Digitaliseringsrådets anbefalingsbrev Arkivverket: Innebygget dokumentasjon

Prosjektet skal bidra til å løse det offentlige sine utfordringer i å dokumentere sin oppgaveløsning og myndighetsutøvelse.

Med digitalisering og endringer i hvordan virksomheter i offentlig sektor løser sine oppgaver, har det offentlige utfordringer i å dokumentere sin oppgaveløsning og myndighetsutøvelse. Dette kan føre til at samfunnet ikke klarer å bevare arkivverdig materiale, vi får ineffektive arbeidsprosesser, det hindrer innsyn fra allmenheten og i ytterste konsekvens svekket rettssikkerhet. En konsekvens kan være fare for tapt tillit til offentlig sektor.

Anbefalinger fra Digitaliseringsrådet

Arkivverket erkjenner at dere står overfor sammensatte problemer som ikke kan løses ved enkle virkemidler, som for eksempel en veileder eller en ny versjon av Noark-standarden. Arkivverket er avhengig av at flere aktører får samme forståelse av problemene og behovet for å tenke nytt.  Fordi innsikten i problemene i hovedsak ligger i Arkivverket, må dere påta dere oppgaven å utbre forståelsen for hva problemene består av og hvor sammensatte problemene er. Hvilke kostnader vil problemet påføre samfunnet over tid? Hva taper samfunnet av informasjon? Ved å få opp en slik forståelse, vil dere også kunne skape engasjement hos aktørene.

Dere har formulert mange gode mål med arbeidet. Eksempler på dette er mindre ressursbruk, effektivisering, borgerne skal enkelt gjenfinne informasjon, fjerne hindre for digitalisering i forvaltningen og å sikre nasjonens hukommelse. Vi anbefaler at dere er enda tydeligere på hvilke ambisjoner dere har for arbeidet og hva dere ønsker å få ut av prosessen. Hva er det overordnede visjonære målet? Er det mulig å strukturere målene slik at de fremstår i et mål-hierarki?

Ett av spørsmålene dere stiller til rådet er hvordan dere kan gå frem for å finne rett nivå på standardisering/hva som best bør standardiseres? Vi anbefaler at dere venter med dette spørsmålet til dere har kommet lenger i de innovasjonsprosessene dere er i gang med. Dere er opptatt av hvordan dere «…kan unngå å bli begrenset av dagens kunnskap». Én måte å frigjøre seg fra historien på, er nettopp å ikke bruke tid på hva som best bør standardiseres nå og ikke ta utgangspunkt i Noark-standarden. Start med blanke ark. Tenk gjennom hvordan dere ville ha løst informasjonsforvaltningen i 2019 og fremover, hvis det ikke var noen eksisterende systemer og prosesser å ta hensyn til.

Det er mange aktører i offentlig og privat sektor som må med på denne reisen. Vi anbefaler at dere lager en interessentanalyse for å få opp helheten i interessentbildet, hvem som er positive, negative eller kan spille en avgjørende rolle for å finne de gode løsningene. Hvem har innflytelse og kan bidra til gode beslutninger? Her kan dere sette opp et aktørkart med tydelig beskrivelse av de ulike aktørene og deres kompetanse. Når dere har bedre oversikt over interessentene, kan dere tenke gjennom hvilke budskap og kommunikasjonsformer som passer best for de ulike målgruppene og hvordan dere skal involvere dem i ulike faser.

Vi støtter deres ønske om å ha en innovativ tilnærming til jobben dere nå skal gjøre. En slik prosess kommer til å ta tid. Det er mange aktører som må endre måten de jobber på, tenker på og tilnærmer seg eget arbeid. Eksempler er Arkivverket, leverandører, arkivarer, prosesseiere, ledere og saksbehandlere. Vi er alle del av en kultur som har utviklet seg over mange år. Vi tror derfor dere har mye å vinne på å ta dere tid til å gjennomføre aktiviteter som bidrar til modning og læring – og starten på en ny kultur. Hvordan skape forståelse utover arkivsektoren for behovet for å tenke nytt og finne nye løsninger på komplekse problemer?

For å engasjere og motivere forvaltningen og næringslivet til å være med på innovasjonsreisen, må dere ha en god historie å fortelle. Heller enn å starte denne historien med det arkivfaglige, bør dere ta utgangspunkt i den digitale transformasjonen som pågår i samfunnet.  Hvordan kan vi med dagens og fremtidens arbeidsformer, organisering og prosesser rigge oss for finne igjen informasjon fra nåtiden om 100 år? Hvilke gevinster kan vi få ved å jobbe annerledes? En måte å lage en god historie på, er å lage scenarier for ulike personas. Hva er deres utfordringer i dag? Hvordan kan det bli i fremtiden? Dere kan bruke faktiske personer, med navn, bilde og sitater. Slik gjør dere den gode historien nær og troverdig. Se lenke for inspirasjon.

Dere skal nå ut til mange aktører for å lykkes. Mange av disse har ingen intuitiv forståelse for arkivspråket, arkivfaglige ord eller begreper. Det kan virke fremmedgjørende. Vi anbefaler at dere ser om det er mulig å bruke andre ord og begreper som dekker det arkivfaglige, men som gjør det enklere for flere aktører å forstå. Kan dere bruker-teste det dere lager for å sikre klart og forståelig språk?

Vi anbefaler at dere involverer aktører utenfor arkivsektoren og gjerne også utenfor offentlig sektor. Dere vil ha mye å vinne på å invitere andre leverandører enn de tre store sak-/arkivleverandørene til å være med på Proof of Concept (PoC) på konkrete problemstillinger. Slik kan dere få flere leverandører til å engasjere seg og tenke innovativt sammen med dere. Innled en dialog med gründere/konsortier av gründere som kan jobbe kreativt sammen. Dere kan også utfordre studenter til å finne nye løsninger på dagens utfordringer. Kanskje dere også kan knytte dere opp mot forskningsmiljøer som kan engasjere seg langsiktig med dere?

Alle land sliter med de samme utfordringene som Arkivverket skisserer. Dere viser blant annet til det som skjer i Nederland. Vi anbefaler at dere gjør en grundigere vurdering av om det er noen land som har hatt erfaringer – enten fra innovasjonsprosesser eller løsninger - som dere kan ha nytte av. Hva gjør for eksempel Estland og andre baltiske land, som ikke har så stor sti-avhengighet som oss? I Norge vil vi trekke frem Direktoratet for byggkvalitet (DiBK) som et godt eksempel på en virksomhet som har jobbet innovativt og fått med seg departementet på nye måter å jobbe på. Dere kan også finne ut mer om hvordan selskaper og organisasjoner som behandler og er avhengige av store menger data jobber. 

Det er avgjørende at dere engasjerer KUD i prosessen. Vi anbefaler at dere i styringsdialogen med KUD viser hvordan dere har tenkt å tilnærme dere prosessen og hvilken støtte dere trenger av dem for å komme videre.  

Arbeidet dreier seg i stor grad om forvaltningsutvikling og om hvordan digitalisering påvirker organisering, prosesser og arbeidsformer. Derfor bør dere også involvere KMD. Siden arbeidet tar tak i en grunnleggende forutsetning for å komme videre med digitaliseringen og dere vil invitere offentlige og private aktører til en innovasjonsdugnad, anbefaler vi at dere etablerer en god dialog med KMD og den nye digitaliseringsministeren.