DigiViken ønsker å bidra til utviklingen av en nasjonal fellesløsning som sikrer at innbyggere får én felles inngang for å håndtere samtykker gitt til det offentlige. Dette gjelder alle samtykker, uavhengig av forvaltningsnivå, fagområde og tidspunkt for når samtykket ble gitt.

Departement:

DigiViken ønsker å bidra til utviklingen av en nasjonal fellesløsning som sikrer at innbyggere får én felles inngang for å håndtere samtykker gitt til det offentlige. Dette gjelder alle samtykker, uavhengig av forvaltningsnivå, fagområde og tidspunkt for når samtykket ble gitt. Det er gjennomført et forprosjekt i partnerskap med en privat leverandør.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Dere reiser mange viktige problemstillinger i denne saken. Fullmakter, representasjon og samtykke er problemstillinger det har vært arbeidet med over tid både i statlig og kommunal sektor. Samtidig er det et stort behov for et felles løft slik at brukere og tjenestesteder får bedre og mer enhetlig oversikt. Det er flott at DigiViken er pådrivere for at noe skal skje på området. Digitaliseringsrådet har seks anbefalinger vi håper vil være nyttige i deres videre arbeid. Anbefalingene kan kategoriseres i 3 hovedretninger:

  1. Hvordan løfte lokale behov til et nasjonalt nivå? (se anbefaling 2 og 3)
  2. Hvilken rolle kan DigiViken spille i det pågående nasjonale initiativet? (se anbefaling 3, 4 og 5)
  3. Hvordan kan DigiViken samarbeide med markedet? (se anbefaling 1 og 6)

Forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften) er tydelig på at oppdragsgiver ikke kan benytte rådgivere ved utarbeidelse av spesifikasjoner, dersom rådgiverne kan ha en økonomisk interesse i anskaffelsen. Dere må derfor være klar over at dersom dere fortsetter det tette samarbeidet med den ene leverandøren, vil det utelukke den leverandøren fra en eventuell konkurranse senere. Det tette samarbeidet i denne fasen hindrer dere også i å få gjennomslag i de kommunale og statlige prioriteringsprosessene, se anbefaling 2.

Vi anbefaler derfor at dere:

  • avslutter nåværende samarbeidsform med leverandøren for å sikre at de også kan levere på løsning i en eventuell senere anskaffelse

Det har over tid vært arbeidet med denne problemstillingen både i kommune og stat. Vi opplever at det er stor enighet om at noe bør gjøres. Den kommunale samstyringsstrukturen må eie og følge opp arbeidet med kommunale samtykker og fullmakter. Digdir har inneværende år fått noe midler til å arbeide med problemstillingen på nasjonalt nivå. I dette arbeidet skal samarbeides det med KS. Vi mener DigiVikens videre rolle i det nasjonale arbeidet må avklares av den kommunale samstyringsstrukturen.

Det kan bli en stor oppgave å få på plass et godt system rundt bruken av samtykke, fullmakt og annen representasjon. Mye er allerede gjort i ulike sektorer. Noen byggeklosser er allerede på plass. Det er utgangspunktet for den utredningen Digdir er i gang med nå.

Forprosjektet som dere har gjennomført bærer preg av at leverandøren skal utvikle løsning, ta patent på den og selge den videre i et internasjonalt marked. Forprosjektrapporten mangler juridiske vurderinger, tilstrekkelig vurdering av leverandørmarkedet og har for få konsepter.

Når nasjonale aktører skal etablere et felles økosystem rundt denne problemstillingen, er det viktig å starte med spillereglene for økosystemet. Det er behov for en felles forståelse for hva som skal sentraliseres, hva som skal fungere lokalt, hva det offentlige skal ta ansvar for og hva som kan overlates til markedet. Videre er det behov for utarbeidelse av gode brukerreiser og definerte datamodeller. Dere har utført kartlegginger og har god innsikt om praksis i kommunal sektor. Dette er innsikt dere kan jobbe videre med.

Vi anbefaler dere å:

  • formidle til de nasjonale aktørene all den kunnskapen dere har om praksis i kommunal sektor. Dere har god innsikt som kan brukes for å utarbeide gode brukerreiser og datamodeller.
  • bistå med å tallfeste behovene i kommunene. Bruk gjerne tallmaterialet og suppler med data fra andre kommuner, til å si noe om det samlede omfanget av tidstyver i hele landet

Det er behov for å rydde opp i begrepsbruken rundt samtykke. Når er det behov for samtykke? Når er det vi snakker om fullmakter, reservasjon og innsyn i data? Det er noe annet enn samtykke. Bruker vi samtykke for ofte? Kanskje det heller er riktig å endre arbeidsprosesser, eller få til regelverksendringer som reduserer behovet for samtykke? Dere fortalte at dere hadde satt i gang et slik arbeid sammen med personvernombud i kommunene, men at arbeidet ikke ble fullført.

Digdir skal i sitt arbeid rydde i begrepsbruken rundt fullmakt, representasjon og samtykke.

Dere har mye kommunal erfaring å bidra med og vi anbefaler at dere:

  • bistår Digdir for å sikre en felles og juridisk presis begrepsbruk.
  • oppfordrer og bistår kommunal sektor til å rydde i begrepsbruken og bruken av samtykke i kommunene.

For å få politisk oppmerksomhet må utfordringen være både forståelig og viktig nok til å bli prioritert over andre behov. Til tross for at problemstillingen har vært aktuell i flere år, har man ikke lykkes med å sikre finansiering for en helhetlig og nasjonal løsning. Her kan både dere, KS og Digdir bidra med fakta og analyser som bedre kan underbygge og «selge» behovet. KS og Digdir bør sammen løfte saken inn på nytt for topplederorganet Skate (Styring og koordinering av tjenester i e-forvaltningen). Flere enn Digdir og KS må slutte opp om og prioritere behovet for å få utviklet løsninger for området.

Vi anbefaler at dere:

  • opprettholder engasjement om saken ved å vise til tallfestede oversikter og konsekvensene av å ikke gjøre noe

Det offentlige må eie rammeverket for det som skal utvikles, og en nasjonal aktør må ha den videre dialogen med markedet.

Det er alltid viktig at det offentlige har en åpen dialog med markedet for å få gode og innovative løsninger. Markedet leverer mange gode løsninger til det offentlige.