Prosjektet skal skaffe oversikt over hvilke data det offentlige forvalter og etablere en felles offentlig datakatalog med en felles forståelse av hva informasjonen betyr.
Det overordnede formålet er å øke gjennomføringsevnen til digitaliseringsprosjekter ved at data skapes én gang og at gjenbruk av data og tjenester er hovedregel i forvaltningen. Prosjekt Felles datakatalog er et første trinn (ambisjonsnivå en av tre) mot dette formålet.
Målet er å gi offentlige virksomheter verktøy for å kunne drive bedre og raskere digitalisering.
Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet
Brønnøysundregistrene er ansvarlig for gjennomføring av prosjektet. Brønnøysundregistrene bør sikre at styringsmodellen dere velger gir en god kontroll med prosjektet. Det er viktig at man ikke kompliserer modellen og skaper uklarheter om ansvar og fullmakter.
Direktøren for Brønnøysundregistrene bør lede styringsgruppen. Grunnet samordningsbehovet med samtidig prosjekt i Difi (veiledning) kan dere vurdere om Difi bør delta i styringsgruppen for Felles datakatalog, og omvendt. God samordning mellom etatene kan redusere usikkerheten i denne avhengigheten. Prosjektansvarlig (Brønnøysundregistrene) kan rapportere status til Skate på milepæler.
For å sikre tilstrekkelig forutsigbarhet for gjennomføring av prosjektet, bør dere basere dere på fagressurser fra andre virksomheter gjennom forpliktende avtaler om utlån. Dette vil innebære en form for samfinansiering. Rådet har ikke drøftet finansiering ved behov for nye midler.
Prosjekt Felles datakatalog er et lite, men viktig, skritt i retning formålet med gjenbruk av informasjon i offentlig sektor. Erfaringer fra tidligere prosjekter i Norge og andre land, viser at dette arbeidet er omfattende og at usikkerhetene frem mot målet er store. En oppdeling hvor man gjennomfører et klart avgrenset og nyttig prosjekt vurderer vi derfor som en klok tilnærming.
Prosjektet har som mål å lage en løsning som skal kunne brukes av hele forvaltningen og som vil ha betydning for næringslivet. Et så bredt fokus kan være utfordrende. Vi anbefaler at Brønnøysundregistrene tydeliggjør forutsetninger og nytteverdi for ulike målgrupper i forvaltningen.
I tillegg bør dere utarbeide en innføringsstrategi som tar hensyn til nytten. For eksempel; hvilke målgrupper skal bruke registreringsordningen og når? Hva medfører dette av arbeid? Hvordan kan tverrsektorielle prosjekter bruke løsningen? I hvilken grad kan løsningen også gi verdi i forbindelse med lovarbeid?
Digitaliseringsrådet anbefaler at Brønnøysundregistrene utarbeider en god oversikt over alle interessenter og brukere av den felles datakatalogen. Involver faglige fora (for eksempel Skates arbeidsutvalg) etter behov. Brønnøysundregistrene bør også involvere brukergrupper utenfor Skate.
Brønnøysundregistrene har gjennomført en samfunnsøkonomisk analyse for området felles konsept for informasjonsforvaltning i offentlig sektor. Denne viser et meget stort gevinst-potensiale, men også at potensialet er svært sensitivt for koordineringsproblemer på tvers av offentlig sektor. Realisering av det store gevinstpotensialet forutsetter at aktiviteter i ambisjonsnivå to og tre også gjennomføres.
En viktig aktivitet vil være å samordne begrepsbruk. Dette vil være krevende og krever koordinering og samarbeid på tvers av virksomheter og sektorer og omfattes ikke av dette konkrete prosjektet.
Digitaliseringsrådet anbefaler at dere gjør en ny samfunnsøkonomisk analyse avgrenset til dette prosjektet. Dere bør beskrive og synliggjøre nytteverdi (for henholdsvis deltakende virksomheter og forvaltningen for øvrig) og forutsetningene veldig tydelig. Spranget mellom investering og nytte må fremstå som enklere og mer forståelig. For å kunne oppnå gevinstene, vil strategien for å håndtere usikkerhetene være avgjørende.
Brønnøysundregistrene må ha fokus på for gevinstrealisering underveis i prosjektet. Videre bør dere klarlegge hvor gevinstene kommer. Som for fellesløsninger ellers, så vil problemstillingen være at gevinstene kommer i andre virksomheter enn hos de som tar investeringen. Evne til å dokumentere gevinstene vil variere mellom virksomhetene. Brønnøysundregistrene bør derfor ta ansvar for å legge til rette for en modell hvor virksomhetene kan dokumentere gevinstene som grunnlag for gevinstrealisering.
Prosjektet må kunne kommunisere til veldig mange grupper. Digitaliseringsrådet anbefaler at Brønnøysundregistrene tydeliggjør hva som skal gjøres og hva som kommer ut av arbeidet for ulike målgrupper på en enkel og forståelig måte. Brønnøysundregistrene bør også vurdere om dere kan finne et bedre og mer selvforklarende navn på prosjektet og løsningen.