Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap: Fremtidig løsning for nød- og beredskapskommunikasjon

Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) i samarbeid med Nasjonal kommunikasjonsmyndighet (Nkom) har fått i oppdrag å gjennomføre en konseptvalgutredning (KVU) «Fremtidig løsning for nød- og beredskapskommunikasjon og overgang fra dagens Nødnett», basert på de kommersielle mobilnettene.

Konseptet som blir valgt skal oppfylle samfunnsmålet om at nød- og beredskapsaktører skal ha en kommunikasjonsløsning som støtter opp under DSBs evne til å verne om liv og verdier. Det er et krav om at ny løsning skal gjenskape og forbedre tjenestene som i dag finnes i Nødnett.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Det vil være mange aktører i prosjektet og det vil være tusenvis av brukere av fremtidig løsning. Det kan være lurt å lage et aktørkart som viser hvilke roller og hvilke behov de forskjellige aktørene har.

Det er ikke nødvendig at alle aktørene er med i prosjektstyret, men det er viktig med åpenhet. Alle berørte må vite hvordan de kan påvirke prosjektet og hvordan synspunktene deres blir ivaretatt gjennom prosjektløpet. Ta utgangspunkt i oversikten over interessentene og lag arenaer for de ulike aktørene, for eksempel differensiert etter hvilken type interessent de er. Dere kan ta initiativ til at alle de viktige aktørene oppnevner operative gevinsteiere.

Dette vil som sagt være et signalprosjekt for DSB. Det vil være viktig å sikre forankring underveis for å drive milepælene framover. Vi anbefaler at dere lager en tydelig prosjektorganisasjon med klare ansvarslinjer og fullmakter. Ledelsen i DSB må være tett knyttet til prosjektet. Vi anbefaler at direktøren i DSB leder styringsgruppen.

Prosjektet er satt opp med to prosjektledere, en teknisk og en administrativt. Dette bør ikke være en hindring i seg selv, men kan i gitte situasjoner skape uklarhet i ledelsen av prosjektet. Prosjekter som har løst dette på en vellykket måte, har vært veldig konkrete i mandatutformingen hvor de beskriver hvem som har ansvar for hva.

Prosjektet berører mange departementsområder, og dere må involvere dem i prosjektet. Dere må derfor sørge for at prosjektet har en organisering som sikrer forankring på departementsnivå gjennom hele prosjektperioden. Departementene må være løpende informert om hva som skjer i prosjektet. Vi anbefaler at dere tar initiativ til å etablere et departementsforum. Dette forumet vil være et sted hvor dere kan ta opp problemstillinger, diskutere dem og få støtte.

Dere opererer i et område med rask teknologisk utvikling. Det er vanskelig å forutse hvordan løsninger blir om 5-10 år. Vi anbefaler likevel at dere jobber videre med å formulere mer konkrete effektmål. Det er fordelaktig å ha effektmål som er funksjonsbaserte, uavhengige av hvilke tekniske løsninger det er snakk om. Slike mål vil også gjøre det enklere å evaluere konsepter og senere tilbud, samt muliggjøre styring av prosjektet etter disse målene under prosjektgjennomføring.

Det er mange brukere med store forventninger til prosjektet. Etter dere har definert mer konkrete mål vil det være enklere å håndtere forventningene til de som skal ta i bruk den fremtidige løsningen. Vi anbefaler at dere svarer ut brukernes forventninger tidlig. Lag en kommunikasjonsplan. Slik kan dere møte eventuell tvil og frykt som brukerne har for fremtidig løsning. God involvering og forventningsstyring hjelper dere å forankre løsningen hos brukerne, se også anbefaling 1. Det er en kontinuerlig jobb å sikre kommunikasjon og forankring gjennom hele prosjektperioden.

Prosjektet skal strekke seg over mange år og mye vil endre seg underveis. Det vil oppstå muligheter for gevinster og tjenester som dere ikke ser nå. Det er ikke bare teknologien som er i stadig endring, men også operatørmarkedet, reguleringen av det, med mer. Vi anbefaler at dere har et bevisst forhold til mulige endringer som kan skje og muligheter som kan oppstå. Jobb med hvordan dere kan tilpasse dere til endringer og realisere muligheter. Scenarioutvikling er en måte å gjøre både prosjektet og aktørene bevisste og i stand til å håndtere endringer som kan komme. Kan dere utarbeide en mulighetsanalyse som dere kan oppdatere gjennom hele prosjektet? Det kan være lurt å legge ansvaret for slik fremtidstenking til en funksjon i organisasjonen.

Direktoratet for e-helse har god erfaring med organisering av komplekse prosjekter med mange aktører på flere nivåer. De har også en godt utviklet og moderne plattformtenking. Skatteetatens Modernisering av folkeregisteret og Kystverkets Barentswatch er eksempler på prosjekter som har gode erfaringer med den typen forankring som er nevnt i anbefaling 3.