytenkning, samtidig som organisasjonen også har store, rene forvaltningsoppgaver. Dette er krevende for alle toppledere. Ta en aktiv rolle i å forme hvilke ambisjoner dere skal ha. Støtt deg på god rapportering fra lederteamet når det gjelder sikker gjennomføring av forvaltningsoppgavene. Sett av tilstrekkelig tid til utviklingsarbeidet og ta eierskap til programmet.

Vi tror SPK har mange likhetstrekk med Finansnæringen og andre datadrevne virksomheter med store transaksjonsvolumer som Skatt og NAV. Skatt har også erfaring med hvordan konkrete utfordringer kan løses gjennom offentlig-privat samarbeid (DSOP samarbeidet). Det kan være nyttig å utveksle erfaringer med lederne i denne type virksomheter.