Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Difi: Prosjekt eInnsyn

De opprinnelige intensjonene med de to prosjektene i Difi og Oslo kommune er ulike, men er komplementære når det gjelder å få innsyn i politiske prosesser og vedtak i det offentlige generelt. Det kommer ikke klart frem av dokumentasjonen hva den nye OEP-løsningen skal gjøre som den gamle løsningen ikke gjør.

Et eksempel er at brukeren i dagens løsning kun får opp en liste med journalposter, mens det i den nye løsningen vil være mulig å få direkte tilgang til dokumentene. Dere bør tydeliggjøre endringer i mål og funksjonalitet slik at disse er i tråd med det nyetablerte samarbeidsprosjektet. Dere må uttrykke hovedformålet med samarbeidsprosjektet tydeligere i styringsdokumentasjonen.

Det er veldig viktig med god involvering av brukerne som skal levere dokumenter til og hente ut informasjon/dokumenter fra den nye løsningen. Prosjektet har gjort et godt arbeid med å involvere brukere så langt. Vi ser at dere har etablert referansegrupper og arbeidsgrupper for presse/media, innholdsleverandører og prosesser/kvalitet.

Det er imidlertid noe uklart for Digitaliseringsrådet hvem som inngår i gruppene innholdsleverandører og prosesser/kvalitet. Det kommer ikke klart frem hvordan saksbehandlerne påvirkes og hvordan prosjektet legger til rette for reell involvering av disse. Vi legger til grunn at dere vil involvere saksbehandlere fra ulike typer virksomheter for å avdekke ulike behov.

Prosjektet har ambisjoner om å lage en løsning som dekker behovene til hele offentlig sektor. Det er viktig at prosjektet forsikrer seg om at løsningen som utvikles for Oslo kommune har overføringsverdi til andre kommuner, spesielt de minste kommunene. For å kunne realisere målet om å lage en løsning for samtlige kommuner mener vi det er viktig at dere etablerer et tett samarbeid med KS.

Den samfunnsøkonomiske analysen som ligger til grunn for prosjektet viser et stort gevinst-potensiale. Samtidig viser den at forutsetningene for gevinstene er usikre når det gjelder i hvilken grad virksomhetene tar i bruk løsningen slik den er tenkt. Realisering av det store gevinstpotensialet forutsetter at hver enkelt saksbehandler i de 120 statlige virksomhetene tar stilling til offentlighet i samme arbeidsprosess som de arkiverer dokumentene (forhåndsklassifiserer).

I neste fase gjelder dette saksbehandlerne på kommunalt nivå, i første omgang Oslo kommune - og deretter resten av kommunene. Å få til dette er et stort og komplekst arbeid, kulturendringen vil berøre samtlige brukere i stat og kommune. Vi anbefaler at Difi og Oslo kommune ikke undervurderer arbeidet dere må gjøre med dette og ressursene dere må sette inn for å lykkes.

Dere må lage en gevinstrealiseringsplan som konkretiserer kvantitative og kvalitative gevinster, roller, ansvar og tiltak dere må gjennomføre for at gevinstene skal kunne tas ut. For å få et helhetlig bilde av gevinstpotensialet bør dere også beregne kostnader hos de som skal gjøre jobben.

Som for fellesløsninger ellers vil det være en problemstilling at gevinstene kommer i andre virksomheter enn hos de som tar investeringen. Digitaliseringsrådet mener derfor at dere bør sette av tilstrekkelig med tid og ressurser til å jobbe systematisk med gevinstrealisering for å lykkes i dette prosjektet. Slik vi forsto dere i møtet vil dere legge til rette for gevinstrealisering ved blant annet å lage skjemaer hvor virksomhetene kan dokumentere effekter av ny løsning.

Dere opplyser at dere også vil ha kompetansehevende tiltak. Dette kan være gode virkemidler. Digitaliseringsrådet mener imidlertid at det er behov for en mer helhetlig tilnærming til gevinstarbeidet. En tydeliggjøring av hvor gevinstene kommer vil også kunne bidra til motivasjon hos de som skal ta i bruk løsningen.

Prosjektene i Difi og Oslo kommune var begge i gjennomføringsfasen da de ble slått sammen. Det å slå sammen prosjektorganisasjoner i pågående prosjekter kan ofte være krevende, slik dette prosjektet også har erfart. Digitaliseringsrådet synes at Difi og Oslo kommune har tatt noen gode grep for å lykkes med sammenslåingen. Vi anbefaler at dere snarest oppdaterer planer og dokumenter som synliggjør det nye samarbeidet. Dere må blant annet avklare hvordan dere håndterer avvik og ev. konflikter.

Hvis dere ikke etablerer en hensiktsmessig styringsstruktur risikerer dere at unødvendig mange beslutninger blir løftet til ledernivå/eskalert.

Dere sier selv at prosjektet skal levere en løsning som kan brukes av 120 statlige virksomheter og Oslo kommune, og på sikt samtlige kommuner i Norge. For å få til dette må dere involvere KS og tydeliggjøre deres rolle og ansvar arbeidet.

Gitt at eInnsyn blir en løsning som skal brukes av alle offentlige etater, anbefaler vi at dere vurderer om dere skal legge prosjektet frem for Skate for å avdekke behov og parallelle spor som bør henge sammen. Dette vil også kunne gi god forankring for det endringsarbeidet som etatene må gjennomføre fremover. I tillegg er eInnsyn et interessant eksempel på kommune-stat-samarbeid som det er viktig å dele erfaringer rundt.

Dere bør tydeliggjøre styringsdokumentasjonen med hensyn til usikkerhet og usikkerhetshåndtering. En oppdatert usikkerhetsanalyse vil være nyttig for Difi og Oslo kommune i den videre styringen og oppfølgingen av prosjektet. Analysen bør inneholde de viktigste usikkerhetene i prosjektet, hvilke tiltak dere bør gjennomføre for å redusere usikkerhet samt hvem som er ansvarlig for de ulike tiltakene.

Særlige usikkerheter dere bør vurdere i en slik analyse er:

• Tydeliggjør usikkerheter knyttet til at det er et samarbeidsprosjekt. Beskriv roller og ansvar i dette.

• Tydeliggjør grenseflater mot Arkivverket/ eArkiv. Sammenhengen til eArkiv fremstår som klar i løsningskonseptet, og det er bra at dere har etablert et godt samarbeid med Arkivverket. I dokumentasjonen skriver dere imidlertid at samarbeidet er satt på vent. Vi anbefaler vi at dokumentasjonen gjenspeiler det faktiske samarbeidet med Arkivverket.

Konkurransestrategi og leverandørsamarbeid er ikke eksplisitt omtalt i styringsdokumentasjonen vi har mottatt. Temaet ble heller ikke grundig belyst i møtet med Digitaliseringsrådet. Bør Difi og Oslo kommune gjøre en vurdering av leverandørsamarbeidet og hvordan dette ev. påvirkes i lys av at prosjektet har gått fra å være et Difi-prosjekt til å også omfatte kommunene?

Digitaliseringsrådet forutsetter at krav og føringer i Digitaliseringsrundskrivet er ivaretatt i prosjektet. Dette gjelder særlig utarbeidelse av en gevinstrealiseringsplan.