Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Sikt og Hk-dir: Fremtidens opptak

Samordnet opptak har i mer enn 25 år gjort det mulig for søkere å søke inntil 10 studieplasser ved ulike læresteder (27 universitet og 27 fagskoler) med en søknad. Nå jobbes det for å skifte ut de digitale løsningene.

Samordna opptak har i mer enn 25 år gjort det mulig for søkere å søke inntil 10 studieplasser ved ulike læresteder (27 universiteter og høgskoler og 27 fagskoler) med én søknad. Beregninger viser at dette har spart samfunnet for mer enn 200 millioner kroner årlig.

Samordna opptak forvaltes og koordineres av Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (HK-dir), mens Sikt leverer IT-løsningene som støtter opptaket. Flere av IT-systemene som støtter det samordnede opptaket er i dag utdaterte og trenger store oppgraderinger for å tilfredsstille dagens krav til sikkerhet, kapasitet, tilgjengelighet og brukervennlighet.

Dersom dagens systemportefølje skal videreføres uten større utviklingsløft øker risikoen for systemkollaps for hvert år. Dette var bakgrunnen til at Unit i 2021 leverte satsningsforslaget «Fremtidens opptak» til Kunnskapsdepartementet (KD). Hensikten med satsningen er å utvikle et mer moderne og fleksibelt opptakssystem som imøtekommer dagens krav til sikkerhet og brukervennlighet. Det legges også til grunn at flere typer opptak skal kunne innlemmes og at de nye løsningene skal understøtte målene om livslang læring.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet:

Kunnskapssektoren er fortsatt i en situasjon med omstrukturering og etablering av Sikt og HKdir.

Når dere skal gjennomføre et krevende prosjekt, må dere skape en god kultur mellom Sikt og HK-dir, basert på gjensidig forståelse og tillit.

Dere har de samme målsetningene for Fremtidens opptak, og dere har klart å formidle behovet og et utfordrende risikobilde. Dette er et felles prosjekt som dere må organisere sammen. Vi anbefaler at dere forteller den samme historien og viser at alle aktørene omfattet av Samordna opptak drar i samme retning. Det vil bidra til å skape trygghet i departementet for at dere vil lykkes.

Dere beskriver at dere skal jobbe tverrfaglig og etter smidig metodikk. Vi støtter dere på dette. Forskning og erfaring viser gode resultater med å jobbe smidig og organisere arbeidet i autonome team. Vi anbefaler at dere etablerer en styringsstruktur sammen som sikrer at dere kan gjennomføre arbeidet smidig. Begge virksomhetene må være med i både styring og prosjektarbeid. Vis departementene hvordan dere reduserer risiko ved å jobbe smidig.

Etter omstruktureringen i kunnskapssektoren er fag og IT delt på ulike organisasjoner. Vi anbefaler at dere bemanner utviklingsteamene tverrfaglig med kompetanse fra begge organisasjonene. Vår erfaring er at teamene også bør ha juridisk kompetanse som kan jobbe med å operasjonalisere nytt opptaksregelverk i løsningene.

Det er viktig å ha nyttestyringen og et godt gevinstfokus tett integrert i teamene. Vi anbefaler at dere har en rolle som jobber med nyttestyringen. En viktig oppgave for denne rollen er å formidle, markedsføre og få tilbakemeldinger på hvilke gevinster dere skal oppnå og har levert for de ulike aktørene. Denne rollen krever en person med god domenekunnskap og evne til å kommunisere godt med både utviklingsmiljø, prosjekteiere og fremtidige brukere.

Etter den supplerende analysen sitter KD og Finansdepartementet (FIN) igjen med spørsmål om beslutningsgrunnlaget er tilstrekkelig for å gjennomføre investeringen. Det er viktig at spørsmålene blir besvart grundig.

Vær aktive i kommunikasjonen med KD og FIN, ta initiativ til å skape en felles forståelse av utfordringene, målbildet og hvordan dere skal løse det. Vis også hvordan dere har en plan for utfasing av gamle systemer og at det vil realiseres nytte underveis.

Dere har søkt om midler i et satsingsforslag, men er usikre på finansieringen. Vi anbefaler at dere planlegger for hvordan dere kan jobbe smidig og gradvis levere nytte også hvis dere får mindre midler enn forventet eller en trinnvis finansiering.

De fleste gevinstene av tiltaket ligger hos aktørene i utdanningssektoren og studentene. Vi anbefaler at dere identifiserer de viktigste aktørene og avklarer hvordan de skal involveres i arbeidet. Vår erfaring er at de bør involveres fra start til slutt.

Teamene skal ivareta brukerperspektivet både under og etter gjennomføringsfasen. Det er viktig å få løpende tilbakemeldinger fra brukerne. Ved å levere deler av løsningen underveis vil dere kunne feile raskt, uten for store kostnader, lære av det som ikke fungerte og justere det videre arbeidet.

Selv om Sikt har erfaring med smidig utvikling, tror vi dere vil ha nytte av å lytte til andre. Nav har solid erfaring med organisering og styring av tverrfaglige team. I tillegg er Skatteetaten, Statens pensjonskasse og Entur eksempler på virksomheter som jobber smidig, med god nyttestyring underveis. Erfaringene omfatter også team som er satt sammen av flere samarbeidende virksomheter.