Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Kunnskapsdepartementet: Fremtidig deling av data i kunnskapssektoren

Kunnskapsdepartementet (KD) har en ambisjon om at arbeidet i departementet, underliggende direktorater og virksomheter skal være kunnskapsbasert.

For å lykkes med denne ambisjonen er det avgjørende med et velfungerende system for kunnskap som sikrer at det utvikles og gjøres tilgjengelig et kunnskapsgrunnlag med kvalitet, legitimitet og relevans. Kunnskapsdepartementet tildelte i november 2018 Unit oppdraget med å gjennomføre en forenklet konseptvalgutredning (KVU) for fremtidig infrastruktur for data, analyse og statistikkpublisering om utdanning, forskning og integrering.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Det kan være krevende å forstå den konkrete nytten når prosjektet er avgrenset til tilrettelegging for bruk av data til styring, analyser og forskning. For å engasjere og motivere mange aktører til å være med på en langsiktig reise må dere fortelle den gode historien. Historien må gi forståelse for hvorfor dere gjennomfører dette, og hvilken nytte den enkelte brukeren skal få. Historien må kunne stå seg over hele den reisen dere ønsker aktørene skal være med på.

Vi anbefaler at dere utvikler brukerhistorier som viser sammenhengen mellom tjenesteproduksjon, orden i eget hus, orden i sektoren, og bruk av data til styring, analyser og forskning. Vis nytten av god kvalitet på data, både til primær- og sekundærbruk. Brukerhistoriene må synliggjøre sammenhengen mellom behov, mål og løsning, og det langsiktige målet på en måte som kommuniserer godt utenfor prosjektet.

Dere kan finne inspirasjon til deres historiefortelling i vår erfaringsrapport fra 2019 Den gode historien.

For å lykkes må dere skape entusiasme og engasjement for arbeidet. God informasjon og kommunikasjon er viktig, men det vil ikke være nok.

Dere ser på verdikjedene for data. Vi anbefaler at dere velger ut noen verdikjeder eller områder hvor behovene er tydelige og hvor dere har gode muligheter for å lykkes. Vurder også en verdikjede eller område der aktørene er skeptiske. Konkretiser behovene ved å jobbe med tjenestedesign og brukerreiser. Involver både konsumenter og produsenter av data. Ved å levere nytte i en verdikjede viser dere direkte resultater. Dette vil bidra til engasjement, entusiasme og læring underveis. Dere vil også få et godt grunnlag til å fortelle den gode historien.

Dere nevnte i møtet at dere vurderer å gjennomføre en hackathon innenfor noen områder. Dette er en god ide som kan bidra til entusiasme og nytte.

En del av datagrunnlaget dere skal bruke skapes i kjernevirksomheten i kommunene. Kvaliteten i data for primærbruk vil være avgjørende for kvaliteten i data for sekundærbruk. Effektiv datainnsamling vil også være viktig for ikke å skape rapporteringsbyrder for virksomhetene.

I kommunesektoren pågår det tunge satsinger, blant annet på oppvekstfeltet. Dette vil kunne ha betydning for hvilke data som er tilgjengelig og kvaliteten på data. Kommunene har en felles plattform (FIKS) og nasjonalt samarbeid på arkitektur som ligger til grunn for dette arbeidet. Dette skaper muligheter for helhetlige og effektive løsninger.

Vi anbefaler at dere utforsker muligheten for et tett samarbeid med kommunesektoren. Ved å samarbeide kan dere påvirke og stille krav til datainnsamlingen i tjenesteproduksjonen. Hvis dere deltar i arbeidet med standardisering og arkitektur, kan det gi merverdi i tjenesteproduksjonen i kommunesektoren og samtidig bidra til bedre kvalitet på data.

Når data skal analyseres, tolkes og brukes i beslutningsprosesser er det viktig å vite hva data betyr. Dere jobber allerede mye med begrepsharmonisering både nasjonalt og internasjonalt, og kjenner godt utfordringene med det. Harmonisering er et krevende og kontinuerlig arbeid. Noe data kan brukes i prosesser ved at de er klart definert selv om de ikke er harmonisert på tvers av virksomheter og sektorer.

Vi anbefaler at dere vurderer nøye hvilke begreper det er viktig å harmonisere og hvilke data som dere bare skal beskrive i datakataloger. Vår erfaring er at et for høyt ambisjonsnivå på harmonisering kan være kraftig kostnadsdrivende og gir økt risiko for forsinkelser.

Det pågår flere prosjekter i sektoren som jobber med datadeling og bidrar til samme formål som fremtidig deling av data i kunnskapssektoren. Prosjektet berører også mange aktører i andre sektorer. Dere har allerede startet et tverrdepartementalt samarbeid om kunnskapsgrunnlag i et nettverk.

Dette ligner et program med koordinerings- og samordningsoppgaver på tvers av en rekke prosjekter. Når dere skal jobbe videre med organisering i forprosjektet, anbefaler vi at dere vurderer å bruke programstyring. En programkonstruksjon vil bidra til at dere kan styre dette som et mer langsiktig arbeid enn enkeltprosjekter som avsluttes når de har levert sine produkter.

Departementet er allerede en aktiv pådriver for utvikling og det er viktig at departementet har et sterkt eierskap også videre. Vurder om dere skal ta inn viktige aktører, også konsumenter, i programstyret.

Orden i eget hus – orden i nabolaget – orden i sektoren er grunnleggende i konseptet. Dette er et møysommelig og ressurskrevende arbeid som dere ikke må undervurdere. Virksomhetene har ulike forutsetninger for å lykkes i dette arbeidet.

Vi anbefaler at dere er på tilbudssiden og bistår virksomhetene for å få dette til. Løft frem gevinstene som orden i eget hus gir, både internt og i sektoren. Nøkkelen er å få frem gevinstene og dermed entusiasmen.