Da krigen i Ukraina startet utløste dette en stor flyktningekrise i hele Europa. I Norge førte krisen til et stort engasjement for å hjelpe og et godt samarbeid på tvers av forvaltningen.
I Norge er modellen for innvandring basert på at flyktningen følger et forutbestemt sekvensielt forløp. Det er etablert et sentralt ankomstsenter (Råde). Flyktningene skal deretter registreres, søknaden om beskyttelse skal behandles. Flyktningen skal deretter bosettes og innlemmes i et integreringsforløp.
Et stort antall ankomster var krevende for forvaltningen, og mange av flyktningene fra Ukraina fulgte ikke det forutbestemte forløpet. Dette medførte andre brukerbehov enn det som forvaltningen var forberedt på. Blant annet fant flere bolig selv, de fleste hadde god dokumentasjon av identitet, og mange ønsket seg raskt ut i arbeid. Mange offentlige virksomheter måtte endre de digitale tjenestene som følge den nye situasjonen. Dette førte også til mange lovendringer.
Digitaliseringsdirektoratet (Digdir) fikk i oppdrag å få på plass en løsning for eID for flyktningene fra Ukraina. Målet var blant annet bedre digitale tjenester for flyktningene med muligheter for selvbetjening og spart tid i saksbehandlingsløpet.
Ukraina-samarbeidet
Behov for nettverkssamarbeid
Dialogen med aktørene avdekket at det var behov for informasjonsdeling, dialog og samarbeid innen flere områder. Aktørene drøftet mulighetene for en nettverksbasert samarbeidsmodell i mars 2022. Det ble etablerte et tverrsektorielt og tverretatlig samarbeid på digitaliseringsområdet. Digdir tok en koordinerende rolle, og etablerte et fast møtepunkt for dialog og deling på tvers.
Ukentlige møter på Teams
Deltakerne i nettverket møttes på teams, én time i uken. Arbeidsgrupper ble etablert og jobbet med spesifikke utfordringer/behov som berørte flere, kartla problemet og foreslo løsninger. I starten deltok 8 virksomheter og på det meste deltok 14 virksomheter i samarbeidet. Aktørene finansierte selv egne utviklingstiltak og deltakelse i aktiviteter i regi av samarbeidet.
Vi kunne hatt enda tydeligere forankring inn mot departementene på en enhetlig måte. Nå var det opp til hver enkelt aktør
Nøytral fasilitator
Digdir var en nøytral aktør som fasiliterte, oppfordret aktører til deltakelse og samarbeid for å bidra til bedre tjenester for flyktningene. Fyldige referater og presentasjoner ble delt med alle aktørene i etterkant av de ukentlige møtene. Alle aktørene ble oppfordret til å dele informasjon videre i egen organisasjon.
Sluttbrukerens behov i sentrum
Flyktningenes situasjon og behov sto sentralt i samarbeidet. Innsikt fra forskning på flyktningenes opplevelse ved ankomst til Norge ble presentert flere ganger i nettverket. En aktør presenterte innsikt fra besøk på grensen mellom Ukraina og Polen. Flere aktører utforsket også hele brukerreisen, og delte innsikten i nettverket.
Kultur for åpenhet og tillit
Vår erfaring fra Ukraina-samarbeidet er at det ble det utviklet en kultur for åpenhet og deling om produksjonstall og utfordringer. Virksomhetene var mer åpne og delte mer informasjon om status i egen virksomhet mot slutten av samarbeidet enn når samarbeidet startet. Det tydet på at den velviljebaserte tilliten økte.
Evaluering av samarbeidet
Digdir gjennomførte en sluttevaluering av Ukraina-samarbeidet. Evalueringen viste at flere ønsket opprettholde nettverket fordi det ble opplevd som et verdifullt nettverk. Aktiviteten og deltakelsen i nettverket var imidlertid synkende fordi virksomhetene var kommet over den første krisefasen, og mange nye og bedre tjenester var kommet på plass. Samarbeidet ble dermed avsluttet.
I ettertid ser vi at vi kunne hatt mer formalisert forankring i hver organisasjon og større forutsigbarhet i hvilken prioritet arbeidet får innen hver virksomhet