Utlendingsdirektoratet: Veikart for digital utvikling

Utlendingsdirektoratet (UDI) arbeider med å etablere målbilder og tilhørende veikart for systemporteføljen.

UDI har ansvar for å forvalte og videreutvikle de sentrale systemene som benyttes på tvers av utlendingsforvaltningen. Veikartet skal hjelpe med å prioritere de nødvendige funksjonelle og tekniske endringene i riktig rekkefølge og sikre at UDI stegvis kan nærme seg en ny, effektiv og funksjonell IT-systemportefølje.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Dere jobber metodisk bra med å konkretisere behovene som skal gi grunnlag for det fremtidige målbildet for digitaliseringen. Det vil være avgjørende at dere klarer å knytte sammen dette med den ambisjonen dere har om å være den sentrale aktøren på utlendingsfeltet.

I arbeidet fremover må dere få frem nytten for alle aktørene. Det veikartet og målbildet for digitaliseringen dere jobber med må også svare på behovene til samarbeidspartnerne. De andre aktørene må være med i prosessen og få samme eierskap og engasjement til endringene som dere. For å få dette til må alle utfordringer på bordet og prioriteringen må skje i en åpen og involverende prosess. Tenk utenfra og inn!

Moderniseringsarbeidet som dere nå skal gjennomføre vil ha konsekvenser for flere andre virksomheter, som dere sier i virksomhetsstrategien. Det er viktig at samarbeidspartnerne deres støtter satsningene. Bli enige med de andre om hva som er de viktigste utfordringene i migrasjonskjeden og hva som er de viktigste behovene. Det vil være en stor fordel om dere forteller den samme historien til departementet og viser at aktørene i migrasjonskjeden drar i samme retning.

Dere har en viktig rolle i migrasjonskjeden og skaper og forvalter data som er avgjørende for at samarbeidspartnere skal kunne gjøre jobben sin på en effektiv måte. Vis hvor viktig det er at data dere forvalter har god kvalitet og at den er lett tilgjengelig for samarbeidspartnerne deres. Vi anbefaler at dere jobber for å gjøre data tilgjengelige for alle samarbeidspartnere i hele kjeden, inkludert kommunene.

Vi ser at det kan være mange utfordringer knyttet til å dele data som dere har, både når det gjelder datakvalitet og juridiske problemstillinger. Har dere for eksempel undersøkt om eksisterende lover og regelverk kan tilpasses for å gjøre det lettere å dele data?

Dere forteller at dere har involvert departementet i flere runder allerede. Dette er bra. Vi anbefaler at dere fortsetter å være på tilbudssiden. Jobb sammen med departementet for å få en felles forståelse av målbildet og veikartet, og synliggjør hvordan dere tenker en trinnvis utvikling. Dere må også vise at dere har en plan for utfasing av de gamle systemene og at det vil komme nytte underveis. Dette vil i sum være avgjørende for dialogen om fremtidig finansiering.

Vær tydelige på at tilnærmingen med tiltakspakkene (50/50) bare er illustrasjoner som dere vil konkretisere nærmere i de årlige budsjettbehandlingene.

Den flerårige satsningen som UDI forespeiler, vil falle innenfor Finansdepartementets kvalitetssikringsordning. Finansdepartementet jobber med en veileder for digitaliseringsprosjekter. En endring i ordningen er at utredende virksomhet og ekstern kvalitetssikrer skal ta hensyn til flere av de momentene som er særegne for moderne digitaliseringsarbeid, blant annet smidige prosjekter og trinnvis gjennomføring. Vi anbefaler at dere går tidlig i dialog med Justisdepartementet for å planlegge kvalitetssikring etter den nye veiledningen. På denne måten kan dere unngå forsinkelser som følge av ekstern kvalitetssikring.

Regjeringen la frem digitaliseringsstrategien sin i juni og vil i første omgang prioritere utviklingen av sammenhengende tjenester innenfor syv livshendelser. En av disse livshendelsene er «Ny i Norge». Kunnskapsdepartementet har fått ansvaret for denne livshendelsen, men flere sektorer må samarbeide. Vi anbefaler at dere vurderer hvordan dere kan koble dere på dette prioriterte området. Det kan styrke argumentasjonen for satsningen, også for 2021.

I tillegg til moderniseringsarbeidet innen digitalisering står dere også ovenfor en større organisasjons- og omstillingsprosess. Begge initiativene skal bidra til at dere når målene i virksomhetsstrategien, og dere ønsker å knytte disse prosessene sammen. Vi støtter dette. Det er viktig at lederen stiller klare forventinger om samarbeid mellom tiltakene for å oppnå god sammenheng mellom dem. UDI må legge til rette for at den praktiske samhandlingen som er nødvendig kan realiseres.

Vi anbefaler at dere er tydelige på hvordan endringene i organisering stiller krav til de digitale løsningene og hvordan løsningene kan støtte opp under ulike måter å organisere arbeidet på.

Dere har en tradisjon på å gjennomføre endringer i organisasjonsstrukturen når saksinngangen endrer seg. Slik det fremstår i dokumentasjonen og møtet planlegger dere nå en mer gjennomgripende endring i organisasjon og arbeidsmåte. Sammen med nye digitale løsninger vil dette kunne innebære en vesentlig endring i medarbeidernes hverdag. Det stiller andre krav til ledelsens kommunikasjon med de ansatte. I en slik situasjon er det viktig at ledelsen forteller en sammenhengende og troverdig historie. Hvorfor og hvordan skal endringsprosessen bidra til at UDIs posisjon som den sentrale aktøren på utlendingsfeltet styrkes? Hvordan vil dette påvirke den enkelte medarbeiders hverdag? Hva kan medarbeiderne forvente av UDI som arbeidsgiver og hva må de selv bidra med? Denne historien må fortelles – igjen og igjen.